Le ministère de l'éducation nationale, de la jeunesse et de la vie associative souhaite renforcer le dialogue social et lui permettre de s'exercer de manière aisée et transparente dans l'intérêt de l'ensemble des personnels et de la qualité du service qu'ils rendent pour permettre la réussite de chaque élève.
À ce titre, l'utilisation des technologies de l'information et de la communication par les organisations syndicales vise à simplifier l'action quotidienne des acteurs du dialogue social afin de la rendre plus efficace, tout en préservant le bon fonctionnement de l'outil de travail, propriété de l'administration.
La présente circulaire a pour objet de servir de cadre à la définition des moyens mis à la disposition des organisations syndicales et de leurs représentants dans le domaine des technologies de l'information et de la communication.
Les dispositions proposées n'ont pas pour objet de se substituer aux moyens d'expression existants et régis par le décret n° 82-447 du 28 mai 1982 relatif à l'exercice du droit syndical dans la fonction publique.

I - Champ de l'application

Les dispositions proposées sont différentes selon que les organisations syndicales présentes au ministère de l'éducation nationale, de la jeunesse et de la vie associative sont représentatives ou non.
La présente circulaire s'applique aux relations entre les organisations syndicales et les agents relevant du ministère chargé de l'éducation nationale et porte sur l'utilisation des technologies de l'information et de la communication mises à disposition par le ministère.

II - Dispositions offertes aux organisations syndicales remplissant les conditions pour se présenter aux élections professionnelles

Les organisations syndicales concernées sont celles qui remplissent les conditions définies à l'article 9 bis de la loi
n° 83-634 du 13 juillet 1983 modifiée.

a) Utilisation de la messagerie électronique

Les organisations syndicales peuvent envoyer des messages par voie électronique sur les adresses professionnelles des personnels. Ces envois se font à partir d'adresses externes.

b) Usage de listes de diffusion

Il est rappelé que les organisations syndicales ne sont pas autorisées à utiliser les listes institutionnelles préexistantes.
Toutefois, les organisations syndicales ont la possibilité d'établir, sous leur seule responsabilité, des listes privées de diffusion. Tous les agents figurant sur ces listes peuvent demander de se désabonner.
Les listes de diffusion établies par les organisations syndicales doivent respecter les dispositions retenues par la loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.
Ces listes de diffusion sont gérées par les organisations syndicales qui reçoivent les demandes d'inscription et de désinscription. Les modalités permettant de se désabonner doivent apparaître dans chaque message envoyé.
Afin de ne pas saturer les boîtes aux lettres des agents, la diffusion de messages supérieurs à 1 Mo n'est pas permise. Les liens hypertextes renvoyant vers les sites d'information des organisations syndicales sont à privilégier.
L'administration se réserve le droit de bloquer la diffusion de messages dépassant la taille limite.

III - Dispositions offertes aux organisations syndicales représentatives

Les organisations syndicales concernées sont celles qui remplissent les conditions mentionnées au III de l'article 8 bis de la loi du 13 juillet 1983 précitée.

a) Création d'un espace dédié à la communication des organisations syndicales sur l'intranet

Le ministère propose un espace dédié à la communication de chaque organisation syndicale représentative aux comités techniques sur l'intranet Pléiade pour l'administration centrale, sur les intranets académiques ou, à défaut, sur les sites internet académiques.
L'ouverture de cet espace dédié s'effectue sur demande explicite de l'organisation syndicale.
Cet espace est identifié sans ambigüité par les termes « communication syndicale » suivis du nom de l'organisation syndicale ou de son sigle. Une première page qui listera les organisations syndicales permettra d'accéder ensuite à l'espace dédié à la communication de chacune d'entre elles.
La mise en ligne des informations sera effectuée par chaque organisation syndicale, sous sa responsabilité éditoriale et technique. Les logos institutionnels ne devront pas être utilisés.

b) Dispositions déontologiques

Les organisations syndicales doivent respecter strictement les lois et règlements relatifs au droit d'expression syndical, au droit de presse, à l'abus de droit et au droit d'auteur. Par conséquent, ces espaces d'information ne contiennent ni injure ni diffamation, conformément aux dispositions relatives à la presse, ni propos racistes ou xénophobes. Il importe également de respecter les obligations imposées par la loi informatique et liberté ainsi que celles prévues par les dispositions statutaires. Enfin, la protection de la vie privée et le droit à l'image doivent être respectés dans toute publication.
Le contenu de ces espaces d'information ne saurait engager la responsabilité civile ou pénale du ministère. La nature et le contenu des pages pourront, en tout état de cause, faire l'objet d'éventuelles contestations devant les juridictions compétentes.
La gestion des contenus publiés sur ces espaces s'effectuera dans le respect des principes graphiques, des modalités de publication et des capacités fonctionnelles et techniques propres à chaque intranet ou à défaut au site académique.
Le ministère hébergeur se réserve le droit d'occulter des contenus manifestement illicites.
L'inscription des agents aux listes de diffusion constituées par les organisations syndicales pourra se faire en ligne à partir de leur espace dédié.

IV - Dispositions de mise en œuvre

a) Élaboration du contenu des pages

Les organisations syndicales déterminent librement le contenu des pages qu'elles élaborent sur leur espace dédié, sous réserve du respect des règles définies par la présente circulaire. Les communications par messagerie électronique s'effectuent également sous leur entière responsabilité.
Chaque organisation syndicale désigne un interlocuteur qui sera en charge de publier les contenus sur son espace dédié et devra signaler les changements de correspondant.

b) Information relative aux espaces dédiés

L'administration portera à la connaissance des personnels l'existence des espaces dédiés aux organisations syndicales en leur envoyant un message dans leur messagerie professionnelle une fois par an.

c) Formation

Une session de formation à la publication sur l'intranet ou le site internet académique sera proposée à un ou deux représentants désignés pour chaque organisation syndicale : l'administration prend en charge la formation technique des agents désignés par chaque organisation syndicale.

d) Suspension au réseau informatique

L'administration prendra des mesures de sauvegarde immédiates et temporaires en cas de menace de l'intégrité des systèmes.
L'administration se réserve le droit en cas d'utilisation abusive constatée attestant du non-respect des dispositions légales et réglementaires ainsi que de la présente circulaire de suspendre les accès au réseau informatique, propriété de l'administration, pour une durée maximale d'un mois. En cas de persistance ou de réitération des manquements, l'espace dédié à la communication syndicale sera définitivement fermé.

V - Utilisation des Tic pendant les périodes électorales

En période électorale, la possibilité de créer un espace dédié à la communication des organisations syndicales sur l'intranet est étendue à toutes les organisations syndicales, qui se présenteront aux élections professionnelles, pendant la durée de la campagne électorale.

VI - Dispositions finales

À compter de la date de publication de la présente circulaire, s'ouvre une période d'observation d'une durée d'un an afin de permettre d'identifier et étudier les éventuelles difficultés liées à la mise en place de ses dispositions.
Dans ce but, un bilan sera effectué avec les organisations syndicales représentatives à la fin de la période d'observation dans le cadre d'un groupe de travail. Ce bilan sera présenté en comité technique lors de la présentation du bilan social.
Dans l'hypothèse où des dispositions législatives ou réglementaires viendraient à définir et préciser les conditions d'utilisation des technologies de l'information et de la communication par les organisations syndicales, le ministère procédera aux adaptations éventuellement nécessaires.
Cette circulaire est consultable sur « circulaire.gouv.fr ».