Entre :

La direction du numérique des ministères sociaux, représentée par Hélène Brisset, directrice du numérique, ci-après dénommée « les MSO »,

Et :

Le ministère de l'Éducation nationale, de la Jeunesse et des Sports, représenté par M. Emmanuel Spinat, directeur du SCN service de modernisation des SIRH pour l'éducation (SemsiRH), ci-après dénommé « le MENJS »,

Il est convenu ce qui suit :

Glossaire

CisiRH : centre interministériel de services informatiques relatifs aux ressources humaines.

RenoiRH : système d'information RH de gestion administrative et de préliquidation (HRAccess). Cette application est hébergée et maintenue par le CisiRH.

Socle-RH : base de données PostgreSQL, intégrant des scripts d'alimentation des données RenoiRH. Le CisiRH reverse quotidiennement (par code ministère) des exports de données aux utilisateurs de RenoiRH. Le principe de fonctionnement repose sur 2 modes d'alimentation et de synchronisation non exclusifs : Full (annule et remplace) ou Diff (différentiel depuis la dernière transmission).

Communauté : entités utilisatrices de RenoiRH se regroupant dans l'objectif de mutualiser ses moyens et compétences pour le développement et le maintien en condition opérationnelle du Socle-RH.

Article 1 - Objet de la convention

Dans le cadre de l'adoption de la solution RenoiRH en 2016 par les ministères sociaux, un système d'information Socle-RH a été construit par la DNUM des MSO afin d'urbaniser et d'optimiser l'alimentation de ses applications ministérielles.

La présente convention propose d'entretenir conjointement le produit Socle-RH. Les conditions de fonctionnement seront régies par une gouvernance co-animée par les utilisateurs de RenoiRH et souhaitant former une communauté.

La convention est conclue en application du décret n° 2004-1085 du 14 octobre 2004 relatif à la délégation de gestion dans les services de l'État entre les MSO, service délégataire et le MENJS, service délégant.

Dans ce cadre, la convention précise en particulier les conditions dans lesquelles le MENJS autorise les MSO, en son nom et pour le compte de la communauté ou son propre compte, l'exécution de dépenses relevant de l'UO 0214-CEN2-DPSI dont il est responsable.

Article 2 - Principes relatifs à la co-gestion du Socle-RH

Le développement et la maintenance applicative du Socle-RH sont réalisés par un prestataire unique agissant dans le cadre d'un marché de TMA rattaché contractuellement aux MSO.

Les MSO mettent à disposition de la communauté des accès pour la gestion des tickets de maintenance (Mantis) et de la documentation projet (Sharepoint).

Les membres de la communauté conviennent de maintenir le Socle-RH à l'état de l'art, ainsi que le dictionnaire des données (pivot), en lien avec le CisiRH qui maintient la demie interface RenoiRH. Les membres participent aux travaux de spécifications et de recette, apportent leur expertise technique et participent au financement et à la sécurité du système. Il n'y a pas d'obligation minimale pour un membre.

Les versions du produit Socle-RH sont mises à la disposition des membres de la communauté par le prestataire. Chaque membre réalise localement son instanciation (scripts, code source et base de données) et en assure l'hébergement, l'exploitation, la supervision et l'interfaçage [1] avec le CisiRH.

Il est convenu que le produit Socle-RH n'intègrera pas de développement spécifique à un membre.

La maintenance et les évolutions du Socle-RH porteront essentiellement sur :

- l'alignement aux évolutions du modèle de données RenoiRH ;

- l'obsolescence technique ;

- la sécurité du SI ;

- la conformité RGPD ;

- la performance ;

- l'assistance technique et le support du prestataire.

Article 3 - Durée de la convention et marché

La présente convention prend effet à la date de signature par les deux parties.

Elle est conclue jusqu'à la date de fin de marché de TMA portée par les MSO pour la maintenance du Socle-RH.

Marché Miriad :

- Chorus n° 1300127220 ;

- notifié le 6 septembre 2017 ;

- titulaire : Anteo ;

- fin prévisionnelle : 5 septembre 2021.

Article 4 - Rôles et responsabilités des parties

Les MSO assurent le portage du marché et la relation contractuelle relative aux conditions générales du marché.

Le MENJS et les MSO participent à la gouvernance de la communauté, s'engagent solidairement à l'animation et au financement de la maintenance du Socle-RH, conformément aux articles 5, 6, 7 et 8 de la présente convention.

