La présente instruction a pour objet de préciser la procédure d'analyse des dossiers de demande d'habilitation des organismes de formation afin d'organiser les sessions conduisant à la délivrance du brevet d'aptitude aux fonctions d'animateur (Bafa) et de directeur (BAFD) en accueils collectifs de mineurs.

L'arrêté du 5 février 2020 modifiant l'arrêté du 15 juillet 2015 a déconcentré les mesures d'habilitation à compétence régionale. Avec l'organisation territoriale de l'État, l'habilitation à compétence régionale est désormais accordée à l'organisme de formation qui en fait la demande par le recteur de région académique ou, en Guyane et à Saint-Pierre-et-Miquelon, par le préfet.

1. Réception des dossiers de demande d'habilitation

Toute structure candidate à l'habilitation en qualité d'organisme de formation conduisant à la délivrance du Bafa et du BAFD doit déposer un dossier comportant les pièces suivantes :

- le dossier de demande d'habilitation (publié sur www.jeunes.gouv.fr - annexe I) ;

- le projet éducatif ;

- le bilan et le compte de résultat approuvés de l'organisme, pour l'exercice écoulé ;

- le budget prévisionnel de la première année pour laquelle l'habilitation est demandée et le document analytique concernant le secteur de la formation des brevets d'aptitude aux fonctions d'animateur et, le cas échéant, de directeur ;

- l'attestation de non sous-traitance ;

- le cas échéant, l'arrêté d'agrément en qualité d'association de jeunesse et d'éducation populaire.

Pour les organismes souhaitant obtenir le renouvellement de l'habilitation, vous veillerez à ce que les tableaux figurant dans le chapitre « Renouvellement » en fin du dossier soient renseignés.

La date limite de dépôt des dossiers est réglementairement fixée au 15 septembre minuit de l'année qui précède le premier jour de la période pour laquelle l'habilitation est demandée, le cachet de la poste faisant foi.

Il vous appartient d'informer l'ensemble des organismes de votre région, notamment ceux dont la période d'habilitation arrive à échéance.

Afin de garantir l'équité dans le traitement des demandes, les dossiers déposés après cette date ou ceux qui n'ont pas été complétés dans le délai fixé par votre service, doivent être impérativement déclarés irrecevables. Vous notifierez à l'organisme de formation concerné l'irrecevabilité de sa demande par lettre recommandée avec demande d'avis de réception et l'informerez des délais et voies de recours.

Si le dossier est complet, vous accuserez réception de celui-ci conformément aux dispositions du Code des relations entre le public et l'administration, notamment ses articles L. 112-3 et R. 112-5.

Si le dossier est incomplet, vous indiquerez au demandeur, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, les pièces manquantes dont la production est indispensable à l'instruction de la demande et fixerez un délai pour la réception de ces pièces (délai de sept jours minimum conseillé).

J'appelle votre attention sur le fait que, conformément aux dispositions du décret n° 2014-1307 du 23 octobre 2014 relatif aux exceptions à l'application du délai de deux mois de naissance des décisions implicites d'acceptation sur le fondement du II de l'article 21 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations, le silence gardé par l'administration pendant un délai de 6 mois sur une demande d'habilitation vaut acceptation.

Cette règle est également prévue à l'article 3 de l'arrêté du 15 juillet 2015 modifié relatif aux brevets d'aptitude aux fonctions d'animateur et de directeur en accueils collectifs de mineurs.

Conformément aux dispositions de l'article 3-1 de l'arrêté du 15 juillet 2015 précité, l'habilitation régionale est accordée à l'organisme de formation qui en fait la demande par le recteur de région académique ou, en Guyane et à Saint-Pierre-et-Miquelon, par le préfet.

2. Instruction des demandes d'habilitation au niveau régional

2.1 Critères de recevabilité et instruction

La principale condition de recevabilité d'une demande d'habilitation est l'existence d'une structure administrative et pédagogique opérationnelle sur le territoire régional (article 2 de l'arrêté du 15 juillet 2015).

Les demandes des organismes qui ne disposent pas d'une telle structure ne sont pas recevables.

Dans ce cas, vous notifierez la décision d'irrecevabilité en indiquant les délais et voies de recours.

