Le mandat des membres de la commission administrative paritaire ministérielle compétente à l'égard du corps des administrateurs civils affectés ou rattachés pour leur gestion au ministère de l'Éducation nationale et au ministère de l'Enseignement supérieur et de la Recherche s'achève le 18 septembre 2009. Il y a donc lieu de tenir de nouvelles élections, conformément aux dispositions du décret n° 82-451 du 28 mai 1982 modifié relatif aux commissions administratives paritaires.

 

La date du scrutin est fixée par arrêté au mercredi 20 mai 2009.

Le vote pour cette élection a lieu exclusivement par correspondance.

 

La présente note expose l'organisation des élections : dispositions générales (I), liste des candidats (II), moyens de vote (III), professions de foi (IV), liste électorale (V), opérations électorales (VI), recensement des votes et dépouillement du scrutin (VII), second tour de scrutin (VIII).

Le régime électoral applicable pour les élections professionnelles organisées dans la fonction publique de l'État est fondé sur un système de scrutin de liste à deux tours avec représentation proportionnelle, comme le prévoient les lois n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires et n° 84-16 du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires de la fonction publique de l'État modifiées.

 

Par ailleurs, il conviendra de se reporter aux textes suivants :

- décret n° 82-451 du 28 mai 1982 modifié relatif aux C.A.P. ;

- circulaire du 23 avril 1999 (J.O.R.F. du 19 juin 1999) relative à l'application du décret du 28 mai 1982, qui abroge la circulaire du 18 novembre 1982 ;

- arrêté interministériel du 23 août 1984 modifié fixant les modalités de vote par correspondance ;

- note de service n° 87-195 du 7 juillet 1987 relative aux modalités d'organisation des élections des représentants du personnel aux C.A.P. et aux commissions consultatives paritaires à l'exception des points rendus inapplicables par la modification récente de la réglementation.

Le principe est que tous les électeurs sont éligibles. Toutefois ne peuvent être élus les électeurs qui se trouvent dans les cas d'exception énumérés au 2ème alinéa de l'article 14 du décret du 28 mai 1982 modifié précité.

 

Ainsi, ne peuvent être élus ni les fonctionnaires en congé de longue durée au titre de l'article 34 de la loi du 11 janvier 1984 précitée, ni ceux qui sont frappés d'une des incapacités prononcées par les articles L. 5 à L. 7 du code électoral, ni ceux qui ont été frappés d'une rétrogradation ou d'une exclusion temporaire de fonctions relevant du troisième groupe des sanctions disciplinaires énumérées par l'article 66 de la loi du 11 janvier 1984, à moins qu'ils n'aient été amnistiés ou qu'ils n'aient bénéficié d'une décision acceptant leur demande tendant à ce qu'aucune trace de la sanction prononcée ne subsiste à leur dossier.

 

S'agissant de la vérification de l'éligibilité des candidats, l'article 16 du décret du 28 mai 1982 institue un délai, après la date limite de dépôt des listes de candidats, pour la vérification de l'éligibilité des candidats et leur éventuel remplacement.

 

Les listes de candidats établies dans ces conditions doivent être affichées au plus tard le lundi 27 avril 2009.

 

Ces listes devront être déposées par les organisations syndicales au ministère de l'Éducation nationale, direction de l'encadrement administratif, service des personnels d'encadrement, sous-direction de la gestion des carrières des personnels de l'encadrement, bureau de l'encadrement administratif (DE-B2-1), 7ème étage pièce B 705, 72, rue Régnault, Paris cedex 13, au plus tard à la date du mardi 24 mars 2009 à 10 h.

 

Le dépôt de chaque liste fera l'objet d'un récépissé remis au délégué de liste. Ce document atteste exclusivement du dépôt de la liste.

 

Dans l'hypothèse où aucune liste ne serait déposée par les organisations syndicales représentatives, il sera procédé à un nouveau scrutin selon le calendrier figurant à l'annexe 3 de la présente note (voir § VIII).

 

Chaque liste doit comporter le nom d'un fonctionnaire délégué de liste habilité à représenter l'organisation syndicale dans toutes les opérations électorales.

 

Lors de son dépôt, chaque liste, présentée par grade, doit comporter de manière ordonnée le nom, le prénom et l'affectation des candidats sans qu'il soit fait mention de sa qualité de titulaire ou de suppléant.

