Le décret du 22 février 2002 abroge les régimes administratifs, budgétaires, financiers et comptables propres à chaque établissement et les remplace par un régime commun. Les arrêtés qui vont être pris pour chaque établissement permettront d’apporter les adaptations nécessaires à la situation de chacun d’entre eux. L’objet de la présente circulaire est double :
- éclairer et développer les dispositions du nouveau régime à partir des travaux préparatoires à cette réforme ;
- préciser le contenu des dossiers que les établissements présenteront en vue de la prise des arrêtés.
On se référera en lisant la présente circulaire au document budgétaire type qui y est joint.

I - Le budget

1 - Les nomenclatures de dépenses
Le décret détermine trois agrégats de destinations de dépenses et cinq natures de dépenses.
a) Les destinations des dépenses
La logique de constitution des trois agrégats ressort des items mentionnés par le décret pour leur constitution :
- le premier agrégat regroupe les activités conduites au niveau de chaque laboratoire ;
- le deuxième (“actions communes” ) regroupe les actions transversales qui soutiennent et prolongent la recherche ;
- le troisième (“fonctions support”) regroupe les prestations de services internes et les moyens communs de l’établissement.
Le décret prévoit la possibilité d’une réserve pour hausse des rémunérations ou des charges sociales. Dès lors que des dispositions législatives ou réglementaires nouvelles, prises en cours de gestion, justifient la mobilisation de cette réserve, les crédits concernés du budget pourront être abondés, après visa du contrôleur financier.
Sont en outre prévues, hors agrégats, des dotations d’emplois et de crédits à répartir (cf. le point 6) qui seront affectées à une destination de dépenses après visa du contrôleur financier.
Chaque établissement doit élaborer une nomenclature détaillant les destinations de dépenses au sein des trois agrégats. Les items mentionnés par le décret définissent le noyau commun de la nomenclature souhaitée.
Ils peuvent être complétés. Par exemple, la formation par la recherche, destination de l’agrégat “actions communes” non mentionnée par le décret, pourra être utilisée par certains établissements. D’autres ne l’utiliseront pas, parce qu’ils préfèrent recenser ces dépenses avec les moyens apportés aux unités de recherche. Un partage entre ces deux agrégats, correspondant à des modalités de gestion différentes, sera également possible.
Les destinations mentionnées par le décret peuvent aussi être scindées. La valorisation des résultats de la recherche, par exemple, pourra être détaillée en plusieurs postes. On veillera en ce cas à ce que les intitulés des items détaillés rappellent leur appartenance à un genre commun. S’agissant des moyens généraux du 3ème agrégat, c’est-à-dire des moyens non susceptibles d’être ventilés dans le 1er agrégat, ils seront, en fonction de l’organisation qui prévaut, décrits en un seul poste, en deux ou trois postes (moyens généraux des unités de recherche, des services territoriaux, des services centraux), ou plus. Il en va de même pour les dépenses immobilières.
Dans tous les cas, les choix doivent être guidés par le souci de traduire la réalité des responsabilités budgétaires et des circuits de gestion. Derrière chaque destination de dépenses il doit y avoir des acteurs responsables bien identifiés.
Le décret indique que l’agrégat “activité de recherche conduite par les unités” sera réparti entre les unités ou entre des groupes d’unités de recherche. Le choix dépend évidemment de leur nombre. Une information plus détaillée pourra être donnée dans le guide de procédures prévu ci-après.
La répartition dans le même agrégat entre les thèmes et programmes de recherche est le seul cas dans lequel des données analytiques ne correspondant pas à des responsabilités de gestion pourront être utilisées. Quand un établissement ne dispose pas d’un suivi direct des coûts des projets de recherche permettant de classer les dépenses par thèmes ou programmes, une méthode analytique pourra être utilisée. Par exemple : rattachement de chaque chercheur, équipe ou unité à un thème, puis calcul du coût du thème en ajoutant au coût des chercheurs une moyenne par tête, pour l’unité à laquelle ils appartiennent, des autres coûts. La méthode utilisée sera expliquée dans le dossier de préparation de l’arrêté d’établissement et résumée par une note de bas de tableau.
Si les crédits du premier agrégat sont présentés selon une double ventilation, ils sont en revanche gérés selon l’une ou l’autre de ces répartitions. L’établissement choisira un mode de gestion pour une longue période. Son système d’information sera construit en cohérence avec ce choix.
L’arrêté de nomenclature qui détaille les destinations de dépense, ne fixera que les principes de cette double ventilation du budget entre acteurs et entre thèmes et programmes de recherche, dont les listes relèvent de décisions de l’établissement.
Cet arrêté sera accompagné, au niveau de chaque établissement, d’un guide de procédures, adopté par le conseil d’administration, devra comprendre :
- la liste des unités et groupes d’unités de recherche ainsi que la liste des thèmes et programmes de recherche ;
- la définition précise de chacune des destinations de dépenses.
Les établissements doivent ainsi mettre en cohérence leur nouveau cadre budgétaire et leurs modalités de gestion.
b) Les natures de dépenses
Les cinq natures de dépenses forment des catégories très larges destinées à permettre une gestion aisée du croisement entre les destinations de dépenses et leurs différentes natures.
Sur les deux premières, se ventilent, de manière exhaustive, les dépenses de personnels, quels que soient le statut et le mode de rémunération : titulaires, remplaçants, vacataires, chercheurs associés, enseignants-chercheurs, personnels mis à disposition, contrats de recherche...
