La loi du 17 janvier 2002, publiée au JORF du 18 janvier 2002 a modifié l’article L. 335-5 du code de l’éducation pour permettre la validation des acquis de l’expérience (VAE). Plusieurs décrets d’application ont été publiés au Journal officiel. Parmi ceux-ci , le décret n° 2002-615 du 26 avril 2002 (JORF du 28 avril 2002) portant sur la VAE, pris en application de l’article L. 335-5 du code de l’éducation, concerne notamment la mise en œuvre de la VAE pour les diplômes à finalité professionnelle pour lesquels la procédure de validation des acquis de l’expérience est organisée et gérée par les services académiques. Cette procédure fait l’objet de la présente circulaire.

1 - Principes généraux

La validation des acquis de l’expérience inscrite dans l’article L. 335-5 du code de l’éducation se substitue à la validation des acquis professionnels. Elle constitue une voie d’obtention des diplômes au même titre que la voie scolaire, l’apprentissage ou la formation continue des adultes. Elle concerne tous les diplômes à finalité professionnelle de l’éducation nationale classés aux niveaux V, IV et III de la nomenclature des niveaux de formation. Sont exclus du champ d’application de la présente circulaire les diplômes nationaux délivrés au nom de l’État par les établissements publics d’enseignement supérieur.
Les diplômes à caractère interministériel feront l’objet d’une instruction complémentaire.
La validation des acquis de l’expérience est effectuée au regard de l’ensemble des connaissances, aptitudes et compétences acquises par le candidat dans l’exercice d’activités salariées, non salariées ou bénévoles, en rapport avec le champ du diplôme pour lequel la demande est déposée.
Tous les acquis issus de l’expérience du candidat doivent être pris en compte au titre de la validation, qu’ils relèvent du domaine professionnel ou des domaines généraux du diplôme.
Quel que soit son statut (scolaire, apprenti ou stagiaire de la formation professionnelle continue), une personne en formation ne peut postuler à la validation des acquis de l’expérience en substitution des modalités réglementaires prévues pour sanctionner cette formation.
La demande de validation des acquis de l’expérience relève d’une démarche individuelle telle qu’elle est précisée notamment par les articles L. 900-1, L. 900-2 et L. 900-4-2 du code du travail.

2 - La demande de validation des acquis de l’expérience

2.1 Le dépôt de la demande
La demande de VAE est effectuée par le candidat auprès des services académiques compétents de l’académie de son choix qui en accusent réception. Si la demande est recevable, le jury apprécie cette demande et prend une décision de validation des acquis de l’expérience.
Le candidat s’engage à ne déposer pour un même diplôme qu’une demande par année civile et dans une seule académie. La demande au titre d’un même diplôme ne peut concerner qu’une seule spécialité.
Le candidat s’engage également à ne pas déposer plus de trois demandes au cours de la même période pour des diplômes ou des titres différents.
Un candidat peut demander successivement, plusieurs années de suite ou à intervalles de plusieurs années, la validation des acquis de son expérience pour un même diplôme.
À l’appui de sa demande, le candidat peut faire valoir, outre son expérience et dans la limite de leur durée de validité :
- les dispenses d’unités au titre d’un autre diplôme détenu ;
- des bénéfices de notes obtenus antérieurement ;
- des dispenses antérieures obtenues au titre de la validation des acquis professionnels ;
- des décisions de validation des acquis de l’expérience.
Dans ce cas, la décision du jury ne pouvant avoir pour effet de remettre en cause des droits antérieurement acquis, la VAE ne porte que sur la partie du diplôme qui n’a pas encore été obtenue par le candidat.
Dans sa demande de validation des acquis, le candidat précise s’il souhaite bénéficier de l’entretien (cf. infra §3.2).

