L’article 1-2 du décret du 17 janvier 1986 précité prévoit la création de commissions consultatives paritaires (CCP) compétentes à l’égard des agents non titulaires, dont un arrêté ministériel doit déterminer la composition, l’organisation et le fonctionnement.

L’arrêté du 7 mars 2008 publié au Journal officiel de la République française du 11 avril 2008 permet la création auprès de chaque recteur d’académie et du vice-recteur de Mayotte d’une commission compétente à l’égard des agents non titulaires exerçant leurs fonctions dans les domaines administratif, technique, social et de santé.
La présente circulaire a pour objet de présenter les dispositions de l’arrêté du 7 mars 2008 précité s’agissant de son champ d’application, de la procédure électorale, des attributions et du fonctionnement des commissions consultatives paritaires.

Les dispositions de l’arrêté du 7 mars 2008 précité s’appliquent aux agents non titulaires de droit public exerçant leurs fonctions dans les domaines administratif, technique, social et de santé dans les services et établissements suivants :
- services déconcentrés relevant du ministre chargé de l’éducation nationale ;
- établissements publics locaux d’enseignement ;
- établissements publics relevant du ministre chargé de l’enseignement supérieur autres que ceux d’enseignement supérieur. Sont concernés, les agents en fonctions au CNOUS et dans les CROUS à l’exception des personnels ouvriers des œuvres universitaires et scolaires, qui sont représentés dans des instances paritaires spécifiques ;
- services déconcentrés et établissements publics relevant du ministre chargé de la jeunesse et des sports, pour les agents dont le contrat a été conclu par le recteur d’académie auprès de qui la commission est placée.
Ne sont pas concernés, les agents en fonctions dans les établissements publics nationaux administratifs relevant du ministre chargé de l’éducation nationale (ONISEP, CNDP et CRDP, CEREQ, CNED, CIEP, etc.).
Sont également exclus du champ des commissions consultatives paritaires les agents non titulaires qui ne relèvent pas du décret du 17 janvier 1986, notamment :
- les vacataires au sens strict, définis par le Conseil d’État comme des agents recrutés pour une tâche précise ne répondant pas à un besoin durable et continu et qui ne se trouvent pas dans une position de subordination vis-à-vis de l’administration ;
- les agents titulaires de contrats de droit privé tels que les contrats aidés ;
- les agents recrutés par les groupements d’intérêt public (GIP), notamment ceux relevant du décret du 28 août 2001 (1).

(1) Décret n° 2001-757 du 28 août 2001 pris en application de l’article L423-1 du code de l’éducation et relatif aux groupements d’intérêt public constitués entre l’État et des personnes morales de droit public ou de droit privé dans le domaine de la formation continue, de la formation et de l’insertion professionnelles.

A. Qualité d’électeur
En application de l’article 10 de l’arrêté du 7 mars 2008, sont électeurs, au titre d’un niveau de catégorie, les agents non titulaires qui remplissent les conditions suivantes :
- justifier d’un contrat d’une durée minimale de six mois en cours à la date du scrutin dans un service ou un établissement situé dans le ressort territorial de la commission ;
- être, à la date du scrutin, en fonctions depuis au moins un mois ou en congé rémunéré, en congé parental ou en congé non rémunéré autre que ceux prévus aux articles 20 (congé sans traitement), 22 (congé pour convenances personnelles) et 23 (congé pour création d’entreprise) du décret du 17 janvier 1986 précité.
Pour apprécier si l’agent remplit les conditions d’ancienneté requises, il n’y a pas lieu d’opérer de distinction en fonction de la nature du contrat (durée déterminée ou indéterminée) et de la quotité de service (temps plein, temps partiel ou temps incomplet).
B. Vote sur sigle
Le mode de scrutin retenu est un scrutin “sur sigle” à un tour, à la proportionnelle, avec attribution des sièges restants à la plus forte moyenne (cf. annexe I).
Cela induit que les organisations syndicales sont elles-mêmes candidates à l’élection. Il n’y a pas à constituer de listes de candidats.
Toute organisation syndicale régulièrement constituée (2) peut participer au scrutin.
Aucune condition de représentativité, au sens de la loi du 11 janvier 1984 précitée, n’est exigée.
Lors du dépôt des candidatures, un récépissé est délivré au délégué représentant l’organisation candidate. Ce récépissé ne peut en aucun cas être considéré comme valant reconnaissance de la recevabilité de la candidature déposée.
S’agissant d’un scrutin à un tour, il n’y a pas d’exigence de quorum.
À l’issue de l’élection, les sièges sont répartis entre les organisations syndicales. Chaque organisation syndicale désigne le ou les agents qui occuperont effectivement le ou les sièges attribués dans le délai de quinze jours à compter de la proclamation des résultats.