Le décret met à part les personnels financés sur emplois budgétaires sur lesquels un contrôle sera exercé.
Les dépenses de personnel sur emplois budgétaires doivent être ordonnancées de la même manière que toutes les autres dépenses, c’est-à-dire au niveau de chaque ligne de destination, afin de permettre l’adoption du compte financier dans une forme identique à celle du budget voté.
Le total des autres dépenses de personnel n’étant pas limitatif, il sera par exemple possible, en cours d’année, de conclure des contrats ou de répondre à des appels d’offres générant des recettes et des dépenses au-delà de la prévision globale pour cette catégorie de dépenses. Il est néanmoins nécessaire à la sincérité du budget que ces dépenses soient évaluées de la manière la plus exacte possible.
Les opérations d’investissement programmé se définissent soit par le caractère pluriannuel de l’exécution de la dépense (les restes à mandater ne relevant pas de cette logique) soit éventuellement, pour faciliter le suivi de certaines dépenses, par leur montant, par exemple lorsqu’il est supérieur à un seuil que précisera l’arrêté de nomenclature indiquant quelles destinations de dépenses peuvent comporter des AE.
2 - Les nomenclatures de recettes
Les quatre catégories définies par le décret doivent être détaillées pour chaque établissement en lignes de recettes correspondant au plan comptable. Ainsi, la catégorie “autres subventions et produits” comprendra une ligne intitulée “opérations financières-immobilisations” destinée à retracer en recettes les opérations patrimoniales. Les lignes, dont le nombre ne devra pas être excessif, seront le plus souvent des agrégations des comptes ou des subdivisions de comptes existantes.
3 - Limitativité des crédits
La gestion budgétaire est fortement assouplie par le nouveau régime :
- le nombre d’enveloppes limitatives de crédits est réduit à trois : le premier agrégat de destinations de dépenses et l’ensemble formé par les deux autres agrégats, ainsi que le montant total des dépenses de personnel sur emplois budgétaires ;
- l’ensemble des recettes est affecté à l’ensemble des dépenses. Il ne sera plus nécessaire, par exemple, de virer des ressources propres d’une section qui les reçoit vers d’autres qui les dépensent.
Sous réserve du respect des enveloppes limitatives, l’établissement pourra organiser une fongibilité des crédits, au-delà de l’allocation de dotations globales de fonctionnement et d’équipement aux unités de recherche qui sera évidemment poursuivie. La répartition, dans le budget, des destinations de dépenses par natures de dépenses n’a pas pour effet de donner un caractère limitatif aux répartitions prévues, mais d’asseoir la qualité de la prévision, du compte rendu et du débat budgétaire.
La gestion croisée de crédits fongibles classés par destination et d’une enveloppe limitative de dépenses de personnel sur emplois budgétaires au niveau de l’établissement, oblige cependant à une gestion distincte de ces dépenses de personnel. Les établissements indiqueront, dans leur dossier de proposition d’arrêté ministériel, les procédures existantes ou à mettre en place permettant à la fois de faire bénéficier les acteurs de l’établissement du maximum de fongibilité et de gérer le plafond global de dépenses de personnel sur emplois budgétaires.
4 - Le suivi des opérations programmées
Les opérations d’investissement programmé et les autres opérations en capital donnent lieu à l’ouverture d’autorisations d’engagement (AE). Le suivi de ces opérations, reflétant le résultat de la comptabilité des programmes d’investissement, est effectué par l’ordonnateur au moyen des tableaux suivants :
- le tableau de suivi par opération des engagements et des mandatements des AE affectées ;
- le tableau de suivi global des affectations d’AE et des mandatements de CP (en flux annuels) ;
- le tableau de suivi global des AE et des CP (en stock).
Ces tableaux, dont les modèles sont joints à la présente circulaire, seront annexés au budget de l’établissement.
Pour les opérations d’investissement programmé, les recettes contractuelles peuvent générer des autorisations d’engagement au-delà des recettes effectivement perçues dans l’exercice, sous réserve d’un engagement de la partie contractante formalisé dans une convention, et dans la limite du montant apporté par cette partie.
5 - Annexes
Le budget, outre le document dont la présentation associée au budget est prescrite par l’article 13, comportera six annexes :
- le tableau des emplois budgétaires (article 4) ;
- le calcul des dépenses de personnel ;
- la ventilation des contrats de recherche et des soutiens finalisés, par unité ou groupe d’unités de recherche qui en est à l’origine, sauf dérogation prévue à l’article 5 ;
- l’état du fonds de roulement lorsqu’une augmentation ou une diminution est prévue (art. 6) ;
- les tableaux de suivi des opérations programmées (par opération et globalement) (art. 10) ;
- le budget exécuté de l’année n - 2, le budget voté de l’année n - 1 et la prévision d’exécution de l’année n - 1 (art. 12), présentés dans le même format que celui de leur vote.
D’autres annexes seront définies en fonction des besoins de chaque établissement.
6 - Assouplissements
Pour permettre l’adaptation des procédures de gestion, une mise en œuvre échelonnée à partir du 1er janvier 2004 a été prévue.
Les difficultés de prévision budgétaire détaillée pour certaines dépenses pourront donner lieu à la constitution de dotations hors agrégats d’emplois et de crédits à répartir. Les besoins auxquels répondent ces dotations devront être précisés afin de déterminer leurs montants dans les limites fixées par le décret.
Le décret ouvre en outre la possibilité de déroger, par arrêté ministériel, à la ventilation, au stade du budget, des contrats de recherche et soutien finalisés par unité ou groupe d’unités qui en est à l’origine.

