Je vous informe que la date du scrutin en vue de l’élection des représentants du personnel à la commission administrative paritaire nationale (CAPN) est fixée au mardi 13 mai 2008.
L’objet de cette circulaire est de préciser le cadre réglementaire dans lequel ces opérations électorales s’inscrivent, d’informer du calendrier électoral et d’apporter, tant aux électeurs qu’aux chefs d’établissement, toutes les précisions nécessaires à un déroulement correct des opérations.
Les chefs d’établissement devront en conséquence s’assurer de la bonne diffusion des informations ci-après et, notamment, faire afficher la présente circulaire à proximité de la liste électorale.

La composition de la commission administrative paritaire compétente à l’égard des bibliothécaires a été fixée par l’arrêté du 7 juin 1994 modifié ainsi qu’il suit, en ce qui concerne les représentants du personnel :
- bibliothécaires (grade unique) 2 titulaires, 2 suppléants.

En application des dispositions de l’article 15 du décret n° 82-451 du 28 mai 1982 modifié relatif aux commissions administratives paritaires, les listes des candidats doivent être déposées par les organisations syndicales représentatives au ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, direction générale des ressources humaines, service des personnels ingénieurs, administratifs, techniques, ouvriers, sociaux et de santé, des bibliothèques et des musées, sous direction de la gestion des carrières, bureau des personnels des bibliothèques et des musées (DGRH C2-3), 142, rue du Bac, 75007 Paris, au moins six semaines avant la date fixée pour le scrutin, soit au plus tard le jeudi 20 mars 2008 à 10 h, délai de rigueur.
Elles doivent porter le nom d’un fonctionnaire, délégué de liste, habilité à représenter les candidats dans toutes les opérations électorales, notamment en ce qui concerne le choix des sièges. L’adresse professionnelle du délégué et son numéro de téléphone professionnel doivent également être précisés.
Le dépôt de chaque liste doit être accompagné d’une déclaration de candidature signée par chaque candidat et fait l’objet d’un récépissé remis au délégué de liste.
Chaque liste de candidats comprend autant de noms qu’il y a de postes à pourvoir, titulaires et suppléants, pour chaque grade.
Toutefois, les listes peuvent être incomplètes en ce sens qu’une organisation peut ne pas présenter de candidats pour tous les grades du corps. Toute liste présentant un nombre insuffisant de candidats pour un grade déterminé sera considérée comme n’ayant aucun candidat pour ce grade.
La qualité de titulaire ou de suppléant, pour chaque candidat proposé, n’aura pas à être précisée, l’ordre de présentation de la liste permettant de la déterminer.
En application des dispositions des articles 16 et 16 bis du décret du 28 mai 1982 précité, aucune liste ne pourra être déposée ou modifiée après la date limite du 20 mars 2008.
Toutefois, si dans un délai de trois jours francs suivant la date limite de dépôt des listes, un ou plusieurs candidats inscrits sur une liste sont reconnus inéligibles, l’administration en informe sans délai le délégué de liste. Celui-ci peut alors procéder, dans un délai de trois jours à compter de l’expiration du délai de trois jours francs susmentionné, aux rectifications nécessaires.
À défaut de rectification, si un ou plusieurs candidats inscrits sur une liste sont reconnus inéligibles, la liste intéressée est considérée comme n’ayant présenté aucun candidat pour le ou les grades correspondants.
Si le fait motivant l’inéligibilité est intervenu après la date limite de dépôt des listes, le candidat défaillant peut également être remplacé, sans qu’il y ait lieu de modifier la date des élections.
Aucun autre retrait de candidature ne peut être opéré après le dépôt des listes de candidature.
Afin de s’assurer de la validité des candidatures, il est recommandé aux organisations qui présentent des listes de prendre directement contact avec le bureau de gestion des personnels des bibliothèques et des musées (DGRH C2-3).
Lorsque plusieurs organisations syndicales affiliées à une même union de syndicats de fonctionnaires ont déposé des listes concurrentes pour la même élection, l’administration en informe, dans un délai de trois jours francs à compter de la date limite de dépôt des listes, les délégués de chacune des listes. Ces derniers disposent alors d’un délai de trois jours francs pour procéder aux modifications ou aux retraits de listes nécessaires. Si, à l’expiration de ce délai, ces modifications ne sont pas intervenues, l’administration informe dans un délai de trois jours francs l’union de syndicats dont les listes se réclament. Celle-ci dispose alors d’un délai de cinq jours francs pour indiquer à l’administration, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, la liste qui peut se prévaloir de l’appartenance à l’union.
En l’absence de cette indication, les organisations syndicales ayant déposé ces listes ne peuvent bénéficier des dispositions du 1° de l’article 14 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la Fonction publique de l’État.
En application des dispositions prévues à l’article 23 bis du décret précité, lorsque, à la date limite de dépôt des listes, aucune liste n’a été déposée par les organisations syndicales représentatives, “il est procédé à un nouveau scrutin dans un délai qui ne peut être inférieur à six semaines ni supérieur à dix semaines à compter de la date initiale de dépôt des listes”.
Pour ce second scrutin, toute organisation syndicale de fonctionnaires peut déposer une liste.