Les demandes d'habilitation seront examinées au regard des dix critères définis par l'article 5 de l'arrêté du 15 juillet 2015 susmentionné précisés dans le cahier des charges en annexe de ce même arrêté.

Pour l'ensemble des organismes, vous veillerez à ce que les justificatifs demandés au critère 2 du cahier des charges soient bien communiqués, et qu'ils permettent de répondre aux exigences réglementaires de l'arrêté du 15 juillet 2015 en matière d'existence d'un réseau de directeurs et de formateurs de sessions.

2.2 Avis de la commission régionale de la jeunesse, des sports et de la vie associative

Les demandes d'habilitation régionale seront soumises pour avis à une formation spécialisée de la commission régionale de la jeunesse, des sports et de la vie associative (CRJSVA).

Elle devra notamment vérifier que les organismes candidats à l'habilitation ont la capacité d'organiser l'intégralité des formations sollicitées : session de formation générale et d'approfondissement ou de qualification pour le Bafa, session de formation générale et de perfectionnement pour le BAFD. L'avis rendu précisera, entre autres, s'ils remplissent cette condition et si le nombre et la qualification des formateurs sont suffisants.

Pour rendre son avis, la CRJSVA s'appuie sur la grille d'analyse fournie en annexe II de la présente instruction.

S'agissant des organismes dont les dossiers ont reçu un avis défavorable lors d'une précédente campagne d'habilitation, la formation spécialisée du CRJSVA s'assurera que le nouveau dossier présenté tient compte des observations précédemment émises.

L'habilitation reposant notamment sur le strict respect des dix critères définis à l'article 5 de l'arrêté du 15 juillet 2015 déjà cité, la commission régionale vérifiera si les dossiers qui lui sont soumis respectent chacun de ces critères. Si tel n'est pas le cas, elle devra le mentionner dans son avis.

Vous veillerez à ce que les avis rendus par la formation spécialisée du CRJSVA soient précis, motivés et portent sur l'ensemble des critères d'habilitation.

2.3 Notifications aux structures

À l'échéance de la procédure, vous adresserez à l'ensemble des structures qui auront fait une demande d'habilitation un courrier de notification de la décision prise. Des modèles de courriers de notification sont proposés en annexes III et IV.

La notification d'une décision de refus devra préciser les critères qui ne satisfont pas aux exigences réglementaires définies à l'article 5 de l'arrêté du 15 juillet 2015 modifié et motiver la décision pour chacun des critères concernés.

J'appelle votre attention sur le fait que, dans le cadre du traitement d'un recours hiérarchique auprès du ministre chargé de la jeunesse et d'un recours contentieux, l'arrêté de désignation des membres de la formation spécialisée de la CRJSVA et le procès-verbal de la délibération mentionnant son avis devront être transmis à mes services accompagnés de la notification de la décision.

Toutes les décisions d'habilitation seront également adressées à la direction de la jeunesse, de l'éducation populaire et de la vie associative (Djepva) (DJEPVA.SD2A@jeunesse-sports.gouv.fr) pour permettre la rédaction de l'arrêté prévu à l'article 4 de l'arrêté du 15 juillet 2015 modifié.

3. Bilans d'activité

Les organismes de formation bénéficiant d'une habilitation dans votre région doivent vous adresser chaque année un compte rendu retraçant leur activité.

Vous trouverez en annexe V le document relatif au compte rendu d'activité pour la période N-1, établi conformément aux dispositions prévues à l'article 8 de l'arrêté du 15 juillet 2015.

Il est à adresser aux organismes habilités dans votre région et devra vous être renvoyé dûment renseigné avant le 15 septembre.

Les organismes bénéficiant d'une habilitation à compétence nationale adressent directement leurs bilans annuels d'activité à la Djepva (DJEPVA.SD2A@jeunesse-sports.gouv.fr).

Dans le cadre de la préparation de l'instruction des demandes de renouvellement d'habilitation, vous transmettrez à mes services, également avant le 15 octobre, le récapitulatif des incidents ainsi que les rapports d'inspection rédigés concernant les organismes dont l'habilitation arrive à échéance.

4. Calendrier

Vous voudrez bien me saisir, sous le présent timbre, des éventuelles difficultés liée à l'application de la présente circulaire.