L’article 1-2 du décret du 17 janvier 1986 précité prévoit la création de commissions consultatives paritaires (CCP) compétentes à l’égard des agents non titulaires, dont un arrêté ministériel doit déterminer la composition, l’organisation et le fonctionnement.
L’arrêté du 8 avril 2008 publié au Journal officiel de la République française du 30 avril 2008 prévoit la création de CCP compétentes à l’égard des agents non titulaires exerçant leurs fonctions dans les établissements publics d’enseignement supérieur.
Il est proposé d’instituer une CCP auprès de chaque président ou directeur d’établissement, en ouvrant la possibilité de créer une commission commune à plusieurs établissements si les chefs d’établissement le souhaitent, à l’instar de ce qui existe pour les commissions paritaires d’établissement (CPE).
La présente circulaire a pour objet de présenter les dispositions de l’arrêté du 8 avril 2008 précité s’agissant de son champ d’application, de la procédure électorale, des attributions et du fonctionnement des commissions consultatives paritaires.

Les dispositions de l’arrêté du 8 avril 2008 précité s’appliquent à l’ensemble des agents non titulaires de droit public exerçant leurs fonctions dans les établissements publics d’enseignement supérieur relevant du ministre chargé de l’enseignement supérieur.
Les agents concernés exercent leurs fonctions dans les domaines administratif, technique, social et de santé ou de l’enseignement.
Pour les agents non titulaires exerçant des fonctions dans le domaine de l’enseignement, ce sont ceux qui assurent notamment des fonctions d’attaché temporaire d’enseignement supérieur, de lecteur de langue étrangère et de maître de langue étrangère, de répétiteur de langue étrangère et de maître de langue étrangère de l’institut national des langues et civilisations orientales, de moniteur, d’agent temporaire vacataire et de chargé d’enseignement vacataire et d’enseignant contractuel des établissements d’enseignement supérieur.
Toutefois, ne sont pas concernés les maîtres de conférence et les professeurs des universités associés et invités et les autres enseignants associés ou invités.
Sont également exclus du champ des commissions consultatives paritaires les agents qui ne relèvent pas du décret du 17 janvier 1986 précité, notamment :
- les vacataires au sens strict, définis par le Conseil d’État comme des agents recrutés pour une tâche précise ne répondant pas à un besoin durable et continu et qui ne se trouvent pas dans une position de subordination vis-à-vis de l’administration ;
- les agents titulaires de contrats de droit privé tels que les contrats aidés ;
- les agents recrutés par les groupements d’intérêt public (GIP).