Le principe communautaire repose sur l'intérêt indivisible d'entretenir et de bénéficier du patrimoine applicatif Socle-RH. Chaque membre décide des formes et mesures de sa contribution : ressources, expertises, financement. Il n'est fixé aucune contribution minimale.

Article 5 - Gouvernance de la maintenance du Socle-RH

Un comité de suivi trimestriel (Cosui) a été mis en place début 2018. Il réunit les représentants de chaque membre de la communauté et le prestataire de TMA.

Le comité est chargé de suivre les demandes d'évolution, d'arbitrer sur les priorités, le financement et de définir la feuille de route du produit.

La validation d'une évolution devra faire consensus, c'est-à-dire un accord positif et unanime (sans opposition formelle) de l'ensemble des membres signataires de la convention, représentés par le responsable de la convention ou le responsable opérationnel.

Le secrétariat peut être assuré par un membre de la communauté, ou par le prestataire à défaut.

En cas de désaccord, le Cosui pourra convoquer un comité de pilotage exceptionnel (Copil) réunissant les représentants signataires de la présente convention.

Article 6 - Procédure de commande

Dans le cadre de la présente convention, il est convenu que les MSO, en leur qualité de pouvoir adjudicateur, émettent les bons de commande des prestations sur le fondement des marchés conclus avec les fournisseurs. Les demandes d'achat visant à engager les commandes font l'objet d'un accord préalable du MENJS, formalisé par mail.

Article 7 - Dispositions financières

Le MENJS s'engage à mettre à disposition, sur l'UO 0214-CEN2-DPSI, dès signature de la convention, les crédits nécessaires à la réalisation des prestations demandées par le MENJS, dans la limite d'un plafond annuel de dépenses de 50 000 € en AE et en CP.

Le Cosui sera en charge de consolider l'ensemble des engagements réalisés par les membres de la communauté et de déterminer les prévisions budgétaires pour l'année N+1.

La nature des prestations commandées pourra couvrir :

- communément à tous les membres, la réalisation d'études ou de développement d'évolutions relatifs au Socle-RH mutualisé ;

- en propre à l'un des membres, une assistance technique sur site et/ou forfait de maintien en condition opérationnelle (MCO).

Article 8 - Exécution de la dépense

Le MENJS confie au service délégataire (les MSO) la signature ou la validation des actes de dépense pris dans le cadre de l'exécution de la présente convention et approuvée en Cosui.

La saisie et la validation dans le système d'information financière Chorus des actes de dépense relevant de la présente convention sont effectuées selon les modalités en vigueur pour les autres actes de dépense du délégataire (les MSO).

Le comptable assignataire des dépenses est le contrôleur budgétaire et comptable ministériel (CBCM) placé auprès du service délégataire (les MSO).

Les MSO procèdent aux demandes d'habilitations Chorus nécessaires à la mise en œuvre des modalités d'exécution financière prévues par la présente convention.

Article 9 - Imputations

Les dépenses visées par la présente convention pour le compte du délégant sont imputées sur le programme 214 Soutien de la politique de l'éducation nationale.

La codification dans Chorus des données d'imputation spécifiques aux dépenses visées par la présente convention est la suivante :

Article 10 - Publication, modification et dénonciation de la convention

La convention peut être dénoncée ou modifiée à tout moment, à l'initiative d'un des signataires, sous réserve du respect d'un préavis de trois mois.

Une notification écrite de la décision de résiliation ainsi que l'information des contrôleurs budgétaires et comptables ministériels sont nécessaires.

Cette résiliation ne donne droit à aucune indemnité par l'autre partie.

L'exercice de cette faculté de résiliation ne dispense pas la partie défaillante de remplir les obligations contractées jusqu'à la prise d'effet de la résiliation et sous réserve de dommages éventuellement subis par la partie plaignante du fait de la résiliation anticipée du contrat.

Toute modification ou tout renouvellement ne peut être valablement apporté que par la signature, par les deux parties, d'un avenant à la présente ou d'une nouvelle convention au terme de la présente convention.

Un exemplaire de la présente convention sera communiqué aux contrôleurs budgétaires et comptables ministériels.

La présente convention sera publiée au Bulletin officiel de chaque département ministériel concerné, conformément à l'article 2 du décret n° 2004-1085 du 14 octobre 2004.

[1] L'abonnement au transfert de données RenoiRH à Socle-RH est encadré par une convention de service reliant un utilisateur RenoiRH et le CisiRH.

Fait le 8 février 2021