bo Le Bulletin officiel de l'éducation nationale, de la jeunesse et des sports

Le Bulletin officiel de l'éducation nationale, de la jeunesse et des sports publie des actes administratifs : décrets, arrêtés, notes de service, etc. La mise en place de mesures ministérielles et les opérations annuelles de gestion font l'objet de textes réglementaires publiés dans des BO spéciaux.

Retour au Bulletin officiel n°8 du 23 février 2017

Personnels

Organisations syndicales

Mise en œuvre des dispositions relatives aux conditions et aux modalités d'utilisation des technologies de l'information et de la communication par les organisations syndicales représentant les maîtres y compris documentalistes des établissements d'enseignement privés sous contrat

NOR : MENF1702811C

Circulaire n° 2017-021 du 10-2-2017

MENESR - DAF D1

Texte adressé aux rectrices et recteurs d'académie ; aux vice-rectrices et vice-recteurs ; aux inspectrices et inspecteurs d'académie-directrices et directeurs académiques des services de l'éducation nationale
Références : article R. 914-13-47 du code de l'éducation et arrêté d'application (MENF1613372A) du 23-6-2016 ; circulaire DGRH - DNE B1-1 n° 2016-074 du 13-5-2016 relative à la mise en œuvre des dispositions relatives aux conditions et aux modalités d'utilisation des technologies de l'information et de la communication

La présente circulaire s'inscrit dans le cadre des dispositions de l'article R. 914-13-47 du code de l'éducation et de l'arrêté d'application du 23 juin 2016 cités en référence.

À l'instar du dispositif applicable pour les organisations syndicales représentant les personnels de l'enseignement public, prévu par le décret n° 82-447 du 28 mai 1982 modifié et l'arrêté du 4 novembre 2014 du ministre de la décentralisation et de la fonction publique, publié au JORF n° 256 du 5 novembre 2014, l'objet de l'article R. 914-13-47 du code de l'éducation et de l'arrêté du 23 juin 2016 précités est d'introduire au niveau réglementaire un cadre juridique visant à permettre la communication des organisations syndicales de l'enseignement privé sous contrat avec les maîtres au moyen des outils informatiques de l'administration, tout en préservant le libre choix des agents destinataires (possibilité de désabonnement), la confidentialité des échanges et le bon fonctionnement du réseau informatique de l'administration.

En effet, le code de l'éducation et l'arrêté cités en référence fixent pour l'enseignement privé sous contrat les conditions et les modalités de l'utilisation, par les organisations syndicales, des technologies de l'information et de la communication, afin de leur permettre de diffuser leurs informations sous forme dématérialisée. Cette communication syndicale se limite aux maîtres, y compris documentalistes qui exercent leurs fonctions dans un établissement d'enseignement privé sous contrat. Ces dispositions sont mises en œuvre d'une part dans un cadre national et d'autre part dans le cadre de chaque académie ou vice-rectorat.

Le dispositif prévu pour les organisations syndicales représentant les maîtres des établissements d'enseignement privés sous contrat est similaire à celui prévu pour les personnels de l'enseignement public tel que rappelé dans la circulaire citée en référence. Ainsi, en application de l'article R. 914-13-47 du code de l'éducation et de l'article 2 de l'arrêté du 23 juin 2016 relatif aux conditions d'utilisation des technologies de l'information et de la communication par les organisations syndicales représentant les maîtres y compris documentalistes des établissements d'enseignement privés sous contrat, les bénéficiaires de ce dispositif sont l'ensemble des organisations syndicales légalement constituées qui ont pour objet la défense des intérêts professionnels des maîtres des établissements d'enseignement privés sous contrat, qu'elles soient représentatives ou non.

En conséquence, pour mettre en œuvre les dispositions du décret et de l'arrêté du 23 juin 2016 vous vous appuierez sur les précisions apportées par la circulaire DGRH - DNE B1-1 n° 2016-074 du 13 mai 2016 relative à la mise en œuvre des dispositions relatives aux conditions et aux modalités d'utilisation des technologies de l'information et de la communication y compris celles concernant les actions de formation, en tenant cependant compte des adaptations suivantes pour les maîtres des établissements d'enseignement privés sous contrat :

1 - Contenu du fichier général

Conformément à l'article 8 de l'arrêté du 23 juin 2016, le fichier général se limite aux données suivantes : le nom, le prénom, l'engagement qualité, l'échelle de rémunération (ECR), l'affectation (comprenant le code de l'académie, l'UAI et le type d'établissement) et l'adresse de messagerie professionnelle. Les notions d'ECR et d'engagement qualité remplacent celles de corps-grade qui n'existent pas pour les maîtres des établissements d'enseignement privés sous contrat.