A. Qualité d’électeur
En application de l’article 10 de l’arrêté du 8 avril 2008 précité, sont électeurs, au titre d’un niveau de catégorie, les agents non titulaires qui remplissent les conditions suivantes :
- justifier d’un contrat d’une durée minimale de six mois en cours à la date du scrutin dans l’établissement ou dans un des établissements en cas de CCP commune à plusieurs établissements ;
- être, à la date du scrutin, en fonctions depuis au moins un mois ou en congé rémunéré, en congé parental ou en congé non rémunéré autre que ceux prévus aux articles 20 (congé sans traitement), 22 (congé pour convenances personnelles) et 23 (congé pour création d’entreprise) du décret du 17 janvier 1986 précité.
Pour apprécier si l’agent remplit les conditions d’ancienneté requises, il n’y a pas lieu d’opérer de distinction en fonction de la nature du contrat (durée déterminée ou indéterminée) et de la quotité de service (temps plein, temps partiel ou temps incomplet).
B. Vote sur sigle
Le mode de scrutin retenu est un scrutin “sur sigle” à un tour, à la proportionnelle, avec attribution des sièges restants à la plus forte moyenne (cf. annexe I).
Cela induit que les organisations syndicales sont elles-mêmes candidates à l’élection. Il n’y a pas à constituer de listes de candidats.
Toute organisation syndicale régulièrement constituée peut participer au scrutin (1).
Lors du dépôt des candidatures, un récépissé est délivré au délégué représentant l’organisation candidate.
S’agissant d’un scrutin à un tour, il n’y a pas d’exigence de quorum.
À l’issue de l’élection, les sièges sont répartis entre les organisations syndicales. Chaque organisation syndicale désigne le ou les agents qui occuperont effectivement le ou les sièges attribués dans le délai de quinze jours à compter de la proclamation des résultats.
C. Désignation des représentants du personnel
Au sein des CCP, la représentation des personnels est assurée par niveau de catégorie (A, B et C) au sens de l’article 29 de la loi du 11 janvier 1984 précitée. De ce fait, il convient d’organiser trois scrutins pour procéder à la désignation des représentants des personnels.
Les représentants du personnel désignés par les organisations syndicales doivent satisfaire aux conditions fixées par l’article 21 de l’arrêté du 8 avril 2008 précité.
Il s’agit d’agents non titulaires qui, à la date de désignation, justifient d’un contrat en cours d’une durée minimale de six mois dans l’établissement ou dans un des établissements en cas de CCP commune et qui, à cette même date, sont en activité, en congé rémunéré, en congé parental ou en congé non rémunéré autre que ceux prévus aux articles 20 (congé sans traitement), 22 (congé pour convenances personnelles) et 23 (congé pour création d’entreprise) du décret du 17 janvier 1986 précité.
Ne peuvent être désignés les agents en congé de grave maladie au titre de l’article 13 du décret du 17 janvier 1986 précité, les agents frappés d’une des incapacités prononcées par les articles L. 5 à L. 7 du code électoral et les agents frappés d’une exclusion temporaire de fonctions, à moins qu’ils n’aient été amnistiés ou qu’ils n’aient bénéficié d’une décision acceptant leur demande tendant à ce qu’aucune trace de la sanction prononcée ne subsiste à leur dossier.
Les conditions exposées ci-dessus s’appliquent également pour le remplacement des représentants du personnel en cours de mandat.

(1) Une organisation syndicale est une organisation qui répond aux dispositions des articles L 411-1 et suivants du code du travail. Elle doit notamment avoir déposé ses statuts et les noms de ses administrateurs à la mairie de la localité où le syndicat est établi. De plus, elle doit avoir exclusivement pour objet l’étude et la défense des droits et la promotion d’intérêts collectifs et individuels des agents.

Les attributions des CCP sont fixées par l’article 22 de l’arrêté du 8 avril 2008 précité ; les CCP étant exclusivement consultées sur des questions d’ordre individuel, elles siègent toujours en formation restreinte.
Les CCP doivent être obligatoirement consultées sur les décisions individuelles relatives aux licenciements intervenant postérieurement à la période d’essai et aux sanctions disciplinaires autres que l’avertissement et le blâme.
En application des articles 43-1 et suivants du décret du 17 janvier 1986, l’agent à l’encontre duquel la sanction disciplinaire est envisagée a droit à la communication de l’intégralité de son dossier individuel et de tous documents annexes. Il a également droit à se faire assister par les défenseurs de son choix. L’administration doit informer l’intéressé de son droit à communication du dossier.
Lorsque la CCP est appelée à siéger, seuls les représentants titulaires du personnel et, éventuellement, leurs suppléants représentant le niveau de catégorie auquel appartient l’agent et ceux représentant le niveau de catégorie immédiatement supérieur ainsi qu’un nombre égal de représentants de l’administration, sont appelés à délibérer.
Lorsque l’agent dont le cas est soumis à l’examen de la commission relève du niveau de la catégorie A, le ou les représentants de ce niveau de catégorie siègent avec leurs suppléants, qui ont alors une voix délibérative.
En outre, les CCP peuvent être consultées sur toute question d’ordre individuel relative à la situation professionnelle des agents. Elles peuvent, par exemple, être consultées sur les refus opposés à des demandes de congés, de travail à temps partiel ou de mise à disposition.

