Les modalités de la sélection effectuée annuellement en vue de recruter au choix, par la voie de la promotion interne, des fonctionnaires de l'État de catégorie A dans le corps des administrateurs civils (tour extérieur) sont prévues par le décret n° 99-945 du 16 novembre 1999 modifié portant statut particulier du corps des administrateurs civils.

Les fonctions pouvant être exercées par les administrateurs civils sont présentées en annexe 4.

La présente note expose la procédure de nomination au choix dans le corps des administrateurs civils au titre de l'année 2013 : portée de la sélection (I), conditions de candidature (II), procédure (III), constitution du dossier de candidature (IV), audition, nomination et reclassement (V).

I - Portée de la sélection

Le recrutement au choix par la voie de la promotion interne dans le corps des administrateurs civils repose sur les principes suivants.

Cette voie est ouverte à tous les fonctionnaires de l'État de catégorie A et aux fonctionnaires et agents en fonction dans une organisation internationale intergouvernementale occupant un emploi de catégorie A ou assimilé.

Le nombre de nominations qui peuvent être prononcées, ainsi que la répartition des postes entre administrations, sont déterminés par arrêté du Premier ministre.

Les dossiers sont soumis au comité de sélection interministériel qui établit, après examen, une liste des candidats à auditionner.

À l'issue de ces auditions, le comité de sélection propose au ministre de la fonction publique une liste d'aptitude classée par ordre alphabétique et complétée, le cas échéant, par une liste complémentaire établie par ordre de mérite.

Le ministre de la fonction publique arrête la liste d'aptitude à l'emploi d'administrateur civil.

Il est précisé que, lors de la sélection, les carrières diversifiées sont valorisées, car elles révèlent une expérience garante des compétences attendues pour exercer des fonctions d'encadrement supérieur.

Cette diversité peut s'exprimer de plusieurs façons. Il peut s'agir d'une alternance de parcours entre :

- administration centrale et services déconcentrés ;

- ministère de l'éducation nationale et ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche ;

- l'un de ces deux ministères et un employeur « extérieur » (collectivité territoriale ou autre administration).

Parmi les éléments de carrière qui sont valorisés figure également l'exercice de fonctions diversifiées : pédagogiques, administratives et de pilotage, par exemple. Ainsi, des profils trop marqués par un métier (profils purement pédagogiques, comptables ou dans un seul domaine administratif) ne correspondent pas pleinement à la diversité attendue.

Il est fortement conseillé aux fonctionnaires intéressés par cette procédure de se reporter aux rapports de jurys, disponibles en ligne sur le site de la fonction publique (http://www.fonction-publique.gouv.fr/fonction-publique/statut-et-remunerations-72, rubrique « statut et rémunérations », « encadrement supérieur », « recrutement », « les tours extérieurs ») afin d'apprécier les qualités attendues par le comité de sélection.

Les agents intéressés qui souhaiteraient obtenir des conseils ou des renseignements avant de candidater peuvent prendre contact avec le service de l'encadrement (bureau DGRH E2-1) aux coordonnées suivantes : téléphone : 01 55 55 13 80 / 01 55 55 36 56 / 01 55 55 35 74 ; courriel : francia.coma@education.gouv.fr / danielle.encausse@education.gouv.fr / helene.luciani@education.gouv.fr.

II -  Conditions de candidature

Conformément aux dispositions du décret du 16 novembre 1999 modifié, peuvent faire acte de candidature au titre de l'année 2013 les fonctionnaires de l'État de catégorie A et les fonctionnaires ou agents en fonction dans une organisation internationale intergouvernementale qui justifient, au 1er janvier 2013, de huit ans de services effectifs dans un corps de catégorie A ou sur un emploi de catégorie A ou assimilé. Ces services peuvent être décomptés dans un ou plusieurs corps ou emplois de catégorie A.

Aucune limite d'âge n'est opposable aux candidats.