2 - La page d'information syndicale au niveau national

Au niveau national, une page de contenu distincte de celle dédiée aux organisations syndicales représentant les personnels de l'enseignement public sera consacrée aux organisations syndicales représentant les maîtres des établissements d'enseignement privés sous contrat. Elle sera construite sur un format similaire et sera intitulée « les organisations syndicales représentant les maîtres des établissements d'enseignement privés sous contrat ».

3 - Les annexes

L'annexe technique se substitue à l'annexe 1 de la circulaire n° 2016-074 du 13 mai 2016 précitée et l'annexe « référents » se substitue à l'annexe 2 de ladite circulaire.

4 - Interlocuteurs et suivi du dispositif

Les informations relatives à la liste des organisations syndicales bénéficiaires de l'accès aux technologies de l'information et de la communication et pour chacune d'entre elles, l'état des listes de diffusion qui leurs sont attribuées seront transmises au niveau académique aux commissions consultatives mixtes (CCM) compétentes et au niveau national, au comité consultatif ministériel des maîtres de l'enseignement privé (CCMMEP).

Je vous remercie de bien vouloir mettre en place ce dispositif au sein de votre académie dans les meilleurs délais et au plus tard à compter du 1er mars 2017.

La sous-direction de l'enseignement privé (DAF-D) ainsi que la Direction du numérique pour l'éducation (DNE) sont à votre disposition pour répondre à vos questions.

Pour la ministre de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche
et par délégation,
Le directeur des affaires financières,
Guillaume Gaubert

Annexe « référents »

Désignation des interlocuteurs référents des organisations syndicales

L'article R. 914-13-47 et l'arrêté d'application du 23 juin 2016 relatif aux conditions d'utilisation des technologies :

une adresse de messagerie au nom de l'organisation syndicale, ;
un système de diffusion de messages (« listes de messagerie ») ;
un espace de publication sur le site web, permettant de faire apparaître un logo et un lien vers le site web de l'organisation syndicale.

Pour pouvoir configurer ces trois éléments, les services de la DNE, qui sont chargés de sa mise en œuvre, ont besoin :

- de contacter et former des référents dans le domaine de la messagerie (adresse syndicale et listes de diffusion) d'une part, dans le domaine de la publication web d'autre part. Ces référents peuvent être les mêmes dans ces deux domaines. En cas d'urgence, il doit être possible de les joindre sur une adresse mail et par téléphone ;

- d'identifier les ressources mises à disposition de l'organisation syndicale par un logo qui lui est propre, et qui sera réutilisé à différents endroits (construction de l'adresse de messagerie, dénomination des listes de diffusion et du domaine d'adressage) :

adresse de messagerie : .syndicat-national@education.gouv.fr
adresse des listes : liste..@.education.gouv.fr
note : représente la dénomination du groupe d'organisations syndicales affiliées au sein d'une même fédération. Ce terme est choisi par l'administration, et validé par la fédération syndicale. Dans le cas d'une organisation syndicale non affiliée, il convient d'utiliser à la place

Nom littéral de l'organisation syndicale :

Sigle de l'organisation syndicale (sans espace, sans point, en minuscules, tirets autorisés) :

Référents désignés par l'organisation syndicale comme correspondants messagerie

Nom/Prénom (opt. : rôle)	Mail	Tél. (1)

(1) En cas d'incident sur le moteur de listes, de piratage de l'adresse utilisée par l'éditeur mandaté, les interlocuteurs référents syndicaux doivent pouvoir être contactés très rapidement, de préférence par téléphone, et en aucun cas sur l'adresse de messagerie si elle a été piratée.

Référents désignés par l'organisation syndicale comme correspondants Web

Nom/Prénom (opt. : rôle)	Mail	Tél.

Annexe technique

Description des modalités de mise en œuvre sur le plan national

1 - Page d'information configuration d'une boîte de messagerie et attribution d'une adresse de messagerie électronique syndicale

Pour émettre et recevoir des messages par courrier électronique, il faut disposer d'une adresse électronique et d'un compte client de messagerie.

L'organisation syndicale souhaitant bénéficier de cette disposition doit désigner, par écrit, un ou plusieurs interlocuteurs référents, futurs éditeurs des messages. (cf. annexe Référents - Désignation des interlocuteurs référents des organisations syndicales). Leur rôle d'interface avec vos services est reconnu.

Au niveau national, les organisations syndicales disposent d'un compte client de messagerie qui reprend leur sigle syndical accompagné du terme national.

