La présente note de service précise les modalités de mise en œuvre des dispositions prévues par le décret n° 2014-314 du 10 mars 2014 autorisant la tenue à distance d'épreuves et de réunions de jurys du baccalauréat, codifiées aux articles D. 334-15-1, D. 334-21-1, D. 336-15-1, D. 336-20-1, D. 336-33-1, D. 336-38-1, D. 336-39-1, D. 336-46-1, D. 337-89-1 et D. 337-93-1 du code de l'éducation, et par l'arrêté du 10 mars 2014 fixant les conditions et modalités de recours à des moyens de communication audiovisuelle pour la tenue à distance d'épreuves et de réunions de jurys du baccalauréat. Elle est complétée en annexe par deux modèles de procès-verbaux pour les épreuves subies à distance.

1 - Un dispositif circonscrit à une catégorie d'épreuves et justifié par des circonstances particulières

1-1 Épreuves concernées

En application de l'article 1er de l'arrêté du 10 mars 2014, le recteur d'académie peut décider de recourir à des moyens de communication audiovisuelle pour la tenue à distance d'une ou plusieurs épreuves ou parties d'épreuve orales obligatoires ponctuelles des premier et second groupes du baccalauréat général, technologique et professionnel.

En conséquence, sont exclues de ce dispositif les épreuves ou parties d'épreuve orales obligatoires qui sont organisées en cours d'année scolaire dans les établissements d'enseignement publics ou privés sous contrat, ainsi que les épreuves ou parties d'épreuve pratiques et les épreuves ou parties d'épreuves facultatives.

1-2 Circonstances justifiant le recours aux moyens de communication audiovisuelle

En application des dispositions combinées des articles 1er et 3 de l'arrêté du 10 mars 2014, le recours à cette technique peut être décidé par le recteur d'académie :

- lorsque les candidats handicapés, hospitalisés ou détenus ne peuvent se déplacer jusqu'au centre d'épreuves ;

- lorsque l'éloignement de leur résidence rend difficile le déplacement des candidats jusqu'au centre d'épreuves ;

- lorsque l'académie ne compte qu'un faible nombre de candidats dans la discipline ;

- lorsque l'académie ne dispose pas d'un nombre suffisant d'examinateurs dans la discipline.

L'organisation d'épreuves ou de parties d'épreuve par des moyens de communication audiovisuelle peut ainsi concerner la totalité des candidats ou seulement une partie d'entre eux.

Cas particuliers

Pour les candidats présentant un handicap, le recours aux moyens de communication audiovisuelle peut également être proposé à l'autorité académique par le médecin désigné par la Commission des droits et de l'autonomie des personnes handicapées au titre d'un aménagement d'épreuve.

Pour les candidats détenus, le recours aux moyens de communication audiovisuelle est soumis à l'accord préalable du chef d'établissement pénitentiaire. Le recteur recueille l'avis du directeur de l'unité pédagogique régionale des services pénitentiaires sur la pertinence et les modalités d'organisation du dispositif, qui peut faire l'objet d'une convention entre un ou plusieurs recteurs et le directeur interrégional des services pénitentiaires.

2 - Organisation

2-1 Lieux d'organisation

Le recteur de l'académie d'inscription du candidat convoque le candidat et l'examinateur en vue de la passation d'une épreuve ou partie d'épreuve à distance dans tout établissement ou administration qu'il jugera approprié à la situation compte tenu de la réglementation en vigueur. Il pourra s'agir :

- d'un établissement public local d'enseignement ;

- d'un établissement privé sous contrat d'association avec l'État ;

- d'un service académique de l'éducation nationale ;

- d'un des sites du Centre national d'enseignement à distance ;

- d'un centre d'examen situé à l'étranger et habilité pour organiser l'examen du baccalauréat ;

- de tout autre établissement ou administration désigné par le recteur d'académie.

L'horaire de convocation du candidat doit rester compris dans les horaires d'accueil habituels de l'établissement, même lorsque les lieux de convocation du candidat et de l'examinateur se trouvent dans des zones géographiques appartenant à des fuseaux horaires différents.

2-2 Transmission de documents pédagogiques

Certaines épreuves ou parties d'épreuve peuvent nécessiter, préalablement au début de l'épreuve, la transmission de documents pédagogiques au candidat par le ou les examinateurs, ou vice-versa. Il peut s'agir, par exemple, de sujets, de listes de textes ou encore de dossiers. Cette transmission s'effectue par tous moyens (communication audiovisuelle, courrier électronique, télécopie...), en fonction des équipements disponibles à la fois dans la structure accueillant le candidat et dans la structure accueillant l'examinateur. Le surveillant s'assure de la réception et/ou de l'envoi desdits documents.

Lorsque la réglementation de l'épreuve ou de la partie d'épreuve prévoit un tirage au sort du sujet par le candidat, il convient d'anticiper la prise en compte de cette modalité dans le contexte de l'organisation à distance de cette épreuve ou partie d'épreuve.

2-3 Anticipation de la mise en place du dispositif

La décision de faire subir une épreuve ou partie d'épreuve à distance au moyen d'outils de communication audiovisuelle doit être prise le plus en amont possible de l'épreuve, afin de permettre la vérification par les services et/ou établissements concernés de la compatibilité de leurs matériels respectifs.

