Le recrutement au choix par la voie de la promotion interne dans le corps des administrateurs civils est ouvert annuellement à tous les fonctionnaires de l'État de catégorie A et aux fonctionnaires et agents en fonction dans une organisation internationale intergouvernementale occupant un emploi de catégorie A ou assimilé en application des dispositions du titre II du décret n° 99-945 du 16 novembre 1999 modifié sus-référencé.

Le nombre de postes ouverts à la sélection ainsi que leur répartition entre administrations est déterminé par arrêté du Premier ministre.

La sélection se déroule en deux temps :

- la première phase consiste à examiner le dossier, constitué par le candidat lui-même et par son administration ;

- après examen des dossiers, un comité de sélection retient une liste de candidats qu'il souhaite auditionner.

La présente note précise, pour les agents gérés ou affectés au ministère de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche, la procédure à suivre pour faire acte de candidature à la sélection au titre de l'année 2015 pour l'accès au corps des administrateurs civils. Après quelques préconisations (I), elle décrit la marche à suivre pour constituer le dossier de candidature (II) et fournit des précisions en ce qui concerne l'audition et la procédure de nomination dans le corps (III).

I - Généralités

Conformément aux dispositions de l'article 5 du décret statutaire susvisé, les fonctionnaires et agents de catégorie A susmentionnés doivent justifier, au 1er janvier 2015, de huit ans de services effectifs dans un corps de catégorie A ou sur un emploi de catégorie A ou assimilé. Ces services peuvent être décomptés dans un ou plusieurs corps ou emplois de catégorie A. Il convient de préciser que le candidat doit cependant avoir la qualité de fonctionnaire titulaire de l'État au 1er janvier 2015 pour être sélectionné.

L'attention des candidats est appelée sur les spécificités de ce recrutement et les attentes au regard des fonctions qu'un administrateur civil est appelé à exercer, lesquelles se situent majoritairement au sein des administrations centrales (cf. annexe « fonctions des administrateurs civils »).

À ce titre, le comité de sélection, tant dans l'examen des dossiers que lors de l'entretien oral, va rechercher des cadres dont la culture administrative et l'ouverture d'esprit les préparent à ces fonctions. De ce fait, les personnels qui exercent des métiers plus spécifiques à l'éducation nationale doivent être sensibilisés à ces attentes et à la nécessité de valoriser dans leur parcours et leur expérience des éléments en adéquation avec le profil d'un cadre supérieur d'une administration de l'État. Ainsi, des profils trop marqués par un métier (profils purement pédagogiques, comptables ou dans un seul domaine administratif) ne correspondent pas pleinement à la diversité attendue.

Les carrières diversifiées sont valorisées, car elles révèlent une expérience garante des compétences attendues pour exercer des fonctions d'encadrement supérieur. Cette diversité peut s'exprimer de plusieurs façons. Il peut s'agir d'une alternance de parcours entre :

- administration centrale et services déconcentrés du ministère ;

- le ministère et un employeur « extérieur » (collectivité territoriale ou autre administration).

Il est fortement conseillé aux fonctionnaires intéressés par cette procédure de se reporter aux informations, statistiques et rapports du jury, disponibles en ligne sur le site du ministère de la fonction publique (http://www.fonction-publique.gouv.fr/fonction-publique/statut-et-remunerations-94).

II - Dossier de candidature

Les candidatures à la sélection doivent être présentées, par les intéressés, à l'autorité investie à leur égard du pouvoir de nomination.

Toutefois, les fonctionnaires en position de détachement ou mis à disposition peuvent, à leur choix, se porter candidat auprès de leur administration d'origine ou de leur administration d'accueil. Ceux qui choisissent de déposer leur dossier auprès de leur structure d'accueil doivent se renseigner pour en connaître les procédures en vigueur.

L'attention des candidats est appelée tant sur la qualité et le soin apportés au contenu du dossier de candidature que sur le respect des procédures et délais.

Compte tenu du délai entre l'élaboration du dossier et leur audition, les candidats sont invités à informer la direction générale des ressources humaines (bureau DGRH E2-1) des éventuels changements des données personnelle et administrative contenues dans le dossier.

II.1 - Constitution du dossier

1) 4 documents datés et signés et un organigramme à produire par le candidat

- Un curriculum vitae dactylographié accompagné d'une photographie d'identité

Rédigé sur deux pages maximum, daté et signé, ce document doit mentionner les affectations successives et les fonctions correspondantes, avec leur durée, les responsabilités effectivement exercées, les travaux réalisés, les avancements de grade en indiquant leur modalité (promotion interne ou concours), les titres et diplômes acquis, les concours présentés.

La description des postes occupés doit porter notamment sur le champ réel des compétences exercées, le nombre de personnes encadrées et le niveau des responsabilités assumées.

- Une lettre de motivation manuscrite

Dans cette lettre d'une page maximum, datée et signée, le candidat doit faire connaître l'appréciation qu'il porte sur les différentes étapes de sa propre carrière, le sens qu'il veut lui donner, et les raisons qui l'amènent à présenter sa candidature.