 

Le nombre de candidats portés sur chaque liste doit être égal au nombre de représentants (titulaires et suppléants) prévus pour les grades considérés. Pour la C.A.P.M. compétente à l'égard du corps des administrateurs civils (annexe 1) :

 

- 4 candidats pour le grade d'administrateur civil (soit 2 titulaires et 2 suppléants) ;

- 4 candidats pour le grade d'administrateur civil hors classe (soit 2 titulaires et 2 suppléants).

 

Toutefois, une liste peut être incomplète, c'est-à-dire qu'une organisation peut ne pas présenter des candidats pour tous les grades d'un même corps. En revanche, le nombre de candidats titulaires et suppléants portés sur une même liste au titre d'un même grade doit être égal au nombre de représentants du personnel, titulaires et suppléants, prévu pour ce grade.

 

Les listes doivent être accompagnées de l'original d'une déclaration de candidature datée et signée par chaque candidat. Il n'y a pas de modèle type de déclaration individuelle de candidature, toutefois chaque déclaration doit nécessairement comporter les renseignements suivants : prénom, nom, corps, grade, affectation et mention de l'organisation syndicale au titre de laquelle le candidat se présente.

 

La participation au premier tour de scrutin est réservée aux organisations syndicales de fonctionnaires représentatives. Cette représentativité s'apprécie soit au titre des résultats obtenus dans les trois fonctions publiques, soit au titre de l'article L. 133-2 du code du travail, selon lequel les organisations syndicales de fonctionnaires doivent satisfaire, dans le cadre où est organisée l'élection, à certains critères (notamment les effectifs, l'indépendance, les cotisations, l'expérience et l'ancienneté).

 

Lorsque l'administration constate que la liste ne satisfait pas aux conditions fixées par l'article 14 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'État, elle remet au délégué de liste une décision motivée déclarant l'irrecevabilité de la liste. Cette décision est remise au plus tard le jour suivant la date limite de dépôt des listes de candidatures.

 

Cela suppose qu'il ait été procédé à une analyse préalable de la représentativité syndicale. À cette fin, les organisations syndicales peuvent être invitées à faire connaître à l'administration, antérieurement au dépôt des listes, leur intention de participer au scrutin. Rien ne s'oppose, par ailleurs, à ce que l'administration demande aux organisations syndicales de lui fournir les éléments nécessaires à l'appréciation de leur représentativité.

 

Un affichage du nom des organisations syndicales et des listes jugées recevables sera effectué, au plus tard le mardi 24 mars 2009 au soir, au bureau de vote.

L'administration fournit les enveloppes utilisées lors du scrutin et procède à l'impression des bulletins de vote.

Les organisations syndicales représentatives déposeront, au plus tard le mardi 24 mars 2009 à 10 h, une maquette de leur bulletin de vote correspondant à la liste des candidats, au ministère de l'Éducation nationale, direction de l'encadrement, service des personnels d'encadrement, sous-direction de la gestion des carrières des personnels d'encadrement, bureau de l'encadrement administratif (DE B2-1), pièce B 705, 72, rue Regnault, 75243 Paris cedex 13.

 

Outre les mentions figurant sur le modèle de l'annexe 4, les bulletins de vote ne doivent comporter que le nom, le prénom et l'affectation des candidats.

 

L'utilisation d'un logo (groupe de lettres, de signes ou éléments graphiques servant d'emblème) sur les bulletins de vote est autorisée.

Le format des bulletins de vote est fixé à 14,85 cm x 21 cm conformément au titre I - C de la note du 7 juillet 1987 susvisée.

Un bureau de vote unique est créé au ministère de l'éducation nationale et au ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche, 72 rue Regnault, Paris cedex 13.

 

Le matériel de vote sera adressé par les ministères précités à chacun des électeurs, par l'intermédiaire des UGARH au sein des directions de l'administration centrale, et directement pour les administrateurs civils en fonction hors de l'administration centrale.

Conformément aux dispositions du titre I - E- de la note de service du 7 juillet 1987, les organisations syndicales déposeront sous pli fermé au bureau DE B2-1, au plus tard à la date de dépôt des listes de candidatures soit au mardi 24 mars 2009 à 10 h, un exemplaire de leur profession de foi.

