La présente circulaire a pour objet d'apporter des précisions relatives aux modalités d'application du décret n° 2018-1174 du 18 décembre 2018 instituant une indemnité de fonctions pour la formation continue des adultes dans les groupements d'établissements (Greta) constitués en application de l'article L. 423-1 du Code de l'éducation et de l'arrêté du 18 décembre 2018 fixant les montants de l'indemnité de fonctions pour la formation continue des adultes dans les groupements d'établissements constitués en application de l'article L. 423-1 du Code de l'éducation.

Cette indemnité se substitue au régime indemnitaire institué par le décret n° 93-439 du 24 mars 1993 et de l'arrêté du 24 mars 1993.

Cette circulaire remplace les circulaires n° 93-346 du 24 décembre 1993 et n° 95-039 du 21 février 1995.

Le dispositif prévoit trois groupes de fonctions éligibles à l'indemnité de fonctions pour la formation continue des adultes (IFFCA) et fixe un mode de calcul simplifié de l'indemnité avec un plancher et un plafond annuels pour les bénéficiaires de celle-ci.

Par ailleurs, le recteur est davantage intégré dans le processus d'attribution de ces indemnités.

L'IFFCA est financée sur le produit des ressources procurées par la mise en œuvre des activités de formation continue des adultes.

I. Détermination du montant de l'indemnité

Le dispositif prévoit trois groupes de fonctions éligibles à l'IFFCA. Le versement de l'indemnité est lié à l'exercice effectif des fonctions détaillées ci-dessous.

Tout agent régulièrement désigné pour assurer l'intérim d'un agent dont les fonctions sont susceptibles d'ouvrir droit à l'indemnité peut prétendre à cette indemnité fixée au taux auquel pourrait prétendre l'agent dont il assure l'intérim.

Lorsque des agents se succèdent en cours d'exercice sur des fonctions susceptibles d'ouvrir droit à l'indemnité, celle-ci est partagée au prorata de la durée d'occupation du poste.

A. Montant de l'indemnité selon les catégories de bénéficiaires

1. Les fonctions bénéficiaires de droit en application de l'article 1er du décret

- chef de l'établissement support du groupement ;

- chef d'établissement assurant la fonction de président du groupement ;

- chef de l'établissement support du groupement et assurant la fonction de président du groupement.

Le montant annuel maximum de l'indemnité pour les fonctions listées ci-dessus est fixé à 12 000 euros par an et par bénéficiaire. Le montant annuel minimum alloué à ces personnels est fixé à 1 200 euros.

- personnels assurant, dans les établissements membres du groupement réalisant des prestations relevant du programme annuel ou pluriannuel d'activité du groupement, les fonctions de chef d'établissement, de chef d'établissement adjoint et d'adjoint gestionnaire sans responsabilité comptable.

Le montant annuel maximum de l'indemnité pour les fonctions listées au paragraphe précédent est fixé à 6 000 euros par an et par bénéficiaire. Le montant annuel minimum alloué à ces personnels est fixé à 600 euros.

Les fonctions susceptibles d'ouvrir droit à l'indemnité en application de l'article 2 du décret

- chef d'établissement adjoint au chef de l'établissement support du groupement ;

- directeur chargé de la direction opérationnelle du groupement ;

- chef d'établissement ou adjoint gestionnaire assurant des fonctions d'animation, de pilotage ou de développement du groupement.

Le montant annuel maximum de l'indemnité pour les fonctions listées ci-dessus est fixé à 6 000 euros par an et par bénéficiaire. Le montant annuel minimum alloué à ces personnels est fixé à 300 euros.

2. Les agents-comptables : bénéficiaires de droit en application de l'article 3 du décret

Les agents-comptables constituent un groupe distinct afin de rendre effectif le principe de séparation des ordonnateurs et des comptables publics. Ils bénéficient de droit également du versement de l'indemnité.

- adjoint gestionnaire exerçant les fonctions d'agent-comptable de l'établissement support du groupement :

NB : les recettes budgétaires réalisées par l'établissement support du groupement correspondent aux recettes budgétaires réellement effectuées par cet établissement au titre de la mise en œuvre des activités de formation continue des adultes (comptes 70 uniquement).

- adjoint gestionnaire exerçant les fonctions d'agent-comptable d'un établissement réalisant des prestations relevant du programme annuel ou pluriannuel d'activité du groupement :

NB : ces crédits s'entendent comme une recette versée à l'établissement réalisateur par l'établissement support.

B. Les cas de cumul de fonctions

Des cas de cumul de fonctions, et donc d'indemnités, sont effectivement possibles. Ces derniers sont prévus et encadrés par l'article 5 du décret.

Si le cumul concerne deux fonctions relevant d'un même groupe, l'indemnité totale ne peut excéder le plafond du groupe concerné. Pour le 1er groupe, qui comprend deux plafonds, il convient de retenir le plus élevé des deux, soit 12 000 euros.