Le candidat doit y consigner l'essentiel de son expérience, ce qu'il en a retiré sur les plans humain et professionnel, et les raisons qui le conduisent à vouloir donner une dimension supérieure à sa carrière.

Cette lettre, dont le contenu et la conception n'ont rien de commun avec le curriculum vitae, constitue un guide très important dans le choix du comité de sélection. Il est conseillé de joindre au dossier une version dactylographiée de ce document.

- Le descriptif d'une réalisation professionnelle

Ce document de deux pages maximum, dactylographié, daté et signé, doit être l'occasion pour le candidat de décrire avec précision une mission qu'il a eu à mener lors de son affectation actuelle ou de son affectation immédiatement précédente. Le candidat choisira le sujet qu'il souhaite évoquer, décrira précisément cette mission ou réalisation, ses enjeux, le rôle qui lui incombait (initiateur, pilote, contributeur), la méthode qu'il a choisie pour conduire cette mission, en l'explicitant, le résultat obtenu et ce qu'il en retire.

- La déclaration suivante, datée et signée

« Je soussigné(e)......reconnais avoir été informé(e) de l'obligation, en cas d'inscription sur la liste d'aptitude aux fonctions d'administrateur civil, d'avoir à suivre de manière assidue le cycle de perfectionnement sous peine de ne pas être titularisé(e) dans le corps des administrateurs civils, puis d'avoir à rejoindre l'affectation qui me sera assignée, puis éventuellement, à occuper un emploi de sous-préfet(e). Je m'engage à accepter un tel emploi sous peine d'être radié(e) du corps. »

- Un organigramme détaillé de la structure d'affectation

Il est demandé au candidat de se situer dans cet organigramme. Doivent être précisées l'organisation de sa sous-direction ou de son service ainsi que les caractéristiques des bureaux ou unités administratives (corps d'appartenance des chefs de bureaux, description succincte des attributions de chaque bureau et nombre d'agents par catégorie pour chaque bureau). Aucun sigle dont la signification n'est pas préalablement donnée ne doit être utilisé.

2) Des pièces complétées par les autorités hiérarchiques (directeur d'administration centrale, recteur, président d'université)

Outre les cinq documents décrits ci-dessus, les dossiers doivent comprendre les annexes suivantes (format word ou excel téléchargeables sur le site de la fonction publique)

- La fiche d'appréciation sur le candidat (annexe 1)

Elle est élaborée par une autorité unique pour les candidats d'une même direction, d'une même académie ou établissement (selon le lieu d'affectation des candidats, directeur d'administration centrale, recteur ou président d'université).

Le nom et la qualité du signataire seront clairement indiqués. Eu égard au niveau de recrutement des administrateurs civils, il est indispensable que ce soit l'une des autorités hiérarchiques mentionnées ci-dessus qui signe la fiche de proposition, manifestant ainsi l'intérêt porté à cette promotion.

Cette fiche, qui vise à la fois à fournir aux membres du comité de sélection un document objectif et précis sur la valeur des candidats mais aussi à donner des éléments sur les derniers postes qu'ils ont occupés, doit être remplie avec une volonté d'objectivité réelle. Les appréciations doivent être détaillées et nuancées. Il est souhaitable d'éviter de renseigner toutes les rubriques au meilleur niveau d'appréciation, les membres du comité de sélection ne pouvant que s'interroger sur une série de fiches ne faisant apparaître aucun point faible.

La mention « sans objet » de la page 2 doit être entendue comme indiquant que l'une des questions posées est inadaptée à la situation. Les critères énumérés au A de la page 2 doivent être compris de façon circonstanciée et donc pondérés par une appréciation qualitative.

Afin de permettre une instruction efficace des dossiers, l'appréciation d'ensemble figurant à l'annexe 1 doit être transmise par mail, sous format word, à l'adresse teac-dgrhe@education.gouv.fr.

Pour les candidats en position de détachement, cette fiche doit, dans tous les cas, être élaborée par l'autorité auprès de laquelle ils sont détachés. Néanmoins, l'administration d'origine se garde la faculté de compléter ce document, en particulier si le détachement est récent.

- Le dossier de candidature (annexe 2)

La partie « description des fonctions actuelles » (page 3) concerne le profil du poste tenu : elle doit être exclusivement descriptive et ne doit comporter aucun élément d'appréciation sur la manière de servir du candidat.

Elle fait apparaître le champ de compétences de l'emploi et détaille les tâches qu'il recouvre ainsi que leur importance relative (réglementation, gestion, contrôle...). Elle précise également le nombre et la qualité des agents placés sous l'autorité du candidat.

La partie « carrière du fonctionnaire depuis son entrée dans l'administration » (page 4) doit retracer tous les services effectués en catégorie A ou assimilé.

- Des documents relatifs à l'évaluation du fonctionnaire (annexe 3)

Les notations et appréciations des cinq dernières années doivent faire l'objet d'une transcription dactylographiée. Pour les agents qui relèvent d'un corps qui ne fait pas l'objet d'une évaluation annuelle, il convient de le préciser.

