Les dispositions de la présente circulaire s'inscrivent dans le cadre de l'exercice du droit syndical en application du décret n° 82-447 du 28 mai 1982 modifié.

L'arrêté du 4 novembre 2014 du ministre de la décentralisation et de la fonction publique, publié au JORF n° 256 du 5 novembre 2014, est le cadre juridique et organisationnel général au sein duquel les ministres ont été invités à préciser les conditions dans lesquelles les organisations syndicales pourront utiliser les moyens informatiques du service pour communiquer avec les agents.

L'objet de ces dispositions est d'introduire pour la première fois au niveau réglementaire un cadre juridique commun dans la fonction publique d'Etat visant à permettre la communication des organisations syndicales avec les agents au moyen des outils informatiques de l'administration, tout en préservant le libre choix des agents destinataires (possibilité de désabonnement), la confidentialité des échanges et le bon fonctionnement du réseau informatique de l'administration.

La décision ministérielle précitée en référence, fixe pour notre ministère, les conditions et les modalités de l'utilisation, par les organisations syndicales, des technologies de l'information et de la communication, afin de leur permettre de diffuser leurs informations, sous forme dématérialisée. Cette communication syndicale se limite aux personnels qui exercent leur fonction dans une administration ou dans un établissement  public de l'État.

D'autres dispositions réglementaires concernant les conditions d'utilisation des technologies de l'information et de la communication par les organisations syndicales représentant les maîtres et documentalistes des établissements d'enseignement privés sous contrat seront prises.

La présente circulaire d'application a pour objectif de préciser les modalités de mise en œuvre de ces dispositions au sein des services centraux et déconcentrés du ministère en dehors des périodes électorales concernant le renouvellement des instances représentatives du personnel. Ces dispositions sont mises en œuvre d'une part dans un cadre national et  d'autre part dans le cadre de chaque académie ou vice-rectorat. 

1 - Cadre national

Les messages des organisations syndicales distribués vers leurs adhérents ou vers leurs abonnés ne sont pas concernés par la décision ministérielle, ni par la présente circulaire.

Les organisations syndicales bénéficiaires de ce dispositif sont les organisations syndicales de fonctionnaires légalement constituées qui ont pour objet la défense des intérêts professionnels des personnels du ministère de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche, qu'elles soient représentatives ou non.

Dans le cadre de ce dispositif, l'administration offre la possibilité d'une communication syndicale  sur les adresses de messageries professionnelles des agents par l'intermédiaire des serveurs de listes désignés par la Direction du numérique pour l'éducation (DNE), dans le respect des dispositions prévues par la décision ministérielle précitée et selon les modalités définies par la CNIL.

Les organisations syndicales ont l'obligation de :

- respecter la politique de sécurité des systèmes d'information de vos services ;

- se conformer aux principes de déontologie et ne pas contrevenir aux dispositions législatives et réglementaires relatives, notamment, à la diffamation et aux injures publiques ;

- respecter les lois et règlements relatifs au droit syndical, au droit de presse et au droit d'auteur ;

- respecter les dispositions inscrites dans la décision ministérielle précitée et rappelées  dans la présente circulaire.

Les technologies de l'information et de la communication (TIC) mises à leur disposition sont les suivantes :

- une adresse de messagerie électronique aux coordonnées de chaque organisation syndicale ;

- une page d'information syndicale spécifiquement réservée, accessible à l'ensemble des personnels sur le site intranet ou à défaut sur le site internet du service ;

- un fichier général des personnels, pour chaque organisation syndicale, dont le périmètre correspond au périmètre des personnels mentionnés dans ses statuts.

En cas de dissolution, fusion ou changement de nom d'une organisation syndicale, l'accès à l'ensemble des technologies précité est immédiatement supprimé. Dans l'hypothèse d'une  nouvelle affiliation d'une organisation syndicale à une fédération, l'accès à l'ensemble des technologies de l'information et de la communication pourra être mis en place, à leur demande et compte tenu de la modification de leurs statuts, selon les modalités définies par la présente circulaire.