Chaque adresse électronique fait apparaître explicitement le nom ou le sigle de l'organisation syndicale en préfixe avec le nom de domaine de la structure, en suffixe. A titre d'exemple, le ministère qui a en charge l'attribution d'une adresse nationale de messagerie électronique syndicale attribue aux organisations syndicales l'adresse suivante :

sigle de l'OS.syndicat-national@education.gouv.fr

Pour une académie, l'adresse de messagerie fournie pourra être par exemple :

sigle de l'OS.syndicat@ac-aix-marseille.fr

ATTENTION : selon la norme http://www.rfc-editor.org, l'adresse électronique comprenant le sigle de l'organisation syndicale, ne doit pas dépasser 64 caractères à gauche du signe : @, puis 255 caractères à droite de ce signe.

2 - Établissement des listes de diffusion

Règles de fonctionnement sur le plan national :

Le nommage de chaque liste de diffusion :

liste..@.syndicat.education.gouv.fr

Pour une liste académique, le nommage peut être, par exemple:

liste..@syndicat.ac-xxx.fr

ou .@>federation>.syndicat.ac-xxx.fr

Les parties entre chevrons (< et >) sont propres à chaque liste et déduites du nom de l'organisation syndicale, du périmètre des abonnés et du nom de la fédération d'affiliation.

Une fois les plateformes installées, une liste de test est montée sur chaque plateforme, selon les règles de fonctionnement des listes syndicales. Les abonnés de cette liste seront désignés par chaque fédération sur la plateforme qui est mise à sa disposition : les organisations syndicales pourront alors se familiariser avec l'environnement.
Une formation à distance a été organisée pour l'ensemble des référents des organisations syndicales nationales.
Le pôle messagerie prépare un fichier extrait des SIERH ministériels selon les normes validées par la DAF.
Ce fichier est transmis par la DAF à chaque organisation syndicale éligible au dispositif, accompagné d'une documentation technique décrivant la composition du fichier et les modalités pratiques pour le retour des listes à constituer.
Les organisations syndicales déterminent la segmentation de leur choix, et préparent l'ensemble des fichiers des personnels correspondant, en veillant, au sein de chaque fédération, à ne pas dépasser les capacités du système mise à leur disposition, soit 5,5 fois le nombre de lignes du fichier d'agents qui leur a été transmis. Les fichiers ne contiendront que l'adresse électronique des personnels.
Les fichiers sont accompagnés d'un tableau décrivant les caractéristiques de chaque liste à créer (adresse du référent, nom de la liste, mot clé à ajouter dans l'objet des messages).
Les organisations syndicales préparent les fichiers correspondants aux premières listes dont elles ont l'usage. Elles peuvent ultérieurement, et ce pendant la première année de mise en œuvre, déposer des demandes de création de listes, tant que le total des fichiers transmis depuis le début de la procédure ne dépasse pas 5,5 fois le nombre de lignes du fichier d'agents qui leur aura été transmis.
Le pôle messagerie importe les fichiers et crée les listes en utilisant la nomenclature de nommage décidée avec la DAF, pour tenir compte des plateformes distinctes :

liste..@.syndicat.education.gouv.fr

Une fois les listes créées, elles sont activées et peuvent être utilisées par les syndicats. Aucune modification ou suppression de la liste de diffusion demandée par l'organisation syndicale ne sera possible après cette activation. Un bridage est mis en place pour éviter la saturation du réseau en aval des plateformes.
Les organisations syndicales doivent s'assurer qu'elles ne dépassent pas le seuil de 5 messages maximum par agent et par mois glissant.
Le volume de chaque message ne doit pas dépasser 500 kilo octets. Dans le cas d'un dépassement du volume accordé, un courriel est systématiquement expédié, à l'interlocuteur référent syndical pour lui signaler la non-diffusion de son message en indiquant le motif.
Le pôle messagerie surveille les débits et adapte les bridages techniques en fonction des réactions du réseau, des serveurs intermédiaires et destinataires des messages. Le bridage est appliqué de manière équitable (chaque plateforme est configurée de manière identique) ou globale (les passages uniques sont configurés pour traiter indistinctement le courrier des plateformes émettrices).
Lorsque le serveur de listes a transmis le message aux serveurs relayant les courriers, un courriel est envoyé à l'interlocuteur référent syndical émetteur :

« Le message XXXXX pour la liste : liste.syndicXXXX a été distribué ».

En fonction du nombre de personnels inscrits dans la liste de diffusion et de la charge du réseau, les messages peuvent arriver plus ou moins rapidement dans la boîte aux lettres des destinataires.

Le pôle messagerie met l'adresse nationale pole-messagerie@ac-orleans-tours.fr à disposition des organisations syndicales pour déclarer leurs incidents de distribution sur les listes de diffusion nationales.
Chaque année, dans le courant du 4e trimestre de l'année civile, l'actualisation du fichier des personnels sera générée puis transmise à chaque organisation syndicale, afin de mettre à jour les listes de diffusion existantes.
Les personnels et les organisations syndicales auront un accès à l'archivage des messages de chaque organisation syndicale sous la rubrique « Archives » du portail de leur liste.