La présente note expose la procédure de nomination au choix dans le corps des administrateurs civils au titre de l'année 2017, par la voie dite du tour extérieur.

Il s'agit, pour des fonctionnaires de catégorie A, d'accéder à un corps d'encadrement supérieur par inscription sur une liste d'aptitude. Cette liste d'aptitude est établie, au niveau interministériel, par un comité de sélection après examen des candidatures.

Le tour extérieur est régi par le décret n° 99-945 du 16 novembre 1999 modifié portant statut particulier du corps des administrateurs civils (articles 5 à 8) et par l'arrêté du 10 novembre 2010 modifié fixant les modalités de l'examen des titres professionnels et de l'établissement de la liste d'aptitude d'accès au corps des administrateurs

Au cours des cinq dernières années, 26 à 30 postes ont été ouverts annuellement pour environ 300 à 350 candidatures.

I - La sélection au tour extérieur des administrateurs civils

A - Conditions pour faire acte de candidature

Le recrutement est ouvert à tous les fonctionnaires de l'État titulaires d'un corps de catégorie A ou assimilé, ou accueillis en détachement dans un corps de catégorie A ou assimilé de l'État, ainsi qu'à des fonctionnaires et agents en fonction dans une organisation internationale intergouvernementale justifiant de huit années de services effectifs dans un corps ou un emploi de catégorie A ou assimilé de la fonction publique de l'État.

Ces conditions sont appréciées au 1er janvier 2017.

B - Déroulement de la sélection

La sélection se déroule en deux temps :

• Une sélection sur dossier : après avoir examiné les dossiers de candidature constitués par le candidat et par son administration, le comité de sélection établit une liste de candidats qu'il souhaite auditionner.
• Des auditions : à l'issue de cette étape, le comité propose au ministre chargé de la fonction publique une liste, classée par ordre alphabétique, des candidats qu'il juge aptes à accéder au corps des administrateurs civils.

II - Constitution des dossiers de candidature

Les dossiers sont constitués par les candidats et complétés par les services administratifs (services gestionnaires). Il est vivement recommandé d'apporter un soin particulier à la qualité du dossier dont l'examen constitue la première phase de la sélection.

A - Pièces à fournir par le candidat

Le candidat doit fournir les pièces suivantes rédigées conformément aux indications figurant ci-après :

• un curriculum vitae dactylographié daté et signé ;
• une lettre de motivation dactylographiée, datée et signée ;
• un rapport dactylographié présentant une réalisation professionnelle daté et signé ;
• une déclaration datée et signée.

Le curriculum vitae

Ce document, de deux pages (une feuille recto verso) maximum, doit être dactylographié, daté et signé. Il renseigne le comité de sélection sur l'expérience professionnelle, les études et les compétences du candidat.

Aussi, le candidat présente ses affectations successives ainsi que leur durée, décrit les postes occupés, les responsabilités qu'il y a exercées, le nombre de personnes encadrées et les travaux réalisés. Il précise également les diplômes, les titres obtenus et les avancements de grade en indiquant leur modalité (promotion interne, concours).

La lettre de motivation

La lettre de motivation, d'une page (une feuille recto) maximum, dactylographiée (police de caractère arial 11, interligne simple), datée et signée, n'est pas un résumé du curriculum vitae. Elle en est le complément et permet au candidat de consigner l'essentiel de son parcours, de l'analyser et de souligner ce qu'il en retire sur le plan personnel et professionnel. C'est l'occasion pour le candidat de décrire les raisons qui le conduisent à vouloir donner une dimension supérieure à sa carrière.

Ce document constitue un guide très important dans le choix du comité de sélection.

Un rapport dactylographié présentant une réalisation professionnelle de son choix

Dans ce document de deux pages maximum, dactylographié (police de caractère arial 11, interligne simple), daté et signé, le candidat décrit une mission qu'il a menée ou une réalisation marquante dans son affectation actuelle ou dans son affectation immédiatement précédente. Il présente sa mission, le rôle qu'il a joué, les enjeux, les moyens mis en œuvre, les résultats obtenus et les enseignements tirés de cette expérience.