A. Règlement intérieur
L’article 24 de l’arrêté du 8 avril 2008 prévoit que chaque commission élabore son règlement intérieur. Un règlement intérieur type figure en annexe de la présente circulaire (cf. annexe II).
B. Secrétariat
Le secrétariat de chaque commission est assuré par un représentant de l’établissement ou d’un des établissements en cas de CCP commune, qui peut ne pas être membre de la commission. Dans ce cas, le secrétaire ne peut pas participer aux délibérations.
Qu’il soit ou non membre de la commission, le secrétaire est tenu à l’obligation de discrétion professionnelle.
Le secrétaire adjoint est désigné parmi les représentants du personnel, titulaires ou suppléants. Cette désignation est effectuée conformément à la proposition émise par la majorité des représentants du personnel ayant voix délibérative.
C. Présence d’experts et des suppléants
Les suppléants peuvent assister aux séances de la commission sans pouvoir prendre part aux débats. Ils ne disposent d’une voix délibérative que s’ils siègent en remplacement de représentants titulaires défaillants. Les représentants suppléants, tant de l’établissement que du personnel, ne sont pas “rattachés” à des représentants titulaires déterminés. Par conséquent, chaque représentant suppléant a vocation à remplacer tout représentant titulaire.
Les représentants suppléants de l’établissement ou du personnel qui n’ont pas été convoqués pour remplacer un représentant titulaire peuvent assister aux réunions de la commission, mais sans pouvoir prendre part aux débats et aux votes. Ils sont informés de la tenue des réunions de la commission.
L’administration ou les représentants du personnel peuvent demander l’audition d’un ou plusieurs experts sur un point inscrit à l’ordre du jour. Il appartient au président de la commission de décider de la suite à donner à une telle demande. Tout expert convoqué par le président ne peut assister qu’à la partie des débats, à l’exclusion du vote, relative aux questions pour lesquelles sa présence a été demandée.
Peut être convoquée en qualité d’expert, toute personne spécialement qualifiée pour éclairer, avant qu’ils ne rendent leurs avis, les membres de la commission sur la question en débat.
Le recours à un expert est notamment conseillé à chaque fois que la commission sera amenée à examiner la situation d’un agent exerçant des fonctions de médecin, d’infirmier ou d’assistant de service social. En effet, les personnes exerçant ces professions sont soumises, en sus de leurs devoirs professionnels d’agent de droit public, à différentes obligations professionnelles spécifiquement imposées aux professionnels de la santé et de l’action sociale (notamment le secret professionnel et l’indépendance professionnelle).
D. Facilités accordées aux membres de la commission
Afin de permettre aux membres de la commission de remplir les fonctions pour lesquelles ils ont été désignés, toutes facilités doivent leur être accordées par l’administration.
L’ensemble des pièces et documents nécessaires à l’accomplissement de leur mission doit être communiqué aux membres de la commission au moins huit jours avant la date de la réunion. Certaines de ces pièces ou certains de ces documents peuvent avoir un caractère nominatif sans que cela soit contraire au principe de non-communication des documents nominatifs.
En effet, ce principe ne saurait faire obstacle à la communication aux membres de la commission de toutes les pièces et de tous les documents à caractère nominatif dont la connaissance est nécessaire à l’exercice de leur mission.
Les membres de la commission manqueraient à une obligation légale s’ils rendaient publics les pièces et les documents à caractère nominatif qui sont portés à leur connaissance par l’administration.
De même, ils sont soumis à l’obligation de discrétion professionnelle mentionnée à l’article 31 de l’arrêté du 8 avril 2008 précité en ce qui concerne tous les faits et documents dont ils ont eu connaissance.
Par ailleurs, afin de leur permettre de participer aux réunions de la commission, une autorisation spéciale d’absence est accordée, sur simple présentation de leur convocation, aux représentants titulaires du personnel et aux représentants suppléants du personnel appelés à remplacer les représentants titulaires défaillants ainsi qu’aux experts convoqués par le président de la commission.
La durée de cette autorisation d’absence comprend :
- la durée prévisible de la réunion ;
- les délais de route ;
- un temps égal à la durée prévisible de la réunion, qui est destiné à la préparation et au compte-rendu des travaux de la commission, dans le respect de l’obligation de discrétion professionnelle. Ce temps ne saurait être inférieur à une demi-journée, ni excéder deux journées.
Sur simple présentation de la lettre de l’administration les informant de la tenue d’une réunion de la commission, les représentants suppléants du personnel qui souhaitent assister à cette réunion sans avoir voix délibérative et sans pouvoir prendre part aux débats ont également droit à une autorisation d’absence calculée selon les modalités définies ci-dessus.
Les membres de la commission convoqués pour assister avec voix délibérative aux travaux de la commission sont indemnisés de leurs frais de déplacement et de séjour dans les conditions fixées par le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’État. Il en va de même pour les experts convoqués par le président de la commission.

