Pour le ministre de l'Éducation nationale et de la Jeunesse, et par délégation,
Le chef de service, adjoint à la secrétaire générale
Christophe Gehin

Règlement d'utilisation des véhicules administratifs

Préambule

Le présent règlement[1] définit les droits et obligations des utilisateurs de véhicules de service ou de fonction.

Par ailleurs, les règles énoncées permettent de :

- préciser les règles d'utilisation des véhicules ;

- veiller à la sécurité des agents ;

- réguler les déplacements des agents ;

- définir les responsabilités de l'administration et de l'utilisateur.

À cette fin, les agents s'engagent à :

- privilégier le moyen de transport le plus adapté, tant sur le plan économique que sur le plan environnemental, lorsqu'ils sont amenés à effectuer des déplacements professionnels ;

- recourir, dans la mesure du possible, à un mode de transport collectif, privilégier le covoiturage lorsque plusieurs agents se rendent vers une même destination.

Le gestionnaire de pool assure l'information des conducteurs sur ces dispositions. D'autre part, il met en œuvre la maintenance, les contrôles techniques, la régulation des réservations, la réception des véhicules achetés, la mise à disposition des supports de gestion (carburants, entretien).

L'utilisateur du véhicule de service ou l'affectataire du véhicule de fonction atteste de la prise de connaissance du règlement.

Sommaire

A - Véhicules de fonction

1. Usage des véhicules de fonction

2. Période d'absence du bénéficiaire 

3. Conducteur au volant

B - Véhicules de service

1. Réservation

2. Transport de personnes

3. Remisage

C - Conditions générales d'utilisation

1. Conducteur

2. Conduite

3. Dépannage, assistance

4. Accident, sinistre

5. Entretien

6. Documents du véhicule

Annexe 1 - attestation de prise de connaissance du règlement d'utilisation des véhicules administratifs

Annexe 2 - autorisation de remisage à domicile

Annexe 3 - fiche d'attribution d'un véhicule de fonction

Textes de référence

  

A. Véhicules de fonction

Des véhicules peuvent être affectés à certaines fonctions précisées par la circulaire du Premier ministre du
20 avril 2017. Les catégories de véhicules susceptibles d'être attribués sont référencées dans ce même document.

A.1 Usage des véhicules de fonction

L'usage d'un véhicule de fonction est à des fins professionnelles et privées. Toutefois l'affectataire peut effectuer le choix d'un usage :

- limité à l'activité professionnelle : dans cette situation, les usages personnels sont interdits, seuls les trajets domicile - travail sont autorisés ;

- professionnel et personnel : dans ce contexte l'utilisation est permanente, le transport des membres de la famille ou de tiers est autorisé.

L'emploi à titre privé d'un véhicule de fonction constitue un avantage en nature soumis à cotisation et à déclaration fiscale selon les dispositions instruction fiscale BOI-RSA-BASE-20-20-20160801 du 1er août 2016.

L'évaluation du forfait annuel retenu est (seule la règle retenue est à indiquer) :

- L'employeur ne paie pas le carburant :

Véhicule acheté de moins de cinq ans	Véhicule acheté de plus de cinq ans	Véhicule en location (le cas échéant avec option d'achat)
9 % du coût d'achat TTC du véhicule	6 % du coût d'achat TTC du véhicule	30 % du coût global annuel (location, assurance, entretien)

- L'employeur paie le carburant :

Véhicule acheté de moins de cinq ans	Véhicule acheté de plus de cinq ans	Véhicule en location (le cas échéant avec option d'achat)
Idem + frais réels de carburant ou bien 12 % du coût d'achat TTC du véhicule	Idem + frais réels de carburant ou bien 9 % du coût d'achat TTC du véhicule	Idem + frais réels de carburant ou bien 40 % du coût global annuel (location, assurance, entretien, carburant)

Le bénéficiaire qui, au titre de ses fonctions bénéficie de cet avantage, s'engage par écrit sur l'utilisation qu'il compte faire du véhicule mis à disposition gratuitement. 

A.2 Période d'absence du bénéficiaire 

En situation d'absence prolongée, l'autorité hiérarchique demande, en lien avec le responsable de la flotte, du parc ou du pool automobile, la restitution du véhicule durant cette période. De ce fait, le calcul annuel de l'avantage en nature est proratisé à la durée de mise à disposition du véhicule.

A.3 Conducteur au volant

La conduite du véhicule est limitée à l'affectataire et le cas échéant à son chauffeur.

B. Véhicules de service 

À l'exception des véhicules spécialisés, l'utilisation d'un véhicule de service est à retenir lorsque la visioconférence n'est pas adaptée ou lorsque les transports en commun ne sont pas d'accessibilité satisfaisante pour la réalisation de la mission.