2.2 Les conditions de recevabilité de la demande
Le candidat doit justifier d’au moins trois années d’activités, salariées, non salariées ou bénévoles, en rapport avec le champ du diplôme postulé.
L’exercice bénévole d’une activité correspond à la situation d’une personne qui s’engage librement pour mener en direction d’autrui une activité non rémunérée en dehors de son activité professionnelle ou familiale.
Les activités peuvent avoir été exercées de façon continue ou discontinue, à temps plein ou à temps partiel, la durée totale de ces activités étant calculée par cumul. Sont comptabilisées dans les trois années les différents types de contrats de travail, à l’exception de ceux conclus pour la préparation d’un diplôme ou d’un titre, ainsi que toute activité effectuée en tant qu’indépendant ou à titre bénévole.
Quel que soit le statut de la personne lors de sa formation, les périodes de formation, initiale ou continue ainsi que les stages et les périodes de formation en milieu professionnel pour la préparation d’un diplôme ou d’un titre ne peuvent être prises en compte.
La recevabilité de la demande est prononcée au vu d’informations et de pièces fournies par le demandeur dans un dossier (cf. infra § 4.2.1 ), compte tenu de la durée effective de l’ensemble des activités et du rapport qui existe entre les activités et les emplois du demandeur avec le champ du diplôme visé.
Une décision d’irrecevabilité doit faire l’objet d’une notification motivée au demandeur.
Une décision de recevabilité de la demande ne préjuge en aucun cas de l’étendue de la validation qui ne peut être prononcée que par le jury du diplôme.
Les conditions de recevabilité de la demande sont appréciées à la date de l’enregistrement du dépôt de la demande par les services académiques.

3 - Le jury

3.1 Composition
Le jury est constitué et présidé conformément à la réglementation du diplôme concerné. Il convient donc de se reporter au règlement général de chaque diplôme. Pour ce qui concerne les représentants de la profession, ils doivent être, dans le cadre de la VAE, pour moitié employeurs et pour moitié salariés conformément à l’article 4 du décret n° 2002-615 du 26 avril 2002. En outre, il convient d’avoir le souci d’assurer une représentation équilibrée des hommes et des femmes.
Il importe, éventuellement par des actions de formation à mettre en place, de veiller à ce que les membres du jury soient aptes à l’analyse du travail, à l’évaluation des compétences et connaissances acquises par l’expérience et à la conduite d’entretiens avec des adultes.
Les membres du jury appartenant à l’entreprise ou à l’organisme où le candidat exerce ou a exercé son activité ne peuvent participer à la délibération concernant ce candidat et s’absentent du jury pendant cette délibération.
Le jury délibère en séance plénière.
Dans un souci d’efficacité, l’organisation de chaque jury doit présenter la souplesse nécessaire pour permettre de traiter régulièrement les demandes de validation des acquis de l’expérience. Aussi, s’il apparaît que le nombre de candidats, la complexité des dossiers à examiner ou toute autre contrainte risque de peser sur l’organisation et le fonctionnement du jury, celui-ci peut, sur décision de son président, être organisé en groupes d’examinateurs.

3.2 L’entretien
L’entretien permet au candidat d’apporter des informations complémentaires de celles qu’il a fournies dans son dossier et d’en expliciter certaines. Il est organisé lorsque le jury estime qu’il ne peut délivrer le diplôme au vu du seul dossier du candidat. Qu’il soit à l’initiative du candidat ou du jury, il permet donc au jury de compléter son information, de mieux comprendre les activités réelles du candidat et de saisir les éléments d’information les plus significatifs au regard des exigences du diplôme. Dans ce sens, l’entretien ne peut revêtir la forme d’une interrogation orale sur les connaissances et les compétences. Cet entretien est préparé et conduit par le jury à partir de l’analyse du dossier du candidat.
Une convocation à l’entretien est établie à l’attention du candidat.
À titre indicatif, la durée de cet entretien est comprise entre vingt et quarante-cinq minutes.