III - Procédure

La réception et l'instruction des candidatures ne sont plus assurées uniquement par l'autorité investie du pouvoir de nomination dans le corps de catégorie « A » auquel appartient le candidat.

Le fonctionnaire en position de détachement ou mis à disposition peut, à son choix, se porter candidat auprès de son administration d'origine ou auprès de son administration d'accueil.

Lorsque le pouvoir de nomination est exercé conjointement par plusieurs autorités, il convient de saisir celle dont le corps relève directement.

1. Cas général

a) Transmission des dossiers

Les dossiers de candidature doivent être transmis par la voie hiérarchique au service de l'encadrement, bureau DGRH E2-1, à Danielle Encausse, téléphone : 01 55 55 36 56 ou 01 55 55 13 80 ; courriel : danielle.encausse@education.gouv.fr.

Le bureau DGRH E2-1 se chargera ensuite de transmettre chaque dossier au bureau de gestion du corps d'appartenance du candidat, qui vérifiera l'exactitude des éléments relatifs à la carrière (corps d'origine, ancienneté, notation), procédera à la certification des services présentés (page 4 du dossier de candidature) et complétera le cas échéant le dossier par les pièces manquantes (fiches de notation, évaluation, etc.).

Puis le bureau DGRH E2-1, chargé d'instruire tous les dossiers, les transmettra à la direction générale de l'administration et de la fonction publique (DGAFP).

b) Calendrier

Les dossiers de candidature, revêtus des appréciations hiérarchiques, doivent parvenir au bureau DGRH E2-1 au plus tard le 31 janvier 2013. Le respect de cette date est impératif pour le bon déroulement de la procédure.

Il est vivement recommandé aux candidats d'adresser suffisamment tôt leur dossier au supérieur hiérarchique dont ils relèvent.

c) Formation

Tous les agents se portant candidats auprès du MEN ou du MESR ont la possibilité de suivre la formation dispensée par le bureau de la formation (SAAM A3). Les inscriptions s'effectuent directement auprès de Carmen Zana (carmen.zana@education.gouv.fr).

2. Cas particulier des fonctionnaires détachés ou mis à disposition qui ont choisi de se porter candidats auprès de leur structure d'accueil

Les candidats doivent prendre contact avec le service gestionnaire de leur administration d'accueil pour connaître les modalités de transmission des dossiers. Le service gestionnaire d'accueil devra en informer l'administration d'origine.

Aucun dossier de candidature ne doit être transmis directement à la DGAFP.

IV - Constitution du dossier de candidature

Il est rappelé que les candidatures présentées au titre des opérations de sélection des années antérieures doivent être renouvelées.

a) Pièces à fournir par le candidat

Chaque candidat doit transmettre les cinq documents suivants datés et signés :

- Un curriculum vitae dactylographié accompagné d'une photographie d'identité

Rédigé sur deux pages maximum, ce document doit mentionner les affectations successives et les fonctions correspondantes, avec leur durée, les responsabilités effectivement exercées, les travaux réalisés, les avancements de grade en indiquant leur modalité (promotion interne ou concours), les titres et diplômes acquis, les concours présentés.

La description des postes occupés doit porter notamment sur le champ réel des compétences exercées, le nombre de personnes encadrées et le niveau des responsabilités assumées.

- Une lettre de motivation manuscrite

Dans cette lettre d'une page maximum, le candidat doit faire connaître l'appréciation qu'il porte sur les différentes étapes de sa propre carrière, le sens qu'il veut lui donner, et les raisons qui l'amènent à présenter sa candidature.

Le candidat doit y consigner l'essentiel de son expérience, ce qu'il en a retiré sur les plans humain et professionnel, et les raisons qui le conduisent à vouloir donner une dimension supérieure à sa carrière.

Cette lettre, dont le contenu et la conception n'ont rien de commun avec le curriculum vitae, constitue un guide très important dans le choix du comité de sélection.