Les organisations syndicales représentatives qui ont présenté une liste de candidats dépo seront, sous pli fermé, distinct de celui contenant la liste elle-même et portant la mention “Professions de foi pour la commission administrative paritaire des bibliothécaires”, un exemplaire de leur profession de foi, au plus tard à la date de dépôt des listes de candidatures, c’est-à-dire le 20 mars 2008 à 10 h.
Ces professions de foi, pour être prises en compte, devront être imprimées sur une seule feuille (recto verso), du même format (14,85 x 21 cm) que les bulletins de vote correspondants.
Le même jour, à partir de 10 h , il sera procédé à l’ouverture de l’ensemble des plis contenant les professions de foi en présence des délégués des listes concernées. À l’issue de cette opération, les organisations syndicales remettront ces professions de foi, en nombre suffisant (en autant de fois, au moins, qu’il y a d’électeurs).
Les exemplaires ainsi remis devront être identiques au modèle déposé sous pli fermé.
L’administration assurera la transmission des professions de foi ainsi que celle du matériel de vote.

Sont électeurs les personnels titulaires en position d’activité (cela inclut notamment ceux en congé de formation professionnelle, en congé de maladie, en congé de maternité, en congé de longue maladie, en congé de longue durée, en congé annuel et en cessation progressive d’activité), de congé parental et de détachement.
Il est rappelé que les fonctionnaires en position de détachement sont électeurs à la fois dans leur corps d’origine et dans leur corps de détachement.
Les stagiaires ne sont ni électeurs, ni éligibles. Le principe selon lequel un stagiaire ne peut pas être électeur ne doit être écarté que dans la seule hypothèse où l’arrêté de titularisation intervient après les élections aux commissions administratives paritaires mais prévoit que l’agent est titularisé à compter d’une date qui est antérieure à celle des élections. Dans ce cas, le stagiaire dont la titularisation n’apparaît pas douteuse doit être considéré comme étant électeur.
Les listes électorales établies par le bureau DGRH C2-3 seront affichées dans les établissements dès réception.
Dans les huit jours qui suivent l’affichage, les électeurs peuvent vérifier les inscriptions et, le cas échéant, présenter des demandes d’inscription. Dans le même délai et pendant trois jours à compter de son expiration, des réclamations peuvent être formulées contre les inscriptions ou omissions sur la liste électorale.

Sont éligibles les fonctionnaires remplissant les conditions requises pour être inscrits sur la liste électorale. Toutefois ne peuvent être élus les agents qui se trouvent dans l’une des situations suivantes :
- en congé de longue durée ;
- frappés d’une des incapacités prononcées par les articles L. 5 et L. 6 du code électoral ;
- frappés d’une rétrogradation ou d’une exclusion temporaire de fonctions relevant du 3ème groupe de sanctions défini par l’article 66 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984, portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’État, à moins que la peine n’ait été amnistiée ou qu’une demande tendant à ce qu’aucune trace ne subsiste au dossier ait été acceptée.