L'utilisation d'un véhicule de service est réservée à des fins professionnelles et pour répondre aux seules nécessités du service. En aucun cas il ne peut être utilisé à des fins personnelles. L'usage du véhicule de service est limité au cadre géographique du territoire d'activité ou au cadre fixé par un ordre de mission. Le carnet de bord doit être annoté par le conducteur à chaque déplacement.

B.1 Réservation 

L'emprunt d'un véhicule de service, sous réserve de disponibilité d'un tel véhicule, fait préalablement l'objet d'une demande de réservation à partir du logiciel mis à disposition. Les données du déplacement sont à renseigner avec précision (horaires de départ et de retour / kilométrage au compteur au départ et au retour). Les horaires d'emprunt sont à respecter ; le cas échéant, le gestionnaire de pool doit être informé du retard dans la remise du véhicule.

Dans tous les cas, le covoiturage sera privilégié.

Le véhicule est sous la responsabilité du réservataire. Il doit signaler les changements éventuels de conducteur lors du déplacement.

B.2 Transport de personnes 

Les passagers autorisés sont les agents ou personnes qui :

- ont un rapport professionnel avec l'administration ;

- travaillent au sein des administrations partenaires dans le cadre de la mutualisation des parcs automobiles et du développement du covoiturage.

B.3 Remisage 

Le remisage du véhicule s'effectue sur son lieu d'emprunt à l'issue du déplacement. Lors de la restitution des clefs et des papiers administratifs du véhicule, toute anomalie constatée dans son utilisation ou tout sinistre est signalé au gestionnaire de pool et mentionné dans le carnet de bord.

Lors du rangement d'un véhicule électrique, celui-ci est remis en charge par le conducteur.

Le remisage du véhicule de service au domicile de l'agent peut être autorisé toutefois il doit rester exceptionnel et motivé par une nécessité de service telle que (à compléter le cas échéant en fonction des nécessités de service identifiées) :

- les déplacements qui imposent de partir ou de revenir en dehors des heures ouvrables ;

- l'astreinte.

Cette utilisation donne lieu à une autorisation écrite du chef de service, responsable du parc automobile  ponctuelle ou annuelle en cas de récurrence du motif. Le trajet autorisé est le chemin le plus direct entre le lieu de travail et le domicile. Pendant les congés du bénéficiaire de l'autorisation, le véhicule de service est remis à disposition.

Lors du remisage, il appartient au responsable de pool de vérifier l'état du véhicule, ce qui n'exonère pas le conducteur de son obligation de renseigner correctement le carnet de bord du véhicule. 

L'utilisation personnelle d'un véhicule de service hors de ce cadre est interdite. Tout agent contrevenant à ces règles engage sa responsabilité et s'expose à l'application d'une sanction disciplinaire.

C. Conditions générales d'utilisation 

Ces dispositions s'appliquent aux utilisateurs de véhicules de service ou de fonction.

C.1 Conducteur 

Le conducteur doit être titulaire d'un permis de conduire valide. Seul le conducteur est informé du retrait de points et de l'invalidation éventuelle de son permis de conduire. Il relève de sa responsabilité d'informer sa hiérarchie en cas de perte totale de ses points ou de la suspension de son permis de conduire. 

L'administration peut exiger périodiquement une attestation sur l'honneur par laquelle l'utilisateur confirme être en possession d'un permis de conduire valide.

Le conducteur doit être vigilant sur son état de santé et notamment signaler toute interdiction ou restriction d'ordre médical pour la conduite d'un véhicule.

Avant de prendre la route, le conducteur s'assure qu'il est en possession des documents du véhicule, vérifie l'état du véhicule (fonctionnement des feux, indicateurs de changement de direction, essuie-glace, état des pneumatiques). Il prépare son trajet (évaluation du temps de parcours, conditions météorologiques, temps de pause éventuels si le trajet dure plus de deux heures).

Le conducteur est pénalement responsable de ses actes. Ainsi toute infraction routière aux prescriptions du code de la route relève de sa responsabilité personnelle. L'administration procédera à sa désignation auprès des autorités compétentes en cas de condamnation pour toute infraction commise au Code de la route.

L'agent s'acquittera des amendes et des frais connexes (exemple : fourrière, frais de relance, etc.)

C.2 Conduite

L'utilisateur doit adopter une conduite prudente en accord avec les règles du code de la route et respectueuse de l'environnement. Ainsi une vigilance est demandée sur les points suivants :

- utiliser le téléphone uniquement lorsque le véhicule est stationné ;

- exclure les boissons alcoolisées et autres substances psychoactives avant de prendre le volant ;

- mettre sa ceinture de sécurité et l'exiger des passagers ;

- intégrer des temps de repos dans le calcul des temps de trajet ;

- rouler à une vitesse adaptée et respecter les limites de vitesse.

Conducteur et passager(s) doivent prendre les précautions d'usage pour ne pas se mettre en danger ou mettre en danger les autres usagers de la route.