Pour la ministre de l’enseignement supérieur et de la recherche
et par délégation,
Le directeur général des ressources humaines
Thierry LE GOFF

Annexe I

NOMBRE DE SIÈGES ATTRIBUÉS À CHAQUE ORGANISATION SYNDICALE

Les deux principes sont les suivants : d’une part, chaque organisation syndicale a droit à autant de sièges de représentants titulaires que le nombre de voix recueillies par elle contient de fois le quotient électoral et d’autre part, les sièges de représentants titulaires restant éventuellement à pourvoir sont attribués suivant la règle de la plus forte moyenne.
Hypothèses de travail :
- Nombre de représentants du personnel : 2 titulaires et 2 suppléants (si le nombre total d’agents relevant d’une même catégorie est supérieur ou égal à 40 et inférieur à 300)
- Nombre d’inscrits : 60
- Nombre de suffrage exprimés : 52
- Nombre d’organisations syndicales candidates : 3
Quotient électoral = nombre de suffrages exprimés/nombre de représentants titulaires : 52/2=26
Nombre de voix recueillies par les OS :
- OS X - 30 voix
- OS Y : 14 voix
- OS Z : 8 voix
Détermination selon le quotient électoral du nombre de sièges acquis par chaque organisation :
OS X - 30/26=1,15 soit 1 siège
OS Y : 14/26=0,53 pas de siège
OS Z : 8/26=0,03 pas de siège
Il reste donc 1 siège à attribuer selon le principe de la plus forte moyenne :
Attribution du 2ème siège : ce siège est attribué fictivement à chaque organisation :
OS X - 30/2=15
OS Y : 14/1=14
OS Z : 8/1=8
La plus forte moyenne est obtenue par l’organisation syndicale X qui obtiendra un siège supplémentaire.
Résultats :
OS X - 2
OS Y : 0
OS Z : 0

