La présente note expose la procédure en vigueur pour faire acte de candidature à la sélection annuelle pour l'accès au corps des administrateurs civils, au titre de l'année 2016.

Ce recrutement, par nomination au choix après inscription sur une liste d'aptitude, est ouvert à tous les fonctionnaires titulaires d'un corps de catégorie A ou assimilé de l'État, ou accueillis en détachement dans un corps de catégorie A ou assimilé de l'État, ainsi qu'à des fonctionnaires et agents en fonctions dans une organisation internationale intergouvernementale (cf. article 5 du décret n° 99-945 sus-référencé).

La liste d'aptitude est établie à l'issue d'une procédure qui se déroule en deux temps :

- un comité de sélection retient une liste de candidats qu'il souhaite auditionner après examen des dossiers de candidature ;

- le comité auditionne les agents retenus. À l'issue de cette seconde étape, il propose au ministre chargé de la fonction publique une liste d'aptitude, classée par ordre alphabétique, des candidats qu'il juge aptes à accéder au corps des administrateurs civils et, le cas échéant, une liste complémentaire établie par ordre de mérite.

Le nombre de postes ouverts au titre de cette promotion interne, ainsi que leur répartition entre administrations, est déterminé par arrêté du Premier ministre. Environ 26 à 30 postes en moyenne ont été ouverts annuellement au cours des cinq dernières années.

I- Conditions pour faire acte de candidature

Peuvent se présenter à la sélection, au titre de l'année 2016, les fonctionnaires et agents de catégorie A susmentionnés justifiant de huit ans de services effectifs dans un corps ou un emploi de catégorie A ou assimilé de la fonction publique de l'État.

Ces conditions sont appréciées au 1er janvier 2016.

L'attention des candidats est appelée sur les fonctions qu'un administrateur civil est susceptible d'exercer, lesquelles se situent majoritairement au sein des administrations centrales.

Le comité de sélection, tant dans l'examen des dossiers que lors de l'entretien oral, va rechercher des cadres dont la culture administrative et l'ouverture d'esprit les préparent à ces fonctions. De ce fait, il est conseillé aux personnels qui exercent des métiers plus spécifiques à l'éducation nationale de valoriser dans leur parcours et leur expérience des éléments en adéquation avec le profil d'un cadre supérieur d'une administration de l'État (cf. informations statistiques et rapports du jury - site http://www.fonction-publique.gouv.fr/tour-exterieur-des-administrateurs…).

II- Pièces constitutives du dossier de candidature

Le dossier de candidature est constitué de documents fournis par le candidat et complétés par les services administratifs.

Il est vivement recommandé de veiller à la qualité de chaque pièce, dont l'examen par le comité de sélection constitue la première phase de la sélection.

II.1 - Pièces à fournir par le candidat

Au plus tard le 31 janvier 2016, chaque candidat doit déposer, par la voie hiérarchique, auprès de son service gestionnaire de proximité une version papier des quatre documents suivants, datés et signés, ainsi qu'un organigramme de la structure d'affectation. Les annexes 1 à 3  pré-renseignées ainsi que les photocopies des comptes rendus d'entretien seront jointes à ce dossier.

Impérativement et de manière concomitante, il doit transmettre l'ensemble de ces pièces par la voie électronique, en version PDF, à teac-dgrhe@education.gouv.fr en précisant les noms et coordonnées des gestionnaires de proximité ayant réceptionné son dossier.

• un curriculum vitae dactylographié accompagné d'une photographie d'identité

Rédigé sur deux pages maximum, daté et signé, ce document doit mentionner les affectations successives et les fonctions correspondantes, avec leur durée, les responsabilités effectivement exercées, les travaux réalisés, les avancements de grade en indiquant leur modalité (promotion interne ou concours), les titres et diplômes acquis, les concours présentés.

La description des postes occupés doit porter notamment sur le champ réel des compétences exercées, le nombre de personnes encadrées et le niveau des responsabilités assumées.

• une lettre de motivation manuscrite

Dans cette lettre d'une page maximum, datée et signée, le candidat doit faire connaître l'appréciation qu'il porte sur les différentes étapes de sa propre carrière, le sens qu'il veut lui donner, et les raisons qui l'amènent à présenter sa candidature.

Le candidat doit y consigner l'essentiel de son expérience, ce qu'il en a retiré sur les plans humain et professionnel, et les raisons qui le conduisent à vouloir donner une dimension supérieure à sa carrière.

Cette lettre, dont le contenu et la conception n'ont rien de commun avec le curriculum vitae, constitue un guide très important dans le choix du comité de sélection. Il est conseillé de joindre au dossier une version dactylographiée de ce document.