3.3 Délibération et décisions du jury
Le jury apprécie l’étendue de la validation à partir :
- de l’analyse approfondie de l’ensemble des éléments fournis par le candidat dans son dossier qui présente d’une part son parcours, notamment professionnel, et qui, d’autre part, décrit et explicite ses emplois et activités ;
- d’un entretien, si celui-ci a été souhaité par le candidat ou si le jury l’a estimé nécessaire.
Il prend en compte les éventuels bénéfices, dispenses ou décisions de validation des acquis que le candidat a fait valoir dans sa demande.
L’étendue de la validation est établie par le jury à partir de l’analyse des activités exercées par le candidat et qu’il a choisi de présenter en conformité avec sa demande. De cette présentation, le jury déduit les connaissances, aptitudes et compétences maîtrisées par le candidat.
Il appuie son analyse sur le référentiel d’activités professionnelles lorsque celui-ci est prévu par l’arrêté de spécialité du diplôme. Il évalue l’adéquation entre l’ensemble de l’expérience du candidat et tout ou partie des exigences du diplôme postulé.
La décision du jury s’inscrit dans le cadre de la réglementation particulière du diplôme postulé. Dès lors, soit il propose la délivrance du diplôme, soit il se prononce sur la partie du diplôme obtenue par le candidat et sur l’évaluation complémentaire nécessaire à l’obtention du diplôme, soit encore il décide de l’absence de toute validation.
Un candidat qui, convoqué, ne s’est pas présenté à l’entretien est déclaré ajourné. Le candidat ajourné peut déposer une nouvelle demande de validation des acquis de l’expérience l’année civile suivante. Le candidat est informé de cette disposition lorsqu’il est convoqué. En cas d’absence justifiée liée à un événement indépendant de la volonté du candidat, l’entretien est reporté et donne lieu à une nouvelle convocation.
Le jury intervient souverainement dans sa décision. Lorsqu’il décide d’une évaluation complémentaire, il peut assortir sa décision d’explications permettant au candidat d’élaborer son parcours ultérieur.
Le jury établit un procès-verbal de délibération. Il adresse au recteur la notification de sa décision soit en terme de proposition de délivrance du diplôme soit en terme de partie du diplôme à délivrer et de connaissances, aptitudes, compétences devant faire l’objet de l’évaluation complémentaire nécessaire à l’obtention du diplôme, soit encore en terme d’absence de validation.
Un relevé de décision est transmis au candidat par le recteur d’académie. Ce relevé de décisions précise les parties du diplôme ou, lorsque le diplôme est constitué d’unités, les unités qui sont acquises par le candidat et celles qui restent à acquérir dans un délai de cinq ans.
Dans le cas d’une évaluation complémentaire, le candidat doit être informé qu’il dispose de ce délai de cinq ans, pour présenter cette évaluation complémentaire, sous réserve de modification de la réglementation du diplôme.

3.4 L’évaluation complémentaire
L’évaluation complémentaire intervient lorsque le jury ne peut délivrer le diplôme, soit parce que les activités ou les acquis du candidat ne le permettent pas, soit parce que le jury ne dispose pas de toutes les informations nécessaires sur l’expérience du candidat.
Dans ce cas, au regard des connaissances, aptitudes et compétences qui doivent faire l’objet de l’évaluation complémentaire, le jury soit sélectionne la ou les épreuves de l’examen auxquelles le candidat devra se présenter, soit détermine une ou plusieurs situations d’évaluation adaptées. La nature de ce type d’évaluation adaptée et les conditions dans lesquelles le jury peut y recourir nécessitent une évolution de la réglementation qui est actuellement à l’étude.
Le candidat peut également opter pour une candidature ultérieure dans le cadre de la VAE.
L’évaluation complémentaire doit intervenir dans un délai de cinq ans après la notification de décision de validation au candidat.
En cas de demandes successives de validation des acquis de l’expérience, le délai court à partir de la dernière notification de décision de validation des acquis de l’expérience que le candidat a fait valoir dans sa demande.
Lorsqu’un jury délibère pour un candidat qui a subi une évaluation complémentaire, et à l’issue de celle-ci , ce jury fonde son appréciation en tenant compte à la fois de la décision de validation des acquis de l’expérience qui a donné lieu à la prescription de l’évaluation complémentaire et des résultats de celle-ci . En fonction de ces résultats, le jury propose ou ne propose pas la délivrance du diplôme.
Lorsque l’évaluation complémentaire n’a pas permis la délivrance du diplôme, le jury se prononce, le cas échéant, sur les acquis validés à l’occasion de l’évaluation complémentaire.