- Le descriptif d'une réalisation professionnelle

Ce document de deux pages maximum, dactylographié, doit être l'occasion pour le candidat de décrire avec précision une mission qu'il a eu à mener lors de son affectation actuelle ou de son affectation immédiatement précédente. Le candidat choisira le sujet qu'il souhaite évoquer, décrira précisément cette mission ou réalisation, ses enjeux, le rôle qui lui incombait (initiateur, pilote, contributeur), la méthode qu'il a choisie pour conduire cette mission, en l'explicitant, le résultat obtenu et ce qu'il en retire.

- La déclaration suivante

 « Je soussigné(e)......reconnais avoir été informé(e) de l'obligation, en cas d'inscription sur la liste d'aptitude aux fonctions d'administrateur civil, d'avoir à suivre de manière assidue le cycle de perfectionnement sous peine de ne pas être
titularisé(e) dans le corps des administrateurs civils, puis d'avoir à rejoindre l'affectation qui me sera assignée, puis, éventuellement, à occuper un emploi de sous-préfet(e). Je m'engage à accepter un tel emploi sous peine d'être radié(e) du corps ».

- Un organigramme détaillé de la sous-direction ou du service dans lequel le candidat exerce

Il est demandé au candidat de se situer dans cet organigramme. Doivent être précisées l'organisation de sa sous-direction ou de son service ainsi que les caractéristiques des bureaux ou unités administratives (corps d'appartenance des chefs de bureaux, description succincte des attributions de chaque bureau et nombre d'agents par catégorie pour chaque bureau). Aucun sigle dont la signification n'est pas préalablement donnée ne doit être utilisé.

b) Annexes

Outre les cinq documents décrits ci-dessus, les dossiers doivent comprendre les annexes suivantes :

- La fiche d'appréciation sur le candidat (annexe 1)

Elle est élaborée par une autorité unique pour les candidats d'une même direction ou d'un même service, notamment quand il s'agit de fonctionnaires des services déconcentrés. Afin d'harmoniser le niveau d'appréciation des agents exerçant dans les services déconcentrés, il est conseillé que l'avis soit donné a minima par le secrétaire général d'académie.

Le nom et la qualité du signataire seront clairement indiqués.

Cette fiche doit être remplie avec une volonté d'objectivité réelle. Les appréciations doivent être détaillées et nuancées. Il est souhaitable d'éviter de renseigner toutes les rubriques au meilleur niveau d'appréciation, les membres du comité de sélection ne pouvant que s'interroger sur une série de fiches ne faisant apparaître aucun point faible.

Pour les candidats en position de détachement, cette fiche doit, dans tous les cas, être élaborée par l'autorité auprès de laquelle ils sont détachés. Néanmoins, l'administration d'origine se garde la faculté de compléter ce document, en particulier si le détachement est récent.

- Le dossier de candidature (annexe 2), dont toutes les rubriques doivent être complétées par l'administration

La partie « description des fonctions actuelles » (page 3) concerne le profil du poste tenu : elle doit être exclusivement descriptive et ne doit comporter aucun élément d'appréciation sur la manière de servir du candidat.

Elle fait apparaître le champ de compétences de l'emploi et détaille les tâches qu'il recouvre ainsi que leur importance relative (réglementation, gestion, contrôle, etc.). Elle précise également le nombre et la qualité des agents placés sous l'autorité du candidat.

La partie « carrière du fonctionnaire depuis son entrée dans l'administration »
(page 4) doit retracer tous les services effectués en catégorie A ou assimilé et impérativement être certifiée par le service chargé des ressources humaines dont relève le candidat.

Compte tenu du délai entre l'élaboration du dossier et l'audition des candidats, il est nécessaire d'informer le service de l'encadrement (bureau DGRH E2-1) des éventuels  changements de fonctions et de toute promotion (ou succès à un concours) intéressant un candidat.

- Des documents relatifs à l'évaluation du fonctionnaire

Ces documents doivent impérativement être joints au dossier.