Les jurys successifs ont insisté sur l'importance de ce document.

La déclaration suivante, datée et signée

« Je soussigné(e)......reconnais avoir été informé(e) de l'obligation, en cas d'inscription sur la liste d'aptitude aux fonctions d'administrateur civil, d'avoir à suivre de manière assidue le cycle de perfectionnement sous peine de ne pas être titularisé(e) dans le corps des administrateur, puis d'avoir à rejoindre l'affectation qui me sera assignée, puis éventuellement à occuper un emploi de sous-préfet(e) ».

Le comité de sélection, tant dans l'examen des dossiers que lors de l'entretien oral, recherchera des cadres dont la culture administrative et l'ouverture d'esprit les préparent à exercer les fonctions dévolues aux administrateurs civils.

Aussi, il est vivement conseillé de consulter les rapports du comité de sélection mis en ligne sur le site du ministère de la fonction publique.

B - La constitution du dossier par les administrations gestionnaires

Les pièces suivantes du dossier de candidature, conformes aux modèles figurant en annexe, sont renseignées et fournies par le service gestionnaire de proximité dont relève le candidat.

Annexe 1 : la fiche d'appréciation sur le candidat

Dans l'annexe 1, l'autorité hiérarchique dont relève le candidat émet, de façon objective, nuancée et précise, une appréciation sur la valeur du candidat, sa manière de servir et son aptitude à occuper des fonctions confiées à un administrateur civil.  

Compte tenu du niveau élevé de ce recrutement, il est impératif que la rubrique « appréciation d'ensemble » soit élaborée et signée par une unique autorité hiérarchique supérieure (le directeur d'administration centrale, le recteur, le président d'université).

Il convient d'indiquer clairement le nom et la qualité du signataire.

Pour les candidats en position de détachement, l'annexe 1 est renseignée par l'administration d'accueil. L'administration d'origine peut le compléter, notamment si le détachement est récent. 

Annexe 2 : le dossier de candidature

Toutes les rubriques doivent être renseignées, y compris la date de réception de la candidature.

Dans la rubrique « description détaillée, précise et concrète des fonctions actuelles occupées », l'administration décrit le poste occupé par le candidat de façon objective et sans émettre d'appréciation sur sa manière de servir. Les tâches effectuées par ce dernier, leur nature et leur importance relative doivent être détaillées. Le nombre d'agent placés sous l'autorité du candidat  ainsi que leur qualité seront également précisés.

Il est demandé de ne pas dépasser la longueur maximale du cadre figurant en page 3.

La partie « carrière du fonctionnaire depuis son entrée dans l'administration » retrace toute la carrière du fonctionnaire depuis son entrée dans l'administration. Les services effectués en catégorie A ou assimilé doivent être clairement identifiés.

Ce descriptif doit être impérativement certifié par le service chargé des ressources humaines dont relève le candidat. Le nom et la qualité du signataire doivent être clairement indiqués.

S'agissant des agents détachés, mis à disposition, ou affectés en position normale d'activité dans une autre administration que leur administration d'origine, cette partie de l'annexe 2 devra être certifiée conforme par l'administration d'accueil et l'administration d'origine du candidat, chacune pour la partie qui la concerne

Il convient de préciser que, pour les huit ans de services effectifs requis, seuls seront comptabilisés les services effectués dans la fonction publique de l'État. Cependant, lorsqu'un fonctionnaire de catégorie A ou assimilé de la fonction publique territoriale ou de la fonction publique hospitalière est intégré directement, ou après détachement dans un corps de catégorie A ou assimilé de la fonction publique de l'État, les services accomplis antérieurement dans son corps ou cadre d'emploi d'origine sont assimilés à des services accomplis dans le corps d'accueil de catégorie A ou assimilé de l'État.