3.5 Candidats handicapés
Les candidats handicapés qui déposent une demande de validation des acquis de l’expérience bénéficient des dispositions spécifiques en vigueur pour l’examen du diplôme demandé, que ce soit lors de l’entretien ou lors de l’évaluation complémentaire.

4 - Les modalités d’organisation

Trois grandes fonctions sont assurées par les services académiques :
a) la fonction d’accueil et d’information des demandeurs ;
b) la fonction de validation ;
c) la fonction d’accompagnement du candidat.
Le recteur confie à l’un de ses collaborateurs, la mise en œuvre de la VAE. Chargé de la coordination académique et du pilotage du dispositif, le coordonnateur veillera à l’organisation générale de la procédure et à la cohérence de l’intervention des différents personnels et des différents services, établissements et dispositifs impliqués dans la VAE, notamment des services des examens, du GIP FCIP et du dispositif académique de validation.
Le cahier des charges des dispositifs académiques de validation fera l’objet d’une révision afin de tenir compte des exigences nouvelles induites par la mise en œuvre de la VAE.
Les modalités d’organisation peuvent être définies dans le cadre académique ou interacadémique.

4.1 La fonction d’accueil et d’information du candidat
4.1.1 Objectifs
Cette fonction se situe dans une phase préalable et répond à plusieurs objectifs :
- tout demandeur de validation doit être renseigné sur le champ d’application de la loi et sur les caractéristiques du, ou des diplômes qu’il souhaite obtenir. Cette information préalable complète et précise les informations qui ont pu lui être fournies par ailleurs par d’autres structures, notamment les points relais conseils en VAE (cf. circulaire DGEFP n° 2002/24 du 23 avril 2002) ;
- le candidat doit pouvoir également bénéficier d’une aide pour l’orientation de sa demande, d’un conseil sur la réalisation de son projet d’obtention du diplôme par la validation des acquis de l’expérience et sur l’opportunité de demander à bénéficier de l’entretien ;
- enfin, il importe que l’attention du candidat soit appelée sur l’écart qui peut exister entre son expérience et les exigences du diplôme.
4.1.2 Organisation
En tout état de cause, il importe de veiller à ce que les personnes ne s’engagent pas dans la procédure de validation des acquis sans disposer de toutes les informations nécessaires. Dans ce sens, elles doivent pouvoir bénéficier d’une étude personnalisée de leur demande. Cette étude personnalisée du projet de validation des acquis de l’expérience a notamment pour finalité d’éviter que le demandeur puisse s’engager plus avant dans la procédure sans la certitude de voir sa candidature déclarée recevable et, dans tous les cas, en connaissance de cause.
Les académies ont développé depuis 1994 ces types de service dans le cadre de la mise en œuvre de la VAP. Il importe que les DAVA, forts de leur notoriété et de l’expérience acquise, soient renforcés dans leurs dispositifs d’accueil et d’information dans la perspective d’un service de proximité et de qualité, éventuellement en partenariat avec d’autres institutions. Dans ce sens, au regard des besoins, des lieux d’accueil et d’information seront déterminés en fonction des structures existantes et qui peuvent les héberger (centre de validation, inspection académique, centre d’information et d’orientation (CIO), établissement public local d’enseignement (EPLE) et établissement privé sous contrat d’association, parmi lesquels notamment les lycées des métiers, les maisons de la validation, ...) et des ressources locales en personnels de façon à répondre au plus près, et dans les délais les plus courts, à la demande. Ces lieux devront être identifiables par le public comme spécifiquement dédiés à la validation des acquis de l’expérience.