(2) Une organisation syndicale est une organisation qui répond aux dispositions des articles L 411-1 et suivants du code du travail. Elle doit notamment avoir déposé ses statuts et les noms de ses administrateurs à la mairie de la localité où le syndicat est établi.
De plus, elle doit avoir exclusivement pour objet l’étude et la défense des droits et la promotion d’intérêts collectifs et individuels des agents.

C. Désignation des représentants du personnel
Au sein des CCP, la représentation des personnels est assurée par niveau de catégorie (A, B et C) au sens de l’article 29 de la loi du 11 janvier 1984 précitée.
De ce fait, il convient d’organiser trois scrutins pour procéder à la désignation des représentants des personnels.
Les représentants du personnel désignés par les organisations syndicales doivent satisfaire aux conditions fixées par l’article 21 de l’arrêté du 7 mars 2008 précité.
Il s’agit d’agents non titulaires qui, à la date de désignation, justifient d’un contrat en cours d’une durée minimale de six mois dans un des établissements ou services mentionnés ci-dessus et situés dans le ressort territorial de la commission et qui, à cette même date, sont en activité, en congé rémunéré, en congé parental ou en congé non rémunéré autre que ceux prévus aux articles 20 (congé sans traitement), 22 (congé pour convenances personnelles) et 23 (congé pour création d’entreprise) du décret du 17 janvier 1986 précité.
Ne peuvent être désignés les agents en congé de grave maladie au titre de l’article 13 du décret du 17 janvier 1986 précité, les agents frappés d’une des incapacités prononcées par les articles L. 5 à L. 7 du code électoral et les agents frappés d’une exclusion temporaire de fonctions, à moins qu’ils n’aient été amnistiés ou qu’ils n’aient bénéficié d’une décision acceptant leur demande tendant à ce qu’aucune trace de la sanction prononcée ne subsiste à leur dossier.
Les conditions exposées ci-dessus s’appliquent également pour le remplacement des représentants du personnel en cours de mandat.

Les attributions des CCP sont fixées par l’article 22 de l’arrêté du 7 mars 2008 précité.
Les CCP doivent être obligatoirement consultées sur les décisions individuelles relatives aux licenciements intervenant postérieurement à la période d’essai et aux sanctions disciplinaires autres que l’avertissement et le blâme.
En application des articles 43-1 et suivants du décret du 17 janvier 1986 précité, l’agent à l’encontre duquel la sanction disciplinaire est envisagée a droit à la communication de l’intégralité de son dossier individuel et de tous documents annexes. Il a également droit à se faire assister par les défenseurs de son choix. L’administration doit informer l’intéressé de son droit à communication du dossier.
Lorsque la CCP est appelée à siéger, seuls les représentants titulaires du personnel et, éventuellement, leurs suppléants représentant le niveau de catégorie auquel appartient l’agent et ceux représentant le niveau de catégorie immédiatement supérieur ainsi qu’un nombre égal de représentants de l’administration, sont appelés à délibérer.
Lorsque l’agent dont le cas est soumis à l’examen de la commission relève du niveau de la catégorie A, le ou les représentants de ce niveau de catégorie siègent avec leurs suppléants, qui ont alors une voix délibérative.
En outre, les CCP peuvent être consultées sur toute question d’ordre individuel relative à la situation professionnelle des agents. Elles peuvent, par exemple, être consultées sur les refus opposés à des demandes de congés, de travail à temps partiel ou de mise à disposition.