A) Vote par correspondance
Le vote aura lieu par correspondance, seul mode d’acheminement des votes. Chaque chef d’établissement recevra des bulletins de vote et des enveloppes en nombre suffisant.
À l’exception des membres du personnel en congé, qui le recevront par la voie postale, le matériel de vote sera remis individuellement par les directeurs d’établissement à chaque électeur. L’électeur attestera de la bonne remise du matériel en apposant sa signature sur une liste d’émargement. Cette liste d’émargement devra être faxée au bureau DGRH C2-3 qui vérifie le bon déroulement des opérations électorales.
Dans les deux cas, les directeurs d’établis sement devront effectuer cette opération suffisamment tôt pour ne pas créer d’obstacle à l’exercice du droit de vote des électeurs.
Les intéressés devront placer leur bulletin dans la première enveloppe réglementaire (dite enveloppe n° 1) sur laquelle ils ne porteront aucune mention ni aucun signe distinctif et qu’ils ne cachèteront pas.
Ils placeront ce pli non cacheté à l’intérieur d’une deuxième enveloppe (dite enveloppe n° 2) sur laquelle ils devront porter, dans l’ordre, les indications suivantes :
- nom, prénoms ;
- grade ;
- affectation ;
- signature.
Ils cachèteront l’enveloppe n° 2 et la placeront dans une troisième enveloppe (dite enveloppe n° 3 ).
Sur l’enveloppe n° 3, dite correspondance- réponse (T) fournie par l’administration, est imprimée l’adresse de la direction générale des ressources humaines où doit parvenir la correspondance. Cette enveloppe n° 3 devra être cachetée et adressée par voie postale par chaque électeur à l’exclusion de tout autre expéditeur.
En application des dispositions du 2° de l’article 3 de l’arrêté du 23 août 1984 modifié fixant les modalités de vote par correspondance en vue de l’élection des représentants du personnel aux commissions administratives paritaires et aux commissions consultatives paritaires compétentes à l’égard des personnels relevant du ministère de l’éducation nationale, les électeurs devront faire parvenir cette enveloppe n° 3 avant l’heure de clôture du scrutin fixée au mardi 13 mai 2008 à 17 heures. Tous les électeurs recevront début avril 2008 avec le matériel de vote une instruction rappelant les modalités du vote.
Les électeurs votent par correspondance dès réception du matériel de vote. Ils devront prendre en compte les délais d’acheminement du courrier pour que leur vote parvienne, en tout état de cause, avant l’heure de clôture du scrutin.
Je rappelle que les établissements ne sont donc pas autorisés à faire des envois collectifs, même sous bordereau.
Les votes parvenus après l’heure de clôture du scrutin seront renvoyés aux intéressés avec indication de la date et de l’heure de réception.
B) Bulletins de vote
Les listes de candidatures sont présentées par les organisations syndicales représentatives en vue de l’établissement des bulletins de vote.
Aux termes de l’article 17 du décret n° 82-451 du 28 mai 1982, “les bulletins de vote sont établis aux frais de l’administration d’après un modèle-type fourni par celle-ci”.
Les bulletins de vote doivent porter mention de l’organisation syndicale qui présente la liste et l’appartenance éventuelle de l’organisation syndicale, à la date du dépôt des listes, à une union de syndicats à caractère national.
Conformément aux dispositions de l’article 19 du décret précité, les électeurs ne peuvent voter que pour une liste entière, sans radiation ni adjonction de noms et sans modification de l’ordre de présentation des candidats. Est nul tout bulletin établi en méconnaissance de l’une de ces conditions.
Les bulletins de propagande ou les modèles autres que ceux fournis par l’administration ne peuvent être utilisés pour le vote et seront considérés comme nuls.
C) Dépouillement
Le dépouillement correspondant au premier tour de scrutin aura lieu le mercredi 14 mai 2008 et sera effectué au ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, direction générale des ressources humaines, service des personnels ingénieurs, administratifs, techniques, ouvriers, sociaux et de santé, des bibliothèques et des musées, sous direction de la gestion des carrières, bureau des personnels des bibliothèques et des musées (DGRH C2-3), 142, rue du Bac,75007 Paris, par une commission composée :
- de fonctionnaires de l’administration centrale ;
- d’un délégué de chaque liste en présence.
En application de l’article 23 bis du décret n° 82-451 du 28 mai 1982, lorsque le nombre de votants est inférieur à la moitié du nombre des électeurs inscrits, il n’est pas procédé au dépouillement du premier scrutin. Un nouveau scrutin est organisé dans un délai qui ne peut être inférieur à six semaines ni supérieur à dix semaines à compter de la date du premier scrutin. Le cas échéant, il aurait lieu selon le calendrier joint en annexe.
Pour ce second scrutin, toute organisation syndicale de fonctionnaires peut déposer une liste.
Les résultats définitifs de l’élection seront consignés dans un procès-verbal affiché dans un délai de 24 heures à compter de la fin du dépouillement au ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, direction générale des ressources humaines, service des personnels ingénieurs, administratifs, techniques, ouvriers, sociaux et de santé, des bibliothèques et des musées, sous direction de la gestion des carrières, bureau des personnels des bibliothèques et des musées, DGRH C2-3, 142, rue du Bac, 75007 Paris.
Les contestations sur la validité des opérations électorales devront être portées à la connaissance du bureau DGRH C2-3 dans un délai de cinq jours à compter de la proclamation des résultats.

Pour la ministre de l’enseignement supérieur et de la recherche
et par délégation,
Le directeur général des ressources humaines
Thierry LE GOFF

Annexe 1
CALENDRIER DE l’ÉLECTION À LA COMMISSION ADMINISTRATIVE PARITAIRE NATIONALE DES BIBLIOTHÉCAIRES

Annexe 2
CALENDRIER PRÉVISIONNEL POUR UN ÉVENTUEL 2ÈME SCRUTIN

Scrutin du 13 mai 2008 à la commission administrative
paritaire des bibliothécaires

Liste des candidats présentés par :