4.2 La fonction de validation
À cette fonction correspondent deux activités :
- une activité administrative de vérification de la recevabilité de la demande et d’enregistrement de la candidature de la personne pour l’obtention du diplôme par la VAE ;
- une activité d’expertise et d’évaluation de l’expérience des candidats exercée par le jury (cf. § 3).
4.2.1 Le dossier du demandeur
Le dossier de demande de validation des acquis de l’expérience, dont le contenu est défini au plan national, comprend des éléments qui n’ont pas la même finalité et qui sont regroupés dans les deux livrets qui le constituent :
- Première série d’éléments (livret 1) : les pièces justificatives de la durée d’activité (certificats de travail, attestations d’activité, fiches de salaires, tout document fiscal ou social justifiant de la durée et de la nature de l’activité), ainsi que la présentation générale des activités et des emplois qui permettent de vérifier la recevabilité de la demande.
En outre, des documents tels que les attestations de formation et les diplômes obtenus antérieurement doivent être fournis par le candidat. Associés éventuellement à d’autres informations que le candidat souhaite apporter au jury, ils ont pour rôle d’éclairer les informations concernant la nature des activités du candidat et leur niveau.
Le livret 1 permet également d’indiquer si le candidat est demandeur d’un entretien avec le jury.
- Seconde série d’éléments (livret 2) : la ou les fiche(s) descriptive(s) des emplois et des activités caractéristiques choisis par le candidat, qui, renseignée(s) par le candidat, complète(nt) la première série d’éléments afin de permettre au jury d’évaluer l’étendue de la validation.
4.2.2 La vérification de la recevabilité de la demande
Le service rectoral compétent vérifie la recevabilité de la demande de VAE, au regard de la première série d’éléments d’informations fournies dans le livret 1 par le demandeur. La recevabilité de la demande constitue un préalable à l’étude de cette demande par le jury. Aussi, le dépôt du livret 2 peut intervenir en même temps que le dépôt du livret 1 ou seulement lorsque le candidat a reçu la notification de la recevabilité de sa demande.
Le service chargé de la recevabilité peut appuyer sa décision de recevabilité sur une expertise préalable de la demande conduite par le DAVA. Les corps d’inspection sont associés à la mise en œuvre de cette activité.
La décision de recevabilité, ou d’irrecevabilité motivée, est adressée au demandeur par le service compétent. Un candidat peut faire valoir la décision de recevabilité de sa demande dans toute autre académie que celle où elle a été prise.
Dans le cas où le livret 1 et le livret 2 ne sont pas déposés simultanément, le candidat dispose d’un délai d’un an, à compter de la date de décision de recevabilité, pour déposer le livret 2.
4.2.3 L’enregistrement de la candidature de la personne pour l’obtention du diplôme par la VAE
Pour se présenter au diplôme et voir sa demande de VAE examinée par le jury, le candidat doit être inscrit en vue de l’obtention du diplôme.
Le système informatique de gestion des examens (OCEAN), adapté à l’inscription au diplôme de ces candidats, est expérimenté depuis 2002-2003.
4.2.4 Périodicité de la VAE et délais de traitement des demandes
L’instruction de la recevabilité peut être organisée à tout moment. Le délai de traitement des demandes de VAE en vue de la vérification de la recevabilité ne saurait excéder huit semaines entre la date limite de dépôt fixée par les services académiques et les réponses aux demandeurs.
Afin de permettre une périodicité qui réponde aux attentes d’un public d’adultes, des réunions du jury consacrées à la validation des acquis de l’expérience ont lieu au moins deux fois par an. Les registres d’inscription pour l’obtention du diplôme par la VAE sont ouverts au moins deux fois par année civile. Une organisation permanente des réunions du jury ou des commissions d’examinateurs consacrées à la validation des acquis peut également être conçue.
Par ailleurs, les périodes consacrées à la validation des acquis de l’expérience et les calendriers correspondants (dates limites de dépôt des demandes, périodes de réunion des jurys, délais de communication des résultats aux candidats...) doivent être déterminés et portées à la connaissance du public afin de permettre aux candidats qui le souhaitent de se présenter dès que possible à l’évaluation complémentaire si celle-ci est prescrite.
Les délais nécessaires à l’examen d’une demande par le jury, à l’organisation de l’entretien et à la communication des résultats au candidat doivent être définis au regard de la qualité du service rendu au public.
Toutes les informations concernant l’organisation, les calendriers et les délais sont rendues publiques et doivent être connues des candidats.