Annexe 3 : document relatif à l'évaluation du candidat

La partie « appréciation générale » ou « appréciation littérale » des comptes rendus d'entretiens professionnels ou d'évaluation du candidat des cinq dernières années consécutives doit faire l'objet d'une retranscription dactylographiée dans la partie « appréciations littérales » de l'annexe 3. Il est demandé de ne pas faire apparaître d'autres appréciations que celles-ci.

La photocopie des cinq comptes rendus d'entretiens professionnels ou d'évaluation doit être jointe.

Lorsque l'agent n'est pas évalué, il convient de le préciser dans l'annexe 3 en indiquant pour chaque année concernée, les raisons qui justifient l'absence d'évaluation (cadre réglementaire ou autre).

L'annexe 3 doit être certifiée conforme par le service gestionnaire du candidat.

L'organigramme détaillé de la sous-direction ou service d'affectation

L'organigramme, d'une longueur maximale de deux pages, doit préciser :

- l'organisation de la sous-direction ou service dans lequel le candidat est affecté ;

- les caractéristiques des bureaux ou unité administrative ;

• le corps d'appartenance des chefs de bureaux ou unité ;
• une description succincte des attributions de chaque bureau ou unité ;
• le nombre d'agents, par catégorie, de chaque bureau ou unité.

Tout sigle utilisé doit être explicité.

III - Modalités de transmission des dossiers de candidature et recommandations

Aucun dossier ne doit être transmis directement au ministère de la fonction publique. Il doit être adressé à l'autorité destinataire des candidatures, c'est-à-dire la direction générale des ressources humaines (DGRH).

A - Pour le candidat

Le dossier de candidature doit être transmis au plus tard le 31 janvier 2017 de deux manières concomitantes :

1 - Le candidat transmet l'original de son dossier à la date précitée à son service gestionnaire de proximité, constitué de la liste des pièces qu'il lui incombe de fournir ainsi que des annexes 1, 2, 3 pré renseignées avec les éléments dont il dispose (nom, prénom, corps, grade...), et des comptes rendus d'entretiens professionnels des 5 dernières années consécutives qu'il détient.

2 - Il fait parvenir, au plus tard à la même date, par voie électronique et en version PDF à teac-dgrhe@education.gouv.fr, une copie du dossier remis à son service gestionnaire.

Il lui est demandé de préciser le nom et le prénom du gestionnaire de proximité qui a réceptionné l'original de son dossier.

Il est fortement recommandé aux candidats de transmettre leur dossier suffisamment tôt à leurs supérieurs hiérarchiques afin de respecter le délai de rigueur à peine d'irrecevabilité de leur candidature.

Tout au long de la procédure de sélection qui court du mois de février au mois de septembre, les candidats doivent communiquer au bureau DGRH E2-1 toute modification relative aux données personnelles et administratives contenues dans le dossier de candidature.

En cas de changement de fonctions, l'annexe 2 devra être modifiée.

B - Pour les services gestionnaires de proximité

Les services gestionnaires transmettront, dans les meilleurs délais, sous pli confidentiel par voie postale, l'original du dossier de candidature comprenant les pièces fournies par l'agent ainsi que les annexes certifiées et complétées conformément aux indications susmentionnées au :

Ministère de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur  et de la recherche

Direction générale des ressources humaines (DGRH)

Service de l'encadrement - bureau DGRH E2-1

72, rue Régnault

75243 Paris cedex 13

Pour des raisons de sécurité, il est demandé aux services gestionnaires de transmettre parallèlement ce dossier par voie électronique à :
teac-dgrhe@education.gouv.fr ainsi que, sous format word, l'appréciation d'ensemble figurant à l'annexe 1 du dossier.

Tout au long de la procédure, le bureau de l'encadrement administratif (DGRH E2-1) accompagnera les candidats et les services gestionnaires de proximité (Mel : teac-dgrhe@education.gouv.fr - Tél : 01 55 55 13 80 ou 01 55 55 35 74).

Je vous saurais gré de porter ces informations à l'ensemble des personnels et services relevant de votre autorité et de veiller au strict respect de ces instructions, notamment en ce qui concerne la constitution des dossiers et les délais de transmission.