L'usage des données nominatives par les organisations syndicales doit être strictement réservé à leur communication et selon les limites prévues par la décision ministérielle. Tout détournement concernant cet usage à d'autres fins est susceptible d'entraîner des sanctions pénales et se traduira par le retrait de l'accès aux technologies de l'information et de la communication.

Dans le cadre des dispositions de la décision ministérielle, il est rappelé que la communication syndicale doit être adressée sur les adresses de messagerie professionnelle des agents et non par l'intermédiaire des adresses de messagerie des établissements dans la mesure où ces dernières ne comportent pas de lien de désabonnement.  

La base du fichier général est extraite des SIERH ministériels. Conformément au cadre défini par l'article 8 de l'arrêté précité du 4 novembre 2014 et par la décision ministérielle, ce fichier général se limite aux données suivantes : le nom, le prénom, l'affectation comprenant le code de l'académie, l'UAI et le type d'établissement, l'adresse de messagerie professionnelle, le corps-grade et pour les personnels non titulaires, la mention ANT avec le nom de la commission consultative paritaire. Les contractuels de droit privé seront enregistrés dans une rubrique spécifique. Aucune mention se référant à la fonction ou à la discipline ne sera, en conséquence, transmise.

Les organisations syndicales déterminent la segmentation de leur choix, en n'exploitant aucune autre donnée que celles transmises dans le fichier général mentionné dans le précédent paragraphe. En effet, l'exploitation d'informations autres que celles prévues par l'arrêté du 4 novembre 2014 et par la décision ministérielle ferait regarder l'organisation syndicale qui aurait exploité des données non transmises par l'administration comme responsable d'un nouveau traitement de données, selon l'article 3 de la loi du 6 janvier 1978.

Le volume de l'ensemble des listes de diffusion, demandé par  les organisations syndicales et la fédération à laquelle elles sont affiliées ou par chaque organisation syndicale non affiliée à une fédération, ne doit pas dépasser les capacités du système mis à leur disposition sur le plan national ou sur le plan académique. L'arrêté précité du 4 novembre 2014 précise dans son article 5 que la communication d'origine syndicale sur le réseau informatique du service doit être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique et ne pas entraver l'accomplissement du service.

L'effort capacitaire du ministère, en vue de la diffusion des messages, comprenant pour ce dispositif l'investissement en équipement informatique et en ressources humaines, est calibré en fonction des paramètres suivants :

- le nombre de personnels affectés dans les services déconcentrés et en administration centrale ;

- le nombre maximum de 5 messages réceptionnés par agents, par organisation syndicale  et par mois, prévu par la décision ministérielle ;

- le nombre d'organisations syndicales bénéficiaires du présent dispositif ;

- la structure des données du fichier général des personnels.

C'est ainsi que la totalité des listes de diffusion par fédération ou par organisation syndicale non affiliée ne devra pas dépasser un nombre d'abonnés fixé par l'annexe 1 - Description des modalités mise en œuvre sur le plan national.

Afin de faciliter la mise en place de ce dispositif, il est demandé aux organisations syndicales de préparer les premiers projets de listes de diffusion dont elles auront un usage immédiat. Ultérieurement et pendant la première année à compter de la publication de la présente circulaire, les fédérations ou organisations syndicales non affiliées, pourront déposer, en complément, d'autres demandes de création de liste, au fur et à mesure de leur besoin, dans la limite du nombre d'abonnés précité. Hors l'hypothèse d'une réforme statutaire concernant un ou plusieurs corps,  il ne sera pas possible de supprimer ou de remplacer les listes créées par « le pôle messagerie », jusqu'au prochain renouvellement des instances représentatives du personnel.