Exemple :

Un chef d'établissement réalisateur, pour lequel le plafond est de 6 000 euros, peut percevoir une indemnité supérieure à ce montant s'il assure également la fonction de président du groupement. Celle-ci ne peut toutefois pas dépasser 12 000 euros.

Si le cumul concerne deux fonctions relevant de deux groupes distincts, l'indemnité totale ne peut excéder les plafonds cumulés des deux groupes concernés et, en tout état de cause, être supérieure à 12 000 euros.

Exemples :

Un adjoint gestionnaire exerçant les fonctions d'agent-comptable d'un établissement réalisateur, pour lequel le plafond est de 2 000 euros, peut percevoir une indemnité supérieure à ce montant s'il assure également des fonctions d'animation du groupement. Celle-ci ne peut toutefois pas dépasser 8 000 euros.

Un adjoint gestionnaire exerçant les fonctions d'agent-comptable d'un établissement support du groupement, pour lequel le plafond est de 12 000 euros, ne peut donc percevoir une indemnité supérieure à ce montant même s'il assure également des fonctions d'animation du groupement.

II. Modalités relatives à la fixation et au versement de l'indemnité

L'IFFCA est financée sur le produit des ressources procurées par la mise en œuvre des activités de formation continue des adultes.

Ces indemnités sont liquidées et versées en fin d'exercice. Elles ne sont pas soumises à retenue pour pension.

A. Les étapes à respecter en vue du versement des IFFCA

1. Élaboration de la liste des fonctions susceptibles d'ouvrir droit à l'indemnité visées à l'article 2 du décret  et détermination du montant total des crédits affectés aux IFFCA

Année N-1 :

• Constitution du budget prévisionnel de l'année en intégrant les IFFCA. Sont ainsi anticipées de manière prévisionnelle la liste des fonctions concernées et l'enveloppe globale allouée aux IFFCA.

Année N :

• L'assemblée générale établit annuellement en fin d'exercice, au regard des éléments financiers précisés au point B infra de la présente circulaire, la liste des fonctions susceptibles d'ouvrir droit à l'indemnité (cf. supra) et détermine le montant total des crédits affectés aux IFFCA.
• Ces éléments sont transmis au recteur pour avis, au regard notamment de la situation financière du groupement (cf. point B infra) et de la pertinence des fonctions retenues.
• La liste des fonctions susceptibles d'ouvrir droit à l'indemnité et le montant total des crédits affectés aux IFFCA sont ensuite arrêtés par le conseil d'administration de l'EPLE support du groupement, en tenant compte de l'avis du recteur.

2. Décisions individuelles d'attribution des IFFCA

Toujours en fin d'exercice de l'année N et suite aux étapes précédentes, le chef de l'établissement support du groupement établit  les décisions individuelles d'attribution des IFFCA dans le respect des montants minimum et maximum détaillés supra et en fonction de la contribution effective de chaque bénéficiaire au programme annuel ou pluriannuel d'activité du groupement. Il s'agit notamment de la participation à des activités d'animation, de pilotage ou de développement du groupement.

Pour les agents comptables, les décisions individuelles d'attribution sont également établies par le chef de l'établissement support du groupement en fonction des grilles détaillées supra.

Ces décisions sont transmises au recteur d'académie pour avis. Ce dernier veille au respect du montant total défini et à la cohérence de la répartition des attributions individuelles.

Celles-ci sont ensuite arrêtées par le chef de l'établissement support du groupement, en tenant compte de l'avis du recteur.

3. Contrôle a posteriori

En N+1, à la clôture des comptes de l'exercice budgétaire de l'année N, les indicateurs financiers définitifs se rapportant à celui-ci sont transmis au recteur. Ce dernier les compare aux indicateurs estimés qui lui avaient précédemment été transmis afin de s'assurer de la cohérence des chiffres communiqués (cf. point B infra). Si le recteur constate un écart significatif entre les indicateurs prévisionnels et définitifs, il portera une attention particulière sur l'attribution des IFFCA du ou des Greta concerné(s) lors de l'exercice suivant.

B. Eléments d'appréciation de la situation financière du groupement

1. Présentation des indicateurs financiers à examiner

Pour pouvoir rendre son avis sur la liste des fonctions susceptibles d'ouvrir droit à l'indemnité et sur le montant total des crédits affectés aux IFFCA, le recteur apprécie la situation financière du GRETA. En l'espèce, il porte une attention toute particulière sur les réserves financières du GRETA et les bénéfices nets résultant de son activité. Pour cela, il s'appuie notamment sur l'examen des indicateurs financiers suivants[i].