 

Les professions de foi seront imprimées sur une seule feuille (recto verso) de couleur blanche et de format 14,85 cm x 21 cm. L'impression doit être faite à l'encre noire.

 

Chaque liste de candidats ne peut être assortie que d'une seule profession de foi.

 

Le bureau DE B2-1 procédera le lendemain du dépôt à l'ouverture des plis contenant les professions de foi en présence des délégués des listes concernées. Chaque organisation syndicale ayant présenté une liste de candidats pourra obtenir, le jour de l'ouverture des plis, un exemplaire de la profession de foi des autres organisations syndicales candidates et un exemplaire des autres listes de candidats. Les exemplaires nécessaires seront fournis par les organisations syndicales.

 

Les professions de foi déposées par les organisations syndicales en nombre suffisant et en temps utile, c'est-à-dire avant la date prévue pour l'envoi du matériel aux électeurs soit le 27 avril 2009, seront transmises avec ce matériel. Les professions de foi ainsi transmises devront être identiques au modèle déposé sous pli fermé.

La liste électorale sera affichée au bureau de vote ainsi que dans les différents points d'implantation du ministère de l'Éducation nationale et du ministère de l'Enseignement supérieur et de la Recherche au plus tard le lundi 27 avril 2009. La liste électorale comportant les nom, prénom, grade et affectation des électeurs sont des documents administratifs communicables à toute organisation syndicale qui en fait la demande dans les conditions prévues par la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 modifiée relative notamment à la liberté d'accès aux documents administratifs.

 

Il est rappelé que la commission nationale de l'informatique et des libertés a, dans un avis du 4 novembre 1993, autorisé la communication aux organisations syndicales de la liste électorale sur support magnétique.

  

- les administrateurs civils en position d'activité, même s'ils exercent à temps partiel, ou s'ils sont en congé de maladie, de longue maladie ou de longue durée, en congé de maternité ou pour adoption, en congé de paternité, en congé de formation professionnelle, en congé de formation syndicale, en congé d'accompagnement d'une personne en fin de vie, en congé administratif ;

- les fonctionnaires mis à disposition ;

- les fonctionnaires en position de détachement ;

- les fonctionnaires en congé parental ou de présence parentale.

 

- les fonctionnaires stagiaires ;

- les fonctionnaires en position hors cadre ;

- les fonctionnaires en disponibilité d'office après épuisement de leurs droits à congé ou en disponibilité sur leur demande ;

- les fonctionnaires en congé de fin d'activité.

Le vote aura lieu exclusivement par correspondance selon les modalités suivantes :

a) Les enveloppes n° 4 contenant les bulletins de vote, les professions de foi et les enveloppes n° 1, 2 et 3 sont transmises à chaque électeur par les soins de l'administration centrale.

b) L'électeur insère son bulletin de vote dans une enveloppe n° 1 dont le modèle est fixé par l'administration, sur laquelle l'électeur ne doit porter aucune mention ni aucun signe distinctif. Cette enveloppe ne doit pas être cachetée.

c) L'enveloppe n° 1 est placée dans une enveloppe n° 2, qui sera obligatoirement cachetée. Cette enveloppe doit porter le nom, le prénom, le grade, l'affectation, la signature de l'électeur intéressé et la mention « élection à la commission administrative paritaire ministérielle des administrateurs civils » ;

d) Pour les administrateurs civils en fonction en métropole et dans les départements d'outre-mer, l'enveloppe n° 2 est ensuite placée dans une enveloppe n° 3 dite correspondance-réponse T (qu'il ne faut pas affranchir) qui, une fois cachetée, doit être adressée par voie postale.

e) Pour les personnels en poste à l'étranger, les opérations électorales s'effectuent par le canal de la valise diplomatique qui nécessite un délai d'acheminement d'environ une semaine.

 

Il est rappelé qu'en application de l'article 19 du décret n° 82-451 modifié précité, les électeurs ne peuvent voter que pour une liste entière, sans radiation ni adjonction de noms et sans modification de l'ordre de présentation des candidats. Est nul tout bulletin établi en méconnaissance de l'une de ces conditions.

 

Par ailleurs, conformément aux dispositions de ce même article 19, les enveloppes expédiées par les électeurs doivent parvenir au bureau de vote avant l'heure de la clôture du scrutin soit le mercredi 20 mai 2009 à 16 h.