C.3 Dépannage, assistance 

Le cas échéant, dans le cadre du contrat d'entretien, d'assurance, (à préciser par l'administration le choix d'assistance retenue véhicules et personnes le cas échéant) les véhicules du parc automobile bénéficient d'une prestation de dépannage et d'assistance, le numéro d'appel est mentionné sur (à préciser). 

C.4 Accident, sinistre

- Assurance

La responsabilité civile est garantie auprès d'un assureur, elle couvre les dommages causés aux biens ou aux personnes autres que le conducteur responsable. Cette garantie est mise en œuvre selon les règles de droit commun.

Lorsque le conducteur d'un véhicule est déclaré responsable d'un accident au cours duquel il a été blessé, il peut prétendre à une indemnisation si l'administration a souscrit une Garantie individuelle conducteur. Cette garantie intervient notamment pour indemniser la différence entre les indemnités versées par les organismes sociaux et le préjudice total subi.

En l'absence de cette Garantie individuelle conducteur, seules les dispositions de l'accident de service s'appliquent sauf circonstances particulières.

L'administration qui ne souscrit pas de contrat d'assurance de son véhicule prend directement en charge tous les dommages dans les conditions de droit commun. Ainsi, les tiers bénéficient de l'indemnisation du préjudice causé aux biens et personnes ; quant au conducteur responsable, il relève, sauf circonstances particulières, des dispositions relatives à  l'accident de service.

Tout accident doit faire l'objet d'un constat amiable et d'un rapport présentant les circonstances de l'accident. Ces documents sont remis au gestionnaire de pool ou au responsable du parc automobile. La déclaration auprès de l'assureur s'effectue dans un délai maximum de 48h.

- Responsabilité

La responsabilité civile d'un accident est prise en charge par l'assureur ou l'État. Toutefois, l'État dispose d'une action récursoire à l'encontre du conducteur au volant du véhicule dont la responsabilité peut être retenue pour faute personnelle détachable de l'exécution du service s'il est démontré que l'auteur a agi dans une intention ou pour satisfaire un intérêt personnel étranger au service.

C.5 Entretien

L'entretien du parc automobile est sous la responsabilité du gestionnaire de parc ou de pool, toutefois chaque utilisateur contribue au quotidien au fonctionnement régulier du parc.

- Carburant 

Lors de la restitution du véhicule, le conducteur veille à ce que l'autonomie restante soit au minimum à 50 % de la capacité du réservoir affichée au compteur. La carte d'achat de carburant et le BIP pour les péages ne peuvent être utilisés que dans le cadre des trajets professionnels.

- Pression des pneus et niveaux 

Le contrôle de l'état de la pression des pneus est mensuel. La qualité de la pression du pneumatique contribue à une bonne tenue de route et un bon freinage.

Les mises à niveaux d'huile, de liquide de refroidissement, de frein sont réalisées en garage, lors des contrôles d'entretien du véhicule.

- Propreté du véhicule

Il relève de la responsabilité de chaque conducteur de restituer un véhicule en état de propreté intérieure et extérieure. Une carte ou jeton de lavage est mis à disposition de chaque véhicule. Il est à noter qu'il est interdit de fumer ou de vapoter dans les véhicules administratifs.

C.6 Documents du véhicule 

Les documents administratifs du véhicule sont à retirer lors d'un déplacement auprès du gestionnaire de pool. Ils comportent :

- le certificat d'immatriculation ;

- l'attestation d'assurance ;

- selon les modalités propres à chaque service, les cartes d'accès aux prestations suivantes : carburant, péage, parking, lavage, recharge électrique, entretien du véhicule, assistance, dépannage ;

- carnet de bord ;

- le manuel de présentation et d'entretien du véhicule ;

- constat amiable.

Textes de référence 

Code de la route :

- Responsabilité pénale (Articles L. 121-1 à L. 121-6) ;

- Permis à points (Articles L. 223-1 à L. 223-9) ;

- Comportement du conducteur (Articles L. 232-1 à L. 235-5).

Circulaire du Premier ministre n° 5928/SG du 20 avril 2017 relative à la gestion du parc automobile de l'État, des établissements publics de l'État et autres organismes. 

Circulaire du Premier ministre n° 5933/SG du 10 mai 2017 relative à la Sécurité routière au sein des services de l'État et de ses établissements publics - Identification du conducteur ayant commis une infraction au code de la route à l'aide d'un véhicule mis à sa disposition par l'administration.

Note sur les conditions d'assurance des véhicules mutualisés.

Instruction fiscale BOI RSA-BASE-20-20-20160801 du 1er août 2016 sur la fiscalisation des avantages en nature.

 

[1]      Un règlement est l'ensemble des mesures auxquelles sont soumis les membres d'un groupe.