A. Règlement intérieur
L’article 24 de l’arrêté du 7 mars 2008 prévoit que chaque commission élabore son règlement intérieur. Un règlement intérieur type figure en annexe de la présente circulaire (cf. annexe II).
B. Secrétariat
Le secrétariat de chaque commission est assuré par un représentant de l’administration qui peut ne pas être membre de la commission. Dans ce cas, le secrétaire ne peut pas participer aux délibérations.
Qu’il soit ou non membre de la commission, le secrétaire est tenu à l’obligation de discrétion professionnelle.
Le secrétaire adjoint est désigné parmi les représentants du personnel, titulaires ou suppléants. Cette désignation est effectuée conformément à la proposition émise par la majorité des représentants du personnel ayant voix délibérative.
C. Présence d’experts et des suppléants
Les suppléants peuvent assister aux séances de la commission sans pouvoir prendre part aux débats. Ils ne disposent d’une voix délibérative que s’ils siègent en remplacement de représentants titulaires défaillants.
Les représentants suppléants, tant de l’administration que du personnel, ne sont pas “rattachés” à des représentants titulaires déterminés. Par conséquent, chaque représentant suppléant a vocation à remplacer tout représentant titulaire empêché de prendre part au vote.
Les représentants suppléants de l’administration ou du personnel qui n’ont pas été convoqués pour remplacer un représentant titulaire peuvent assister aux réunions de la commission, mais sans pouvoir prendre part aux débats et aux votes. Ils sont informés de la tenue des réunions de la commission.
L’administration ou les représentants du personnel peuvent demander l’audition d’un ou plusieurs experts sur un point inscrit à l’ordre du jour. Il appartient au président de la commission de décider de la suite à donner à une telle demande. Tout expert convoqué par le président ne peut assister qu’à la partie des débats, à l’exclusion du vote, relative aux questions pour lesquelles sa présence a été demandée.
Peut être convoquée en qualité d’expert, toute personne spécialement qualifiée pour éclairer, avant qu’ils ne rendent leurs avis, les membres de la commission sur la question en débat.
Le recours à un expert est notamment conseillé à chaque fois que la commission sera amenée à examiner la situation d’un agent exerçant des fonctions de médecin, d’infirmier ou d’assistant de service social. En effet, les personnes exerçant ces professions sont soumises, en sus de leurs devoirs professionnels d’agents de droit public, à différentes obligations professionnelles spécifiquement imposées aux professionnels de la santé et de l’action sociale (notamment le secret professionnel et l’indépendance professionnelle).
D. Facilités accordées aux membres de la commission
Afin de permettre aux membres de la commission de remplir les fonctions pour lesquelles ils ont été désignés, toutes facilités doivent leur être accordées par l’administration.
L’ensemble des pièces et documents nécessaires à l’accomplissement de leur mission doit être communiqué aux membres de la commission au moins huit jours avant la date de la réunion. Certaines de ces pièces ou certains de ces documents peuvent avoir un caractère nominatif sans que cela soit contraire au principe de non-communication des documents nominatifs. En effet, ce principe ne saurait faire obstacle à la communication aux membres de la commission de toutes les pièces et de tous les documents à caractère nominatif dont la connaissance est nécessaire à l’exercice de leur mission.
Les membres de la commission manqueraient à une obligation légale s’ils rendaient publics les pièces et les documents à caractère nominatif qui sont portés à leur connaissance par l’administration. De même, ils sont soumis à l’obligation de discrétion professionnelle mentionnée à l’article 31 de l’arrêté du 7 mars 2008 précité en ce qui concerne tous les faits et documents dont ils ont eu connaissance.
Par ailleurs, afin de leur permettre de participer aux réunions de la commission, une autori sation spéciale d’absence est accordée, sur simple présentation de leur convocation, aux représentants titulaires du personnel et aux représentants suppléants du personnel appelés à remplacer les représentants titulaires défaillants ainsi qu’aux experts convoqués par le président de la commission.
La durée de cette autorisation d’absence comprend :
- la durée prévisible de la réunion ;
- les délais de route ;
- un temps égal à la durée prévisible de la réunion, qui est destiné à la préparation et au compte rendu des travaux de la commission dans le respect de l’obligation de discrétion professionnelle. Ce temps ne saurait être inférieur à une demi-journée, ni excéder deux journées.
Sur simple présentation de la lettre de l’administration les informant de la tenue d’une réunion de la commission, les représentants suppléants du personnel qui souhaitent assister à cette réunion sans avoir voix délibérative et sans pouvoir prendre part aux débats ont également droit à une autorisation d’absence calculée selon les modalités définies ci-dessus.
Les membres de la commission convoqués pour assister avec voix délibérative aux travaux de la commission sont indemnisés de leurs frais de déplacement et de séjour dans les conditions fixées par le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’État. Il en va de même pour les experts convoqués par le président de la commission.