Annexe II

RÈGLEMENT INTÉRIEUR TYPE DES COMMISSIONS CONSULTATIVES PARITAIRES|

Article 1 - Le présent règlement intérieur a pour objet de fixer les conditions de fonctionnement de la commission consultative paritaire.
Article 2 - Le président de la commission peut, en cas d’empêchement, se faire remplacer par un autre représentant de l’établissement ou d’un des établissements en cas de commission commune, membre de la commission.
Article 3 - Le président convoque les membres titulaires de la commission, en principe, quinze jours avant la date de la réunion. Il en informe, le cas échéant, leur chef de service.
Tout membre titulaire de la commission qui ne peut pas répondre à la convocation doit en informer immédiatement le président.
S’il s’agit d’un représentant titulaire de l’établissement, le président convoque alors l’un des représentants suppléants de l’établissement.
S’il s’agit d’un représentant titulaire du personnel, le président convoque le suppléant désigné au titre de la même catégorie et de la même organisation syndicale que le représentant titulaire empêché.
Au début de la réunion, le président communique à la commission la liste des participants.
Article 4 - Les experts sont convoqués par le président de la commission quarante-huit heures au moins avant l’ouverture de la réunion.
Article 5 - L’ordre du jour de chaque réunion de la commission est arrêté par le président. Cet ordre du jour, accompagné autant que possible des documents qui s’y rapportent, est adressé aux membres de la commission en même temps que les convocations.
S’ils ne peuvent pas être transmis en même temps que les convocations et l’ordre du jour, les documents qui se rapportent à cet ordre du jour doivent être adressés aux membres de la commission au moins huit jours avant la date de la réunion.
Dans le cas où la transmission de certains documents s’avère difficile, une procédure de consultation sur place est organisée. Les modalités d’une telle consultation sur place sont définies à la suite d’une concertation entre l’établissement et les représentants du personnel au sein de la commission.
Article 6 - Si les conditions de quorum exigées par le second alinéa de l’article 27 de l’arrêté du 8 avril 2008 ne sont pas remplies, une nouvelle convocation est envoyée dans le délai de 8 jours aux membres de la commission qui siège valablement si la moitié des membres sont présents.
Article 7 - Après avoir vérifié que le quorum est réuni, le président de la commission ouvre la réunion en rappelant les questions inscrites à l’ordre du jour.
La commission, à la majorité des membres présents ayant voix délibérative, décide, le cas échéant, d’examiner les questions dans un ordre différent de celui fixé par l’ordre du jour.
Article 8 - Le président est chargé de veiller à l’application des dispositions réglementaires auxquelles sont soumises les délibérations de la commission ainsi qu’à l’application du présent règlement intérieur. D’une façon plus générale, il est chargé d’assurer la bonne tenue et la discipline des réunions.
Article 9 - Le secrétariat est assuré par un représentant de l’établissement qui peut n’être pas membre de la commission.
Article 10 - Le secrétaire adjoint est désigné par la commission conformément à la proposition émise par les représentants du personnel ayant voix délibérative. Ce secrétaire adjoint peut être soit un représentant du personnel ayant voix délibérative, soit un représentant suppléant du personnel assistant, conformément aux dispositions de l’article 25 de l’arrêté du 8 avril 2008, aux réunions de la commission sans pouvoir prendre part aux débats et aux votes.
Article 11 - Les représentants suppléants de l’établissement et du personnel qui n’ont pas été convoqués pour remplacer un représentant titulaire défaillant peuvent assister aux réunions de la commission, mais sans pouvoir prendre part aux débats et aux votes. Ces représentants suppléants sont informés par le président de la commission de la tenue de chaque réunion. Le président de la commission en informe également, le cas échéant, leur chef de service.
L’information des représentants suppléants prévue à l’alinéa précédent comporte l’indication de la date, de l’heure, du lieu et de l’ordre du jour de la réunion, ainsi que la transmission, dans les conditions définies à l’article 5 du présent règlement intérieur, de tous les documents communiqués aux membres de la commission convoqués pour siéger avec voix délibérative.
Article 12 - Les documents utiles à l’information de la commission, autres que ceux communiqués dans les conditions définies à l’article 5 du présent règlement intérieur, peuvent être lus ou distribués pendant la réunion, à la demande d’au moins un des membres de la commission ayant voix délibérative.
Article 13 - La commission émet ses avis à la majorité des membres présents ayant voix délibérative.
Tout membre présent ayant voix délibérative peut demander qu’il soit procédé à un vote sur des propositions formulées par les représentants de l’établissement ou des propositions émanant d’un ou de plusieurs représentants du personnel ayant voix délibérative.
En toute matière, il ne peut être procédé à un vote avant que chaque membre présent ayant voix délibérative ait été invité à prendre la parole.
S’il est procédé à un vote, celui-ci a normalement lieu à main levée. Toutefois, à la demande kvoix délibérative, le vote a lieu à bulletin secret. Les abstentions sont admises. Aucun vote par délégation n’est admis.
Article 14 - Le président peut décider une suspension de séance. Il prononce la clôture de la réunion après épuisement de l’ordre du jour.
Article 15 - Le secrétaire de la commission, assisté par le secrétaire adjoint, établit le procès-verbal de la réunion.
Ce document comporte la répartition des votes, sans indication nominative.
Le procès-verbal de la réunion, signé par le président et contresigné par le secrétaire ainsi que par le secrétaire adjoint, est transmis, dans un délai d’un mois, à chacun des membres titulaires et suppléants de la commission.