5 - La fonction d’accompagnement du candidat

L’accompagnement, qui n’est pas obligatoire, se situe en aval de l’information et de l’étude personnalisée de la demande de VAE (cf. supra 4.1.1). Il est essentiel que le demandeur puisse, s’il le désire, bénéficier de ce service qui peut l’aider, d’une part à constituer un dossier facilitant le traitement des données par le jury et à préparer l’entretien, d’autre part à bâtir la suite de son parcours vers le diplôme.
L’aide apportée lors de l’accompagnement vise notamment la présentation des activités que le candidat a exercées et qui sont susceptibles de justifier sa demande de validation. L’objectif essentiel réside dans la description des activités effectives et dans l’apport d’informations pertinentes au regard du diplôme visé. Cet accompagnement prendra notamment la forme d’un entretien d’aide individuel, mais pourra aussi comporter d’autres modalités telles que des ateliers méthodologiques.
L’accompagnement est une étape importante pour le candidat dans la réalisation de son dossier et la présentation de la demande au jury. Dans ce sens, la prestation d’accompagnement assurée par le dispositif académique de validation des acquis doit répondre à des critères de qualité dans le strict respect de la déontologie. La crédibilité des prestations d’aide apportées aux demandeurs sera fondée sur la rigueur avec laquelle les services académiques habilités par le recteur les mettront en œuvre.
Des conseillers d’orientation-psychologues, des conseillers en formation continue, des formateurs, des enseignants exerçant dans des sections d’enseignement professionnel ou technologique, des professionnels... peuvent être appelés à intervenir dans l’accompagnement des personnes. Une attention particulière sera apportée au recrutement et à la formation de ces accompagnateurs, auxquels les corps d’inspection seront associés.
Une information sur la qualité des prestations sera portée à la connaissance du public.
Le cahier des charges à l’attention des opérateurs que vous aurez habilités à mettre en œuvre l’accompagnement portera sur :
- l’aptitude du dispositif à apporter les réponses aux demandeurs de VAE et aux entreprises ;
- la formation et la qualification des accompagnateurs ;
- la réactivité du dispositif et des services ;
- la pertinence des instruments et des méthodes utilisés ;
- les conditions d’accueil des demandeurs ;
- les délais de réponse aux demandeurs.
Les salariés peuvent prétendre à un congé pour VAE qui leur donne droit à une autorisation d’absence en vue de la participation à l’ensemble des opérations liées à la validation des acquis de l’expérience. L’accompagnement participe des actions de validation dont les dépenses sont imputables sur le plan de formation de l’entreprise et au titre du congé pour validation des acquis de l’expérience.
Plus généralement, la VAE faisant partie du champ de la formation professionnelle continue, les coûts de l’accompagnement peuvent faire l’objet d’une prise en charge par les différents acteurs qui participent aux dépenses de la formation professionnelle continue dans le cadre des dispositifs qu’ils financent. Une information et un conseil sur les possibilités de financement ainsi qu’une aide à la constitution éventuelle du dossier nécessaire à l’obtention de la prise en charge seront apportés aux demandeurs.
Le droit individuel à la validation des acquis de l’expérience, par les enjeux sociaux et économiques qu’il représente, exige que tout soit fait pour en réussir la mise en œuvre. En effet, la VAE contribue pleinement à l’élévation du niveau de qualification des personnes et participe ainsi des actions en faveur d’une meilleure compétitivité de l’économie. Elle permet l’accès aux diplômes nationaux de toutes celles et de tous ceux qui souhaitent faire reconnaître leur qualification sur le marché du travail national, et dans un espace européen des compétences et des qualifications qui appellent toujours plus de mobilité et exigent une lisibilité toujours plus grande des qualifications. Dans ce sens, une attention toute particulière doit être portée aux publics a priori les plus éloignés de la qualification. Elle renouvelle nos principes de l’évaluation et modifie le regard que nous portons sur la formation dans une perspective d’éducation et de formation tout au long de la vie.
Vous voudrez bien me faire connaître sous le présent timbre les éventuelles difficultés d’application de la présente circulaire.

Pour le ministre de la jeunesse, de l’éducation nationale et de la recherche
et par délégation,
Le directeur de l’enseignement scolaire
Jean-Paul de GAUDEMAR
Le directeur de l’enseignement supérieur
Jean-Marc MONTEIL