La présente note de service traite de l'organisation des élections à la commission administrative paritaire nationale et aux commissions administratives paritaires académiques des personnels de direction.
Pour les élections à la commission administrative paritaire nationale, le premier tour de scrutin aura lieu le 9 décembre 2008. Je vous demande de prendre toutes dispositions pour que le scrutin concernant les commissions administratives paritaires académiques ait lieu le même jour.

Dispositions réglementaires applicables

Je vous rappelle que la loi n° 96-1093 du 16 décembre 1996 relative à l'emploi dans la fonction publique et à diverses mesures d'ordre statutaire (article 94) a modifié la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires ainsi que la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires de la fonction publique de l'État et a institué un régime électoral pour les élections professionnelles organisées dans la fonction publique, fondé sur un système de scrutin de liste à deux tours avec représentation proportionnelle.
Les conditions d'application de cette loi ont été précisées par les décrets n° 97-40 du 20 janvier 1997 (J.O. du 21 janvier 1997), n° 98-1092 du 4 décembre 1998 (J.O. du 5 décembre 1998) et n° 2007-953 du 15 mai 2007 (J.O. du 16 mai 2007) qui modifient le décret n° 82-451 du 28 mai 1982 relatif aux commissions administratives paritaires. Par ailleurs, il conviendra de se reporter aux textes suivants :
- décret n° 82-451 du 28 mai 1982 modifié relatif aux commissions administratives paritaires (RLR 610-3) ;
- arrêté du 23 août 1984 modifié fixant les modalités du vote par correspondance (RLR 610-3) ;
- note de service DAGEN 6 n° 87-195 du 7 juillet 1987 modifiée, relative aux modalités d'organisation des élections des représentants du personnel aux commissions administratives paritaires et aux commissions consultatives paritaires, à l'exception des points rendus inapplicables par la modification postérieure de la réglementation ;
- circulaire du 23 avril 1999 (J.O. du 19 juin 1999) relative à l'application du décret du 28 mai 1982, qui abroge la circulaire du 18 novembre 1982.
La présente note de service a pour objet de préciser certains points des textes précités.

a) Constitution des listes de candidats

Les listes de candidats sont établies par les organisations syndicales représentatives. Elles doivent comporter le nom d'un agent, délégué de liste, candidat ou non, désigné par l'organisation syndicale afin de représenter la liste dans toutes les opérations électorales. L'organisation peut désigner un délégué suppléant.
Les listes doivent être accompagnées d'une déclaration de candidature datée et signée par chaque candidat. Il n'y a pas de modèle type de déclaration individuelle de candidature, toutefois chaque déclaration doit nécessairement comporter les renseignements suivants : nom, prénom, corps, grade, affectation et mention de l'organisation syndicale au titre de laquelle le candidat se présente.
Le nombre des candidats portés sur chaque liste doit être égal au nombre de représentants (titulaires et suppléants) prévus pour les grades considérés.
Pour les CAPA, le nombre des représentants du personnel sera fonction des effectifs du grade considéré, conformément aux dispositions de l'article 6 modifié du décret du 28 mai 1982 précité. J'attire votre attention sur le premier alinéa de cet article :
lorsque le nombre de fonctionnaires d'un même grade est inférieur à vingt, le nombre de représentants du personnel pour ce grade est de un membre titulaire et de un membre suppléant.
Une liste peut être incomplète, c'est-à-dire qu'une organisation peut ne pas présenter des candidats pour tous les grades du corps. En revanche, le nombre des candidats titulaires et suppléants portés sur une même liste au titre d'un même grade doit être égal au nombre de représentants du personnel, titulaires et suppléants, prévu pour ce grade.

b) Dépôt des listes de candidats

Les listes de candidats doivent être déposées, au plus tard, à la date et à l'heure fixées dans le calendrier joint en annexe I.
- Pour les élections à la C.A.P.N., les listes de candidats seront déposées en 30 exemplaires au ministère de l'éducation nationale, direction de l'encadrement, bureau des personnels de direction des lycées et collèges, DE B2-3, 142, rue du Bac, 75007 Paris, pièce 207.
- Les listes des candidats aux élections aux CAPA seront déposées en un exemplaire dans les rectorats.
Le dépôt de chaque liste doit faire l'objet d'un récépissé remis au délégué de liste. Le récépissé atteste exclusivement du dépôt de la liste.
Dans l'hypothèse où aucune liste ne serait déposée par les organisations syndicales représentatives, il sera procédé à un nouveau scrutin selon le calendrier figurant à l'annexe II. Pour ce second tour, toute organisation syndicale de fonctionnaires peut déposer une liste.

c) Appréciation de la représentativité des listes de candidats.