II - Présentation de l’ensemble des apports à l’activité conduite par les unités de recherche

1 - Le périmètre du recensement
L’objet de cette présentation est de donner une vision synthétique des ressources mobilisées par les différentes unités ou groupes d’unités de recherche et par les différents thèmes et programmes de recherche classés selon leurs finalités. Il faut pour cela rassembler l’information sur les ressources apportées par l’établissement et sur celles, apportées par ses partenaires dans les unités, ne transitant pas par le budget de l’établissement.
Le recensement porte sur les moyens de l’activité conduite directement par les unités de recherche. Ce périmètre correspond exactement au premier agrégat du budget. Il exclut donc les actions communes et les fonctions support gérées à l’extérieur des unités.
2 - Les données extrabudgétaires rassemblées
Nonobstant la méconnaissance du coût des personnels rémunérés par les partenaires et l’absence d’homogénéité des grilles d’analyse des dépenses utilisées par les différents partenaires, il est apparu possible de présenter l’ensemble des ressources en distinguant deux natures d’apports :
- les effectifs de personnels par catégorie (chercheurs ; enseignants-chercheurs ; ingénieurs, techniciens et assimilés) ;
- les ressources financières notamment les dotations budgétaires apportées par les partenaires aux unités, à l’exclusion de celles affectées à des dépenses de personnel statutaire.
Il sera indiqué, dans les dossiers de proposition des arrêtés ministériels, quelles sources de données seront utilisées (applications de gestion, comptes rendus prévus par les conventions avec les partenaires, enquêtes auprès des unités et des partenaires...).
Les établissements travailleront à améliorer les modalités de ce recensement.
3 - La portée de la présentation
La présentation a valeur indicative.
Elle sera établie pour les données les plus récentes qui auront pu être rassemblées.
Les établissements travailleront à créer les conditions qui permettront à terme de réaliser le même recensement au stade de la prévision budgétaire.
4 - Les annexes
À la présentation seront jointes trois annexes :
- la liste des partenaires dans les unités ;
- la liste des unités gérant des partenariats ;
- les apports constatés pour l’année précédant celle de la présentation principale, de manière à mettre en évidence l’évolution d’une année sur l’autre des données rassemblées.