Une fois les listes de diffusion créées, elles sont activées et peuvent être utilisées par les organisations syndicales. Le respect de la disposition concernant la limite maximum d'une réception de 5 messages par mois et par organisation syndicale incombe aux organisations syndicales qui devront répondre directement, en cas de plainte sur ce point, aux sollicitations des personnels.

Chaque année, au cours du 4e trimestre de l'année civile, une actualisation du fichier national sera générée, prenant en compte les entrants-sortants. Ce fichier sera transmis à chaque organisation syndicale, afin de mettre à jour les listes de diffusion existantes.

Le volume de chaque message ne doit pas dépasser 500 Kilo Octets, après traitement par les différents relais de messagerie. Dans le cas d'un dépassement du volume accordé, un courriel sera expédié à l'émetteur pour lui signaler la non diffusion de son message, pour ce motif.

Les droits des personnels doivent être préservés respectant ainsi leur libre choix de se rendre destinataire ou non de la communication d'une ou de plusieurs organisations syndicales. Chaque message des organisations syndicales comprend un lien permettant le désabonnement automatique. Celui-ci est effectif pour la liste de diffusion consultée. Pour un désabonnement total par rapport à une organisation syndicale, cette opération est à renouveler pour chacune des listes nationales et locales de l'organisation en cause. L'anonymat des agents ayant procédé au désabonnement d'une liste est garanti. Dans l'hypothèse d'un changement d'académie, les désabonnements effectués précédemment ne sont pas enregistrés : les agents souhaitant, à nouveau, se désabonner doivent renouveler la procédure. Dans le cadre des modalités nouvelles de diffusion des messages d'origine syndicale, les désabonnements effectués avant la mise en place de ce nouveau dispositif ne sont pas pris en compte. 

Dans l'hypothèse d'une demande de réabonnement à l'initiative de l'agent il n'y a pas de procédure automatisée. L'agent doit s'adresser à l'organisation syndicale concernée et demander son réabonnement, avec l'indication de la liste en cause. À chaque fin de trimestre, la liste des demandes de réabonnement sera transmise au correspondant des services informatiques qui mettra à jour les listes de diffusion.

Il est à noter que la redirection volontaire de l'agent vers une adresse de messagerie privée peut occasionner d'éventuels dysfonctionnements (perte de certains messages ou  perte de la mise en page de ces derniers).

L'administration s'engage à respecter la confidentialité des échanges électroniques entre les agents et les organisations syndicales, à l'exception, en cas de litige, de l'examen des journaux de diffusion.

La diffusion de messages électroniques institutionnels, académiques ou ministériels, reste prioritaire. Ainsi, la diffusion quotidienne des messages d'origine syndicale, sauf contraintes particulières liées au fonctionnement du service de messagerie, peut être réalisée en dehors des plages horaires de service, afin de ne pas altérer le fonctionnement des systèmes d'information. Les messages envoyés par les organisations syndicales, aux fins de rediffusion, seront traités par ordre d'arrivée.

Une assistance technique et une formation incluant une sensibilisation aux bonnes pratiques de l'utilisation des technologies de l'information et de la communication est fournie aux responsables désignés par les organisations syndicales.

2 - Mise en œuvre au niveau des services déconcentrés 

Chaque organisation syndicale doit se signaler auprès de vos services pour bénéficier de l'accès aux technologies de l'information et de la communication, en vous adressant la fiche jointe en annexe 2 - Désignation des interlocuteurs référents des OS.

La configuration d'une boîte de messagerie et l'attribution d'une adresse de messagerie électronique syndicale se conforment  aux prescriptions décrites à l'annexe 1 - Description des modalités de mise en œuvre sur le plan national.

Les interlocuteurs référents syndicaux en charge de la communication syndicale, qui vous ont préalablement déposé leur adresse de messagerie personnelle ou professionnelle (annexe 2), s'engagent à respecter les procédures informatiques sécurisées permettant d'accéder à la messagerie d'envoi et à veiller à la stricte confidentialité des informations nominatives. Cet engagement s'accompagne du respect des dispositions législatives et réglementaires en vigueur, en garantissant à l'ensemble des agents l'anonymat des autres destinataires.