Pour le ministre de l’éducation nationale
et par délégation,
Le directeur général des ressources humaines
Thierry LE GOFF

Annexe I

NOMBRE DE SIÈGES ATTRIBUÉS À CHAQUE ORGANISATION SYNDICALE

Les deux principes sont les suivants : d’une part, chaque organisation syndicale a droit à autant de sièges de représentants titulaires que le nombre de voix recueillies par elle contient de fois le quotient électoral et d’autre part, les sièges de représentants titulaires restant éventuellement à pourvoir sont attribués suivant la règle de la plus forte moyenne.

Hypothèses de travail

- Nombre de représentants du personnel : 2 titulaires et 2 suppléants (si le nombre total d’agents relevant d’une même catégorie est supérieur ou égal à 40 et inférieur à 300)
- Nombre d’inscrits : 60
- Nombre de suffrage exprimés : 52
- Nombre d’organisations syndicales candi dates : 3
Quotient électoral = nombre de suffrages exprimés/nombre de représentants titulaires : 52/2 = 26
Nombre de voix recueillies par les OS :
- OS X - 30 voix
- OS Y : 14 voix
- OS Z : 8 voix

Détermination selon le quotient électoral du nombre de sièges acquis par chaque organisation

OS X - 30/26 = 1,15 soit 1 siège
OS Y : 14/26 = 0,53 pas de siège
OS Z : 8/26 = 0,03 pas de siège
Il reste donc 1 siège à attribuer selon le principe de la plus forte moyenne :

Attribution du 2ème siège : ce siège est attribué fictivement à chaque organisation :
OS X - 30/2 = 15
OS Y : 14/1 = 14
OS Z : 8/1 = 8
La plus forte moyenne est obtenue par l’organisation syndicale X qui obtiendra un siège supplémentaire.

Résultats :