 

Les votes parvenus au bureau de vote après l'heure de clôture du scrutin ne seront pas pris en compte. Il est rappelé que la voie postale constitue le mode unique d'acheminement des votes par correspondance. Les votes qui seraient déposés au ministère ne pourront être pris en compte.

Les opérations post-électorales seront effectuées le mercredi 20 mai 2009, au bureau de vote créé aux ministères de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche.

 

Le président du bureau de vote, en présence de ses assesseurs, procède à l'ouverture des enveloppes n° 3, puis des enveloppes n° 2. Au fur et à mesure de l'ouverture des enveloppes n° 2, la liste électorale est émargée et l'enveloppe n° 1 est déposée, sans être ouverte, dans l'urne.

 

Seront mises à part :

- les enveloppes n° 3 parvenues après l'heure de clôture du scrutin sur lesquelles seront mentionnées la date et l'heure de réception ; elles seront renvoyées aux intéressés ;

- les enveloppes n° 2 sur lesquelles ne figurent pas le nom de l'électeur ou sur lesquelles cette mention est illisible ;

- les enveloppes n° 2 multiples parvenues sous la signature d'un même électeur ;

- les enveloppes n° 1 portant une mention ou un signe distinctif ;

- les enveloppes n° 1 parvenues en nombre multiple sous une enveloppe n° 2.

 

Si le nombre de votants constaté est inférieur à la moitié du nombre d'électeurs inscrits, un second scrutin est organisé dans un délai qui ne peut être inférieur à 6 semaines et supérieur à 10 semaines à compter de la date du premier scrutin. Le cas échéant il aurait lieu selon le calendrier joint en annexe 3.

 

Conformément aux dispositions de l'article 21 du décret n° 82-451 du 28 mai 1982 modifié, les représentants du personnel sont élus à bulletin secret à la proportionnelle. Chaque liste a droit à autant de sièges de représentants titulaires que le nombre de voix recueillies par elle contient de fois le quotient électoral. Les sièges restant à pourvoir sont répartis à la plus forte moyenne.

 

Les résultats seront affichés à l'administration centrale et publiés au Bulletin officiel du ministère de l'Éducation nationale et au Bulletin officiel du ministère de l'Enseignement supérieur et de la Recherche. Les contestations sur la validité des opérations électorales sont portées, dans un délai de cinq jours à compter de la proclamation des résultats, devant le ministre de l'éducation nationale et la ministre de l'enseignement supérieur et de la recherche. Dans l'hypothèse où une contestation des résultats vous serait directement adressée, il vous appartiendra de la transmettre au bureau DE B2-1, étant souligné qu'en aucun cas une réponse à une contestation des résultats ne saurait être faite par une autorité autre que ministérielle.

 

Toute question relative à l'application de la présente note de service sera soumise à : direction de l'encadrement, service des personnels d'encadrement, sous-direction de la gestion des carrières des personnels d'encadrement, bureau de l'encadrement administratif (DE B2-1), 72, rue Regnault, 75243 Paris cedex 13, tél. 01 55 55 36 56 ou 01 55 55 13 80.

L'article 23 bis modifiant le décret n° 82 du 28 mai 1982 modifié précité prévoit l'organisation d'un nouveau scrutin dans deux cas :

- Lorsque aucune liste n'a été déposée par les organisations syndicales représentatives à la date limite de dépôt des listes : hypothèse où aucune organisation syndicale n'a déposé de candidature pour un corps donné.

 

En revanche lorsqu'une seule organisation syndicale représentative a déposé une liste de candidatures, même incomplète (à savoir ne présentant pas de candidats pour tous les grades du corps), il n'y a pas lieu de recourir à un second tour de scrutin.

 

- Lorsque le quorum n'est pas atteint, le nombre de votants étant inférieur à la moitié du nombre des électeurs inscrits.

 

Lors d'un second tour de scrutin, tout organisation syndicale peut déposer une liste. Il convient à cet effet, de rappeler qu'à l'exception de la condition de représentativité exigée pour la participation au premier tour, l'organisation du second tour obéit aux mêmes règles que le premier scrutin.

 

Nous vous serions obligés de bien vouloir assurer la plus large diffusion possible à cette note de service.