• le fonds de roulement (FDR) mobilisable[ii] affiche le niveau des réserves financières de l'établissement et sa « marge de manœuvre » pour engager (juridiquement et comptablement) de nouveaux postes de dépenses (hors budget initial). Son évolution dans le temps doit être pleinement maitrisée, en particulier pour les budgets des GRETA qui comptabilisent de la masse salariale. Exprimé en nombre de jours de fonctionnement, il permet de vérifier quel est le niveau de sécurité financière de l'établissement sur la durée : une réserve de 2 mois étant le plus souvent conseillée.
• la trésorerie correspond aux liquidités de l'établissement, qui sont immédiatement disponibles. Elle détermine la capacité de l'établissement à assurer au jour le jour ses engagements financiers. La trésorerie mérite aussi d'être analysée pour déterminer la part que représentent les dettes et les avances reçues sur son montant total.
  Un plan de trésorerie, présenté au conseil d'administration de l'établissement au moment du vote du budget du Greta, doit permettre de s'assurer que l'établissement dispose de la  trésorerie suffisante pour honorer ses engagements et notamment ceux liés aux versements des IFFCA.
• l'excédent brut d'exploitation (EBE) et l'insuffisance brute d'exploitation (IBE)
  L'excédent brut d'exploitation permet d'apprécier la rentabilité économique de l'activité. En effet, l'EBE évalue les ressources générées par le cycle d'exploitation du GRETA. Ces ressources nouvelles pourront être utilisées notamment pour financer la croissance de l'activité, financer de nouveaux investissements, rembourser des dettes, verser les IFFCA et augmenter le fonds de roulement. A l'inverse, en cas d'insuffisance brute d'exploitation, aucune marge de manœuvre n'est dégagée puisqu'au contraire c'est le FDR qui se trouve diminué par l'IBE.

Détail du calcul :

chiffre d'affaires (comptes 70) - consommation de l'exercice en provenance des tiers (comptes 60+61+62) + subventions d'exploitation (comptes 74) - impôts, taxes et versements assimilés (comptes 63) - dépenses de personnels (comptes 64). L'évolution de la situation financière du Greta s'apprécie en comparant les indicateurs  arrêtés au 31/12/N-1 aux indicateurs estimés pour l'exercice en cours.

En résumé, le montant du FDR mobilisable contribue à l'analyse du montant d'indemnités qui peut être raisonnablement engagé par l'établissement. La trésorerie et le plan de trésorerie précisent le montant qui peut être décaissé et dans quel calendrier. Un exemple de plan de trésorerie est proposé en annexe.

L'excédent brut d'exploitation permet d'envisager quelle peut être l'évolution des indemnités d'une année sur l'autre (cf. développement infra)

L'examen rigoureux et associé de ces trois indicateurs participe donc à l'identification du niveau d'indemnités qui peut être supporté par le budget du Greta, sans compromettre la soutenabilité financière des actions qu'il porte.

2. Critères à respecter pour la fixation du montant des IFFCA

Le montant des indemnités est fixé d'une année à l'autre en fonction de l'amélioration ou de la dégradation du fond de roulement :

soit il y a un EBE ET le fond de roulement augmente, alors le montant des indemnités peut être égal ou supérieur à celui de l'année précédente (dans la limite des plafonds mentionnés supra), sous réserve que le FDR mobilisable et le plan de trésorerie attestent de la soutenabilité de la dépense ;

soit il y a un EBE SANS augmentation du fonds de roulement, alors le montant des indemnités peut être égal ou supérieur à celui de l'année précédente (dans la limite des plafonds mentionnés supra), sous réserve d'une analyse de l'évolution du fonds de roulement (absence d'augmentation en raison d'investissements sur fonds propres) et d'une trésorerie apte à supporter cette dépense ;

soit il y a une IBE (insuffisance brute d'exploitation) ET  le fond de roulement diminue, alors le montant des indemnités ne peut excéder celui de l'année précédente, sous réserve que le FDR mobilisable et le plan de trésorerie attestent de la soutenabilité de la dépense. Si cette dernière n'apparaît pas soutenable, le recteur veille à ce que le montant individuel des indemnités attribuées aux fonctions bénéficiaires  de droit n'excède pas le montant minimum annuel, et pour les fonctions susceptibles d'ouvrir droit à l'indemnité, à ce qu'aucune IFFCA ne soit versée.

[i] Leur définition comptable est proposée en annexe 13 de l'instruction M9-6 du 27 avril 2015 relative au cadre budgétaire et comptable des EPLE.

[ii] Cf. rapport n°2016-071 de l'IGANER, p. 38. Le fonds de roulement mobilisable correspond au fonds de roulement duquel sont soustraits les éléments comptables non décaissables. Ainsi, il s'obtient en déduisant les éléments suivants du fonds de roulement :

- les provisions ;

- les cautions ;

- les stocks ;

- les créances douteuses ;

- les créances non provisionnées de plus d'un an ;

- une réserve de fonctionnement nécessaire à l'activité lorsque le besoin en fonds de roulement est positif, charges nettes 60 à 65 exprimées en nombre de jours de fonctionnement, de l'ordre de 30 jours (délai global de paiement) ;

-  les prélèvements sur fonds de roulement déjà votés au budget primitif ou lors de l'adoption de décisions budgétaires modificatives ;

- classe 6 décaissable : montant net des charges 60 à 65 sauf comptes 658 ;