OS X - 2
OS Y : 0
OS Z : 0

Annexe II

RÈGLEMENT INTÉRIEUR TYPE DES COMMISSIONS CONSULTATIVES PARITAIRES

Article 1 - Le présent règlement intérieur a pour objet de fixer les conditions de fonctionnement de la commission consultative paritaire.
Article 2 - Le président de la commission peut, en cas d’empêchement, se faire remplacer par un autre représentant de l’administration, membre de la commission.
Article 3 - Le président convoque les membres titulaires de la commission, en principe, quinze jours avant la date de la réunion. Il en informe, le cas échéant, leur chef de service.
Tout membre titulaire de la commission qui ne peut pas répondre à la convocation doit en informer immédiatement le président.
S’il s’agit d’un représentant titulaire de l’administration, le président convoque alors l’un des représentants suppléants de l’administration.
S’il s’agit d’un représentant titulaire du personnel, le président convoque le suppléant désigné au titre de la même catégorie et de la même organisation syndicale que le représentant titulaire empêché.
Au début de la réunion, le président communique à la commission la liste des participants.
Article 4 - Les experts sont convoqués par le président de la commission quarante-huit heures au moins avant l’ouverture de la réunion.
Article 5 - L’ordre du jour de chaque réunion de la commission est arrêté par le président. Cet ordre du jour, accompagné autant que possible des documents qui s’y rapportent, est adressé aux membres de la commission en même temps que les convocations.
S’ils ne peuvent pas être transmis en même temps que les convocations et l’ordre du jour, les documents qui se rapportent à cet ordre du jour doivent être adressés aux membres de la commission au moins huit jours avant la date de la réunion.
Dans le cas où la transmission de certains documents s’avère difficile, une procédure de consultation sur place est organisée. Les modalités d’une telle consultation sur place sont définies à la suite d’une concertation entre l’établissement et les représentants du personnel au sein de la commission.
Article 6 - Si les conditions de quorum exigées par le second alinéa de l’article 27 de l’arrêté du 7 mars 2008 ne sont pas remplies, une nouvelle convocation est envoyée dans le délai de 8 jours aux membres de la commission qui siège valablement si la moitié des membres sont présents.
Article 7 - Après avoir vérifié que le quorum est réuni, le président de la commission ouvre la réunion en rappelant les questions inscrites à l’ordre du jour.
La commission, à la majorité des membres présents ayant voix délibérative, décide, le cas échéant, d’examiner les questions dans un ordre différent de celui fixé par l’ordre du jour.
Article 8 - Le président est chargé de veiller à l’application des dispositions réglementaires auxquelles sont soumises les délibérations de la commission ainsi qu’à l’application du présent règlement intérieur. D’une façon plus générale, il est chargé d’assurer la bonne tenue et la discipline des réunions.
Article 9 - Le secrétariat est assuré par un représentant de l’établissement qui peut n’être pas membre de la commission.
Article 10 - Le secrétaire adjoint est désigné par la commission conformément à la proposition émise par les représentants du personnel ayant voix délibérative. Ce secrétaire adjoint peut être soit un représentant du personnel ayant voix délibérative, soit un représentant suppléant du personnel assistant, conformément aux dispositions de l’article 25 de l’arrêté du 7 mars 2008, aux réunions de la commission sans pouvoir prendre part aux débats et aux votes.
Article 11 - Les représentants suppléants de l’établissement et du personnel qui n’ont pas été convoqués pour remplacer un représentant titulaire défaillant peuvent assister aux réunions de la commission, mais sans pouvoir prendre part aux débats et aux votes. Ces représentants suppléants sont informés par le président de la commission de la tenue de chaque réunion. Le président de la commission en informe également, le cas échéant, leur chef de service.
L’information des représentants suppléants prévue à l’alinéa précédent comporte l’indication de la date, de l’heure, du lieu et de l’ordre du jour de la réunion, ainsi que la transmission, dans les conditions définies à l’article 5 du présent règlement intérieur, de tous les documents communiqués aux membres de la commission convoqués pour siéger avec voix délibérative.
Article 12 - Les documents utiles à l’information de la commission, autres que ceux communiqués dans les conditions définies à l’article 5 du présent règlement intérieur, peuvent être lus ou distribués pendant la réunion, à la demande d’au moins un des membres de la commission ayant voix délibérative.
Article 13 - La commission émet ses avis à la majorité des membres présents ayant voix délibérative.
Tout membre présent ayant voix délibérative peut demander qu’il soit procédé à un vote sur des propositions formulées par les représentants de l’établissement ou des propositions émanant d’un ou de plusieurs représentants du personnel ayant voix délibérative.
En toute matière, il ne peut être procédé à un vote avant que chaque membre présent ayant voix délibérative ait été invité à prendre la parole.
S’il est procédé à un vote, celui-ci a normalement lieu à main levée. Toutefois, à la demande de l’un des membres de la commission ayant voix délibérative, le vote a lieu à bulletin secret. Les abstentions sont admises. Aucun vote par délégation n’est admis.
Article 14 - Le président peut décider une suspension de séance. Il prononce la clôture de la réunion après épuisement de l’ordre du jour.
Article 15 - Le secrétaire de la commission, assisté par le secrétaire adjoint, établit le procès-verbal de la réunion.
Ce document comporte la répartition des votes, sans indication nominative.
Le procès-verbal de la réunion, signé par le président et contresigné par le secrétaire ainsi que par le secrétaire adjoint, est transmis, dans un délai d’un mois, à chacun des membres titulaires et suppléants de la commission.