La photocopie du ou des derniers comptes rendus des entretiens professionnels ou d'évaluation du fonctionnaire des cinq dernières années doit être jointe.

II.2 - Modalités et délais de transmission

Il est demandé aux candidats de transmettre les dossiers de candidature, constitués de toutes les pièces demandées, par la voie hiérarchique, à la direction générale des ressources humaines - service de l'encadrement - bureau DGRH E2-1. Parallèlement, il leur  est conseillé de transmettre directement une copie du dossier à ce bureau (teac-dgrhe@education.gouv.fr).

Les autorités hiérarchiques transmettront, au plus tard le 31 janvier 2015, au bureau DGRH E2-1, les éléments communiqués par les candidats, complétés par ceux devant être renseignés par leur soin et qui revêtent un caractère confidentiel.

Le respect de cette date est impératif pour le bon déroulement de la procédure. Il est donc fortement recommandé aux candidats d'adresser suffisamment tôt leur dossier au supérieur hiérarchique dont ils relèvent.

Aucun dossier de candidature ne doit être transmis directement à la DGAFP. Il appartient à la direction générale des ressources humaines de transmettre les dossiers à la DGAFP dans les délais impartis.

III -  Audition des candidats

Le comité de sélection, dont les membres sont nommés par arrêté du ministre chargé de la fonction publique, examine les dossiers de candidature et arrête la liste des fonctionnaires qui seront auditionnés. Cette liste peut être consultée sur le site Internet de la fonction publique (www.fonction-publique.gouv.fr) et chaque fonctionnaire retenu reçoit une convocation individuelle.

L'audition, d'une durée de trente minutes, doit permettre aux membres du comité de sélection, d'une part, d'évoquer les acquis professionnels du candidat décrits dans son dossier et, d'autre part, d'apprécier sa personnalité, ses motivations ainsi que ses aptitudes à exercer des responsabilités d'encadrement et d'animation.

IV -  Modalités d'accès au corps des administrateurs civils

IV.1 - Nomination

À l'issue des auditions, le comité de sélection propose une liste d'aptitude classée par ordre alphabétique et complétée, le cas échéant, par une liste complémentaire établie par ordre de mérite qui sera arrêtée par la ministre de la fonction publique. Les lauréats sont nommés administrateurs civils stagiaires à compter du 1er mars 2015, par décret du Président de la République.

IV.2 - Reclassement

Conformément aux dispositions de l'article 8 du décret n° 99-945 susmentionné, ils sont placés à l'échelon du grade d'administrateur civil comportant un traitement égal ou, à défaut, immédiatement supérieur à celui dont ils bénéficient dans leur corps ou emploi d'origine.

Les fonctionnaires qui percevaient dans leur ancien corps une rémunération supérieure à celle afférente au 9e échelon du grade d'administrateur civil bénéficient d'une indemnité compensatrice.

Dans la limite de l'ancienneté exigée à l'article 10 pour une promotion à l'échelon supérieur, ils conservent l'ancienneté d'échelon acquise dans leur précédent grade ou classe lorsque l'augmentation de traitement consécutive à leur nomination est inférieure à celle qui résulterait d'un avancement d'échelon dans leur ancienne situation.

Les agents nommés alors qu'ils avaient atteint l'échelon le plus élevé de leur précédent grade ou classe conservent leur ancienneté d'échelon dans les mêmes conditions et dans la limite de deux ans lorsque l'augmentation de traitement consécutive à leur nomination est inférieure à celle résultant d'un avancement à ce dernier échelon.

IV.3 - Affectation

L'affectation des lauréats est prononcée par arrêté du Premier ministre. L'attention des candidats doit être appelée sur le fait que le corps des administrateurs civils constitue un corps interministériel. Les lauréats ont donc vocation à être affectés auprès de tout employeur ayant ouvert un poste. Sans que cela ne représente un caractère obligatoire, il paraît opportun que les lauréats marquent leur entrée dans ce corps par un changement d'environnement professionnel.

IV.4 - Titularisation

Les lauréats sont titularisés à l'issue du cycle de perfectionnement au 1er septembre 2015.

La titularisation est subordonnée à l'accomplissement effectif à temps plein d'un cycle de perfectionnement d'une durée de cinq mois, débutant en mars 2015, organisé par l'École nationale d'administration. Les administrateurs civils ainsi recrutés rejoindront leur poste le 1er septembre 2015.

V - Formation

Les modalités et conditions d'inscription à la formation dispensée aux candidats au « tour extérieur » font l'objet d'une note spécifique.

Je vous saurais gré de porter ces informations à la connaissance des fonctionnaires relevant de votre autorité et remplissant les conditions pour pouvoir postuler.

Je vous demande de veiller au strict respect de ces instructions, notamment en ce qui concerne la date limite d'envoi des dossiers de candidatures.

Pour toute demande de renseignement complémentaire sur le déroulement de cette sélection, il convient de saisir le service de l'encadrement (bureau DGRH E2-1 - teac-dgrhe@education.gouv.fr - Tél  01.55.55.38.56 / 01.55.55.35.74 / 01.55.55.13.80).