Les notations et appréciations des cinq dernières années doivent faire l'objet d'une transcription dactylographiée selon le modèle joint (annexe 3). Est jointe la photocopie du ou des derniers comptes rendus des entretiens professionnels ou d'évaluation du fonctionnaire.

Les annexes 1, 2 et 3 sont disponibles sous format Word ou Excel. Les candidats peuvent demander la transmission de ces documents par courrier électronique. À cette fin, ils sont invités à prendre contact avec leur Ugarh (pour les personnels affectés en administration centrale du ministère de l'éducation nationale et du ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche) ou avec le service de l'encadrement (bureau DGRH E2-1) pour les personnels affectés en services déconcentrés ou établissements publics. L'attention des candidats doit être attirée sur le fait que l'annexe 1 est un fichier Excel composé de deux pages.

V - Audition, nomination et reclassement

La liste des fonctionnaires retenus pour être auditionnés par le comité de sélection peut être consultée sur le site internet de la fonction publique (cf. I de la présente note de service). Chacun d'eux est convoqué individuellement par les services de la DGAFP.

L'audition, d'une durée de trente minutes, doit permettre aux membres du comité de sélection, d'une part, d'évoquer les acquis professionnels du candidat décrits dans son dossier et, d'autre part, d'apprécier sa personnalité, ses motivations ainsi que ses aptitudes à exercer des responsabilités d'encadrement et d'animation.

Les candidats retenus sont nommés administrateurs civils stagiaires à compter du 1er mars 2014, par décret du Président de la République.

Conformément à l'article 8 du décret n° 99-945 du 16 novembre 1999 portant statut particulier du corps des administrateurs civils, ils sont reclassés à un échelon du grade d'administrateur civil comportant un traitement égal ou à défaut immédiatement supérieur à celui dont ils bénéficiaient dans leur corps d'origine.

Cela implique notamment que :

- les promotions d'échelon ou de grade dans le corps d'origine, dont la date d'effet est postérieure à la date d'effet de la nomination comme administrateur civil stagiaire, ne peuvent en aucun cas être prises en compte pour le reclassement dans le nouveau corps ;

- les candidats détachés sur des emplois fonctionnels (chefs de services extérieurs en particulier) ne peuvent être reclassés que sur la base de l'échelon atteint dans le corps d'origine et non de celui atteint dans l'emploi de détachement.

Je vous saurais gré de porter ces informations à la connaissance des fonctionnaires relevant de votre autorité et remplissant les conditions pour pouvoir postuler. Il est en effet nécessaire que chacun puisse apprécier la situation financière qui résulterait de son intégration dans le corps des administrateurs civils.

En ce qui concerne l'affectation, dont les modalités sont prévues dans la circulaire  DGAFP du 24 novembre 2011, visée en référence, l'attention des candidats doit être appelée sur le fait que le corps des administrateurs civils constitue un corps interministériel. Les lauréats ont donc vocation à être affectés auprès de tout employeur ayant ouvert un poste. Sans que cela ne représente un caractère obligatoire, il paraît opportun que les lauréats marquent leur entrée dans ce corps par un changement d'environnement professionnel.

La titularisation est subordonnée à l'accomplissement effectif à temps plein d'un cycle de perfectionnement d'une durée de cinq mois, débutant en mars 2014, organisé par l'École nationale d'administration. L'ensemble de la formation se déroule à  Strasbourg. Les administrateurs civils ainsi recrutés rejoindront leur poste le 1er septembre 2014.

Je vous demande de veiller au strict respect de ces instructions, notamment en ce qui concerne la date limite d'envoi des dossiers de candidatures, et appelle à nouveau votre attention sur le fait qu'aucun dossier ne doit être transmis directement à la direction générale de l'administration et de la fonction publique.

Je vous invite à saisir le service de l'encadrement (bureau DGRH E2-1) pour toute demande de renseignement complémentaire sur le déroulement de cette sélection.