III - Les objectifs et les résultats

1 - Les buts de la démarche
Ce troisième document vise à éclairer les choix budgétaires par la présentation des objectifs poursuivis par l’établissement et par la mesure de leur réalisation :
- les établissements s’attacheront à montrer la cohérence entre les orientations stratégiques de leur action et leurs orientations budgétaires ;
- de même, les objectifs visés seront placés en regard des résultats constatés.
Le document ne vise pas à calibrer des dotations budgétaires.
Les indicateurs de résultats seront présentés de manière à permettre une lecture en évolution, sur le moyen terme plus que sur l’année. Ils seront utilement accompagnés de notes méthodologiques.
Le lien avec les moyens budgétaires mobilisés sera établi soit au niveau de l’ensemble de l’établissement pour les objectifs de nature transversale, soit au niveau des agrégats budgétaires, soit, quand cela est possible, au niveau des destinations de dépenses détaillées.
2 - Les objectifs
On cherchera à couvrir un spectre large et équilibré d’objectifs déclinés selon trois axes d’analyse.
- L’efficacité finale (ou efficacité socio-économique) vise à apprécier l’impact sur la société des actions de l’établissement dans l’accomplissement de ses missions. On cherchera à mesurer le rapport entre les réalisations et les objectifs visés. Par exemple, pour l’activité de recherche : production scientifique et technique ; pour l’action spécifique de valorisation : partenariats économiques et créations d’entreprises, revenus procurés.
- Les objectifs de qualité, tant pour l’activité de recherche proprement dite que pour la gestion interne de l’établissement.
- Les objectifs d’efficacité dans la gestion des ressources (ou d’efficience). Cet axe d’analyse de la performance est centré sur les produits des activités, que l’on rapporte aux moyens consommés.

IV - Le format général du document budgétaire

Le document comprendra les trois tableaux de synthèse dont le modèle est joint à la circulaire. Figureront ensuite les annexes obligatoires ou propres à l’établissement. L’ensemble de ces annexes seront clairement raccordées aux tableaux de synthèse par le moyen suivant : le titre de l’annexe renverra à la ligne, à la colonne ou à la case du tableau de tête qui est développée au moyen de cette annexe. La présentation des annexes sera donc unifiée sous la forme de “zooms” des tableaux de tête.
Le dossier de proposition d’un arrêté ministériel comportera une maquette de document budgétaire complet, contenant chaque fois que possible, à titre d’exemple, les données afférentes à un exercice budgétaire passé et, en tout état de cause, les nomenclatures proposées, les objectifs et les indicateurs de résultats ainsi que les notes méthodologiques.


Pour le ministre de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche
et par délégation,
Le directeur des affaires financières
Michel DELLACASAGRANDE
Pour le ministre de l’économie, des finances et de l’industrie
et par délégation,
Par empêchement du directeur du budget,
Le sous-directeur
Hugues BIED-CHARRETON

Annexes

Ces annexes sont au format PDF annexes.pdf - 6 pages, 29 Ko Si vous n'avez pas ACROBAT READER pour visualiser et imprimer ce fichier, téléchargez ce logiciel gratuit à cette adresse http://www.adobe.fr/products/acrobat/readstep2.html