• le descriptif d'une réalisation professionnelle

Ce document de deux pages maximum, dactylographié, daté et signé, doit être l'occasion pour le candidat de décrire avec précision une mission qu'il a eu à mener lors de son affectation actuelle ou de son affectation immédiatement précédente. Le candidat choisira le sujet qu'il souhaite évoquer, décrira précisément cette mission ou réalisation, ses enjeux, le rôle qui lui incombait (initiateur, pilote, contributeur), la méthode qu'il a choisie pour conduire cette mission, en l'explicitant, le résultat obtenu et ce qu'il en retire.

• la déclaration suivante, datée et signée

« Je soussigné(e)......reconnais avoir été informé(e) de l'obligation, en cas d'inscription sur la liste d'aptitude aux fonctions d'administrateur civil, d'avoir à suivre de manière assidue le cycle de perfectionnement sous peine de ne pas être titularisé(e) dans le corps des administrateurs civils, puis d'avoir à rejoindre l'affectation qui me sera assignée, puis éventuellement, à occuper un emploi de sous-préfet(e). Je m'engage à accepter un tel emploi sous peine d'être radié(e) du corps ».

• un organigramme détaillé de la structure d'affectation

Il est demandé au candidat de se situer dans cet organigramme. Doivent être précisées l'organisation de sa sous-direction ou de son service ainsi que les caractéristiques des bureaux ou unités administratives (corps d'appartenance des chefs de bureaux, description succincte des attributions de chaque bureau et nombre d'agents par catégorie pour chaque bureau). Aucun sigle dont la signification n'est pas préalablement donnée ne doit être utilisé.

II.2 - Des documents complétés par les autorités hiérarchiques (directeur d'administration centrale, recteur, président d'université)

Il appartient aux services gestionnaires de proximité de transmettre, dans les meilleurs délais, ces documents ainsi que les annexes, complétées par leur soin, figurant ci-après.

• la fiche d'appréciation sur le candidat (annexe 1)

Eu égard au niveau de recrutement des administrateurs civils, il est indispensable que la fiche soit élaborée et signée par une autorité hiérarchique unique : le recteur pour  tous les personnels qui relèvent de l'académie, le directeur d'administration centrale, le président d'université.

Le nom et la qualité du signataire devront être clairement indiqués.

Cette fiche, qui vise à la fois à fournir aux membres du comité de sélection un document objectif et précis sur la valeur des candidats mais aussi à donner des éléments sur les derniers postes qu'ils ont occupés, doit être remplie avec une volonté d'objectivité réelle. Les appréciations doivent être détaillées et nuancées, toutes les rubriques renseignées au meilleur niveau d'appréciation ne pouvant que susciter l'interrogation des membres du comité de sélection.

La mention « sans objet » de la page 2 doit être entendue comme indiquant que l'une des questions posées est inadaptée à la situation. Les critères énumérés au A de la page 2 doivent être compris de façon circonstanciée et donc pondérés par une appréciation qualitative.

Afin de permettre une instruction efficace des dossiers, l'appréciation d'ensemble figurant à l'annexe 1 doit être transmise par mail, sous format word, à l'adresse teac-dgrhe@education.gouv.fr.

Pour les candidats en position de détachement, cette fiche doit, dans tous les cas, être élaborée par l'autorité auprès de laquelle ils sont détachés. Néanmoins, l'administration d'origine se garde la faculté de compléter ce document, en particulier si le détachement est récent.

• le dossier de candidature (annexe 2)

La partie « description des fonctions actuelles » (page 3) concerne le profil du poste tenu : elle doit être exclusivement descriptive et ne doit comporter aucun élément d'appréciation sur la manière de servir du candidat.

Elle fait apparaître le champ de compétences de l'emploi et détaille les tâches qu'il recouvre ainsi que leur importance relative (réglementation, gestion, contrôle...). Elle précise également le nombre et la qualité des agents placés sous l'autorité du candidat.

La partie « carrière du fonctionnaire depuis son entrée dans l'administration » (page 4) doit retracer tous les services effectués en catégorie A ou assimilé. Elle doit impérativement être certifiée par le bureau de gestion dont relève le candidat.

• des documents relatifs à l'évaluation du fonctionnaire (annexe 3)

Les notations et appréciations des cinq dernières années doivent faire l'objet d'une transcription dactylographiée.

De plus, la photocopie des comptes rendus des entretiens professionnels ou d'évaluation du fonctionnaire des cinq dernières années doit être jointe.

Pour les agents qui relèvent d'un corps qui ne fait pas l'objet d'une évaluation annuelle, il convient de le préciser.

III- Procédure et délais de transmission des dossiers

Chaque candidat doit veiller à la transmission, le 31 janvier 2016 délai de rigueur, de son dossier de candidature à : ministère de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche, direction générale des ressources humaines, service de l'encadrement - bureau DGRH E2-1, 72  rue Regnault, 75243 Paris Cedex 13, mél : teac-dgrhe@education.gouv.fr, tél  01.55.55.38.56 ou 01.55.55.35.74 ou 01.55.55.13.80.