2-4 Information des candidats et des examinateurs

Dès que la décision d'utiliser cette modalité technique est prise par le recteur, les candidats et les examinateurs concernés en sont informés.

Juste avant le début de l'épreuve, il est souhaitable que l'examinateur procède à un rapide échange verbal avec le candidat, afin de vérifier que le son et l'image sont correctement perçus de part et d'autre du dispositif. Durant cet échange, le candidat communique son identité – nom et prénom(s) – à l'examinateur.

2-5 Renseignement des procès-verbaux

Deux procès-verbaux relatifs aux conditions de déroulement technique de l'épreuve seront complétés dès la fin de celle-ci selon les modèles figurant en annexe :

- un procès-verbal qui sera signé par le surveillant et le candidat ;

- un procès-verbal qui sera signé par le ou les examinateurs.

Tout incident technique ayant perturbé une épreuve doit être mentionné dans les procès-verbaux.

Pour mémoire, ainsi qu'il est prévu par l'article D. 334-27 du code de l'éducation, toute fraude ou tentative de fraude doit faire l'objet d'un signalement sur un procès-verbal spécifique de la part du surveillant responsable de la salle.

2-6 Aide humaine ou assistance médicale

Les candidats handicapés ou hospitalisés pour lesquels le recours aux moyens de communication audiovisuelle a été décidé peuvent bénéficier, pendant le déroulement de l'épreuve, de l'intervention des personnes chargées de leur apporter leur aide ou une assistance médicale.

Pour les candidats incarcérés, les personnes chargées de surveiller leur détention dans la structure pénitentiaire sont autorisées à être présentes dans la même salle que le candidat pendant le déroulement de l'épreuve.

3 - Aspects techniques

3-1 Exigences techniques

Il convient de veiller en particulier à ce que le son et l'image soient synchronisés et reproduits sans écart significatif.

Le recours à des moyens de communication audiovisuelle n'est possible que si la sécurité et la confidentialité des données transmises sont garanties.

Il est nécessaire de s'assurer de la fiabilité et de la compatibilité des logiciels, matériels et réseaux utilisés (qualité des liaisons Internet).

3-2 Normes et procédés techniques

La transmission de l'image et du son doit répondre à des exigences de qualité. À ce titre, il est recommandé de faire appel aux protocoles de communication H 323, SIP ou équivalent.

Le choix du procédé technique est effectué en fonction des équipements et des ressources humaines disponibles, d'une part dans la structure dans laquelle le candidat passera l'épreuve ou la partie d'épreuve, d'autre part dans la structure dans laquelle l'examinateur fera passer l'épreuve ou la partie d'épreuve.

Il est possible d'utiliser tout type de procédé technique, notamment la visioconférence, la webconférence et les systèmes de conférence associant webconférence et visioconférence, dès lors qu'ils respectent les exigences techniques et les critères de qualité attendus.

3-3 Personnel d'assistance technique

Un membre du personnel possédant le savoir-faire technique nécessaire doit être présent sur le lieu d'organisation de l'épreuve concernée avant le début de celle-ci, afin de procéder à un test d'opérationnalité.

Il doit rester à proximité de la salle d'examen pendant toute la durée de l'épreuve afin de pouvoir intervenir très rapidement en cas de besoin, notamment en cas de qualité insuffisante du signal ou d'interruption de l'image et/ou du son.

3-4 Recommandations concernant l'installation du dispositif

Seront privilégiées des salles possédant des surfaces de couleurs unies, sombres et non réfléchissantes derrière le candidat et derrière l'(les) examinateur(s). Les contre-jours seront évités par l'absence d'une fenêtre ou d'une ouverture en arrière-plan.

Le placement de la caméra devra permettre d'éviter, dans la mesure du possible, de filmer en plongée ou en contre-plongée, afin de ne pas influencer la manière dont la personne filmée est perçue. La caméra sera placée au plus proche de l'écran, de manière à faciliter le contact visuel entre le candidat et l'examinateur.

La lumière devra être réglée de  manière à ce que les expressions du visage apparaissent le plus nettement possible à l'écran, et qu'il n'y ait pas d'ombrage autour des yeux ni de reflets sur les écrans. Tout doit être mis en œuvre afin que l'échange des regards soit autant que possible reproduit à l'identique. Par ailleurs, le cadrage devra permettre de percevoir à la fois le visage, le buste et les membres supérieurs du candidat et de(s) (l')examinateur(s) afin que la communication visuelle soit la plus proche possible d'une communication entre deux personnes situées dans une même pièce.

Le micro doit être placé à moins d'un mètre de chacun des participants à la communication audiovisuelle.

4 - Tenue à distance de réunions de délibération des jurys de l'examen

À l'exception du président, les membres du jury ainsi que des examinateurs adjoints, correcteurs adjoints ou professionnels susceptibles de prendre part aux délibérations peuvent être autorisés par le recteur à participer à distance aux réunions de délibération au moyen de supports de communication audiovisuelle.

Les moyens de communication audiovisuelle utilisés permettent l'identification des personnes participant aux jurys sous cette forme et garantissent leur participation effective aux débats. Ils satisfont aux exigences techniques et de qualité mentionnées dans la partie 3.

Afin de ne pas retarder le déroulement de la délibération du jury, une possibilité de communication téléphonique avec les personnes qui y participent à distance sera systématiquement prévue et utilisée en cas de dysfonctionnement technique de la communication audiovisuelle.