En ce qui concerne les listes de diffusion, le déroulement de la procédure décrite dans l'annexe 1 peut être mis en place au niveau des services déconcentrés.

La DGRH et la DNE peuvent fournir à vos services le fichier académique contenant tous les attributs en vue de vous permettre de réaliser les extractions nécessaires à l'élaboration des listes de diffusion. Vos services devront vérifier que les critères correspondant au champ de syndicalisation mentionné dans les statuts de l'organisation syndicale sont bien respectés. À ce fichier, vous devez ajouter les personnels non présents dans les bases SIERH nationales, notamment les contrats aidés. Les listes ne comportent, comme celles constituées au niveau national, que les éléments mentionnés par l'article 10 - 2e alinéa de la décision ministérielle, sans les disciplines, ni les fonctions, avec le classement par CCP pour les personnels non titulaires, ainsi qu'une rubrique spécifique pour l'identification des contractuels de droit privé.

Il est recommandé de respecter les règles de fonctionnement national pour l'établissement des listes de diffusion (annexe 1).

Une adresse courriel de l'assistance technique locale devra être mise à disposition des organisations syndicales pour déclarer leurs incidents de distribution.

Dans le cadre du suivi de ce dispositif, une information sera transmise au comité technique académique comme au niveau ministériel, comprenant la liste des organisations syndicales bénéficiaires de l'accès aux technologies de l'information et de la communication et, pour chacune d'entre elles, l'état des listes de diffusion qui leur sont attribuées.

3 - Page d'information syndicale

Au niveau national, une page de contenu, intitulée « Les organisations syndicales »,  listant les fédérations ou organisations syndicales non affiliées, sera proposée sur le site education.gouv.fr. Cette page renverra vers les sites internet des organisations syndicales ainsi que vers leurs formulaires de contact.

Au niveau académique, la page d'information accordée à chaque fédération ou organisation syndicale non affiliée, doit être accessible à l'ensemble des personnels sur le site intranet de vos services. À défaut de site intranet ouvert à tous les personnels, cette page d'information syndicale peut être créée sur le site internet académique. Il vous appartient de prévoir, dès à présent, l'installation de ces pages d'information, sous une rubrique spécifique.

Chaque organisation syndicale peut décider de mettre à jour régulièrement le contenu de sa page d'information en ajoutant, éventuellement, des liens hypertextes.

Afin que soient respectées les règles d'utilisation et les principes éditoriaux et graphiques du site sur lequel ces pages d'information sont hébergées, une formation, sous la forme que vous aurez définie, doit être proposée aux interlocuteurs référents syndicaux désignés par leur organisation syndicale qui s'engageront à les respecter.

Aucune collecte de données à des fins de mesure d'audience sur les pages d'information syndicale, autre que le suivi technique pour le bon fonctionnement des serveurs, ne doit être effectuée, ni aucune identification des agents qui accèdent à celles-ci.

4 - Information à l'ensemble des personnels

Avant la mise en application de ce dispositif, le ministère diffusera une information à l'ensemble des personnels sur son objet et ses modalités de fonctionnement.

Lorsque votre dispositif académique sera prêt, il vous reviendra de compléter cette première communication en informant les personnels placés sous votre autorité et en leur rappelant leurs droits, l'objet et les modalités de fonctionnement du dispositif.

Cette information sera à renouveler chaque année après l'actualisation des listes de diffusion.

Je vous remercie de bien vouloir mettre en place ce dispositif au sein de votre structure à compter de la prochaine rentrée scolaire et de désigner, aux différents partenaires sociaux, le binôme (DRH - DSI) qui aura en charge son fonctionnement. La Direction générale des ressources humaines (DGRH) ainsi que la Direction du numérique pour l'éducation (DNE) restent à votre disposition pour répondre à vos questions.