A minima, ce dossier doit contenir le curriculum vitae, la lettre de motivation, le descriptif d'une réalisation professionnelle, la déclaration, l'organigramme, les annexes 1 à 3 pré-renseignées ainsi que la photocopie des évaluations.

Le respect de cette date est impératif. Il est donc fortement recommandé aux candidats d'adresser suffisamment tôt leur dossier au supérieur hiérarchique dont ils relèvent.

Les fonctionnaires en position de détachement ou mis à disposition peuvent, à leur choix, se porter candidat auprès de leur administration d'origine ou de leur administration d'accueil. L'administration destinataire de la candidature en informe l'autre.

Pour leur part, les autorités hiérarchiques transmettront les éléments communiqués par les candidats, complétés par ceux devant être renseignés par leur soin.

Aucun dossier de candidature ne doit être transmis directement à la DGAFP. Il appartient à la direction générale des ressources humaines de transmettre les dossiers à la DGAFP dans les délais impartis.

Jusqu'à la fin des opérations de sélection, l'agent est tenu de communiquer à la direction générale des ressources humaines (bureau DGRH E2-1) tout changement relatif aux données personnelles et administratives contenues dans le dossier.

IV- Audition des candidats

La liste des candidats auditionnés pour le tour extérieur des administrateurs civils est publiée sur le site Internet de la fonction publique. Chaque fonctionnaire retenu sur cette liste reçoit, par ailleurs, une convocation individuelle.

L'audition, d'une durée de trente minutes, permet notamment aux membres du comité de sélection, d'une part, d'évoquer les acquis professionnels du candidat décrits dans son dossier et, d'autre part, d'apprécier sa personnalité, ses motivations ainsi que ses aptitudes à exercer des responsabilités d'encadrement et d'animation.

V- Modalités d'accès au corps des administrateurs civils

V.1- Nomination

Les lauréats seront nommés administrateurs civils stagiaires à compter du 1er mars 2017, par décret du Président de la République.

V.2- Reclassement

Conformément aux dispositions de l'article 8 du décret n° 99-945 susmentionné, les fonctionnaires sont placés à l'échelon du grade d'administrateur civil comportant un traitement égal ou, à défaut, immédiatement supérieur à celui dont ils bénéficient dans leur corps ou cadre d'emploi d'origine ou, lorsque cela leur est plus favorable, dans le statut d'emploi qu'ils occupent depuis au moins deux ans.

Dans la limite de l'ancienneté exigée à l'article 10 dudit décret pour un avancement à l'échelon supérieur, ils conservent l'ancienneté d'échelon acquise dans leur précédent grade ou emploi lorsque l'augmentation de traitement consécutive à leur nomination est inférieure à celle qui résulterait d'un avancement d'échelon dans leur ancienne situation.

Les agents nommés alors qu'ils avaient atteint l'échelon le plus élevé de leur précédent grade ou emploi conservent leur ancienneté d'échelon dans les mêmes conditions et dans la limite de deux ans lorsque l'augmentation de traitement consécutive à leur nomination est inférieure à celle résultant d'un avancement à ce dernier échelon.

Les fonctionnaires qui détenaient dans leur ancien corps, cadre d'emploi ou statut d'emploi occupé depuis au moins deux ans un indice supérieur à celui afférent au neuvième échelon du grade d'administrateur civil bénéficient d'une indemnité compensatrice.

Ceux qui ont la qualité de fonctionnaire ou d'agent d'une organisation internationale intergouvernementale sont classés conformément aux dispositions du troisième alinéa de l'article 9 du décret statutaire.

V.3- Affectation

L'affectation des lauréats est prononcée par arrêté du Premier ministre. L'attention des candidats doit être appelée sur le fait que le corps des administrateurs civils constitue un corps interministériel. Les lauréats ont donc vocation à être affectés auprès de tout employeur ayant ouvert un poste. Sans que cela ne représente un caractère obligatoire, il paraît opportun que les lauréats marquent leur entrée dans ce corps par un changement d'environnement professionnel.

V.4- Titularisation

Les lauréats sont titularisés au 1er août 2017. La titularisation est subordonnée à l'accomplissement d'un cycle de perfectionnement, d'une durée de cinq mois à compter du 1er mars 2017, organisé par l'école nationale d'administration.

Les administrateurs civils rejoindront leur poste le 1er septembre 2017.

VI- Formation

Le cursus de formation à la sélection au « tour extérieur » fait l'objet d'une note spécifique, déjà diffusée, du service de l'action administrative et des moyens (Saam).

Je vous saurais gré de porter ces informations à l'ensemble des personnels et services relevant de votre autorité et de  veiller au strict respect de ces instructions, notamment en ce qui concerne la constitution des dossiers et les délais de transmission.