La participation au premier tour de scrutin est réservée aux organisations syndicales de fonctionnaires représentatives. Ainsi, sont représentatives :
- les organisations syndicales de fonctionnaires régulièrement affiliées à une union de syndicats remplissant les conditions définies à l'article 9 bis de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires. Cette représentativité s'apprécie au titre des résultats obtenus dans les trois fonctions publiques ;
- les organisations syndicales de fonctionnaires satisfaisant, dans le cadre où est organisée l'élection, aux critères de représentativité que sont les effectifs, l'indépendance, les cotisations, l'expérience et l'ancienneté.
Il vous appartient d'apprécier la représentativité des listes présentées aux C.A.P. académiques. Vous pourrez consulter mes services (bureau DE B2-3, tél. 01 55 55 18 55 et fax 01 55 55 17 09) dans tous les cas où vous vous interrogerez sur la recevabilité d'une liste. Dans l'hypothèse où vous constateriez qu'une liste ne satisfait pas aux conditions de recevabilité rappelées ci-dessus, il vous appartiendrait de remettre au délégué de la liste en cause, au plus tard le jour suivant la date limite de dépôt des listes de candidatures, une décision motivée déclarant l'irrecevabilité de ladite liste.
Cela suppose qu'il ait été procédé à une analyse préalable de la représentativité syndicale. À cette fin, les organisations syndicales peuvent être invitées à faire connaître à l'administration, antérieurement au dépôt des listes, leur intention de participer au scrutin. Rien ne s'oppose, par ailleurs, à ce que l'administration demande aux organisations syndicales de lui fournir les éléments nécessaires à l'appréciation de leur représentativité.
Vous procéderez dans l'après-midi du 21 octobre 2008 à l'affichage au rectorat de la liste des organisations syndicales pouvant participer au premier tour de scrutin.
Les listes admises à participer au premier tour des élections à la C.A.P. nationale vous seront transmises dans la journée du 21 octobre 2008 par télécopie, pour affichage immédiat.
Cet affichage permettra la mise en oeuvre éventuelle de la procédure de recours prévue au 6ème alinéa de l'article 14 de la loi du 11 janvier 1984 précitée.

d) Contestation de la recevabilité des listes de candidats.

Une voie juridictionnelle est ouverte aux organisations syndicales dont la liste a été déclarée irrecevable par l'administration, dans les trois jours qui suivent la date limite du dépôt des candidatures, le tribunal administratif devant statuer dans les quinze jours qui suivent le dépôt de la requête (cf. avis du Conseil d'État rendu le 6 décembre 1999, J.O. du 1er janvier 2000).
En cas de recours exercé à cet effet devant le tribunal administratif, il vous appartiendra de suivre attentivement le déroulement de la procédure compte tenu des délais très courts dans lesquels elle s'inscrit et de produire très rapidement les mémoires exposant la position de l'administration en liaison, en tant que de besoin, avec les services de la direction des affaires juridiques.
Il est hautement souhaitable, afin de garantir le bon déroulement du processus électoral, que vous informiez les tribunaux administratifs compétents, suffisamment à l'avance, du calendrier des opérations électorales.
La décision rendue par le tribunal est immédiatement exécutoire. L'appel n'est pas suspensif. Le processus électoral doit être poursuivi en intégrant la ou les listes dont le tribunal a admis la recevabilité ou en écartant la ou les listes dont l'irrecevabilité est confirmée.
Par ailleurs, lorsque plusieurs organisations syndicales affiliées à une même union présentent des listes concurrentes pour une même élection, l'administration en informe, dans un délai de trois jours francs à compter de la date limite de dépôt des listes, les délégués de chacune des listes concernées. Ces derniers disposent alors d'un délai de trois jours francs pour procéder aux modifications ou aux retraits de liste nécessaires.
Si ces modifications ou retraits de liste ne sont pas intervenus après l'expiration du délai, l'administration informe, dans un délai de trois jours francs, l'union de syndicats dont les listes se réclament. Celle-ci dispose alors d'un délai de cinq jours francs pour indiquer à l'administration, par lettre recommandée avec accusé de réception, la liste qui pourra se prévaloir de l'appartenance à l'union concernée.

Les candidats aux commissions administratives paritaires académiques doivent exercer leurs fonctions dans la circonscription administrative considérée depuis trois mois au moins à la date du scrutin.
Tous les électeurs sont éligibles ; toutefois ne peuvent être élus les électeurs qui se trouvent dans les cas d'exception énumérés au 2ème alinéa de l'article 14 du décret du 28 mai 1982 modifié.
L'article 16 du décret du 28 mai 1982 modifié institue un délai, après la date limite de dépôt des listes de candidats, pour la vérification de l'éligibilité des candidats. Si, dans un délai de trois jours francs, un ou plusieurs candidats inscrits sur une liste sont reconnus inéligibles, l'administration informe sans délai le délégué de liste. Dans l'hypothèse où les rectifications nécessaires ne seraient pas opérées et si un ou plusieurs candidats inscrits sur une liste sont reconnus inéligibles, la liste intéressée est considérée comme n'ayant présenté aucun candidat pour le ou les grades correspondants.
Les listes de candidats doivent être affichées dans chaque section de vote au plus tard à la date fixée au calendrier joint en annexe I.

La liste des électeurs appelés à voter dans une section de vote est arrêtée par les soins du chef de service auprès duquel est placée cette section et sera affichée dans la section de vote, au plus tard à la date fixée au calendrier joint en annexe I.
Les listes électorales comportant les noms, prénoms, grades et affectations des électeurs sont des documents administratifs communicables à toute organisation syndicale qui en fait la demande (loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 relative notamment à la liberté d'accès aux documents administratifs). La commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) a autorisé la communication de la liste électorale sur support magnétique aux organisations syndicales (avis du 4 novembre 1993).
La qualité d'électeur s'apprécie à la date du scrutin.
Sont électeurs au titre d'une C.A.P., les fonctionnaires en position d'activité, même s'ils exercent à temps partiel, ou s'ils sont :
- en congé de maladie, de longue maladie ou de longue durée ;
- en congé de maternité, de paternité ou pour adoption ;
- en congé de formation professionnelle ;
- en congé de formation syndicale ;
- en congé administratif ;
- en congé pour participer aux activités des organisations de jeunesse et d'éducation populaires, des fédérations et des associations sportives et de plein air ;
- en congé d'accompagnement d'une personne en fin de vie ;
- en congé pour siéger comme représentant d'une association déclarée en application de la loi du 1er juillet 1901 ;
- et les fonctionnaires mis à disposition, en position de détachement ou de congé parental.
Ne sont pas admis à voter : les stagiaires, les fonctionnaires en position hors cadres, en disponibilité d'office après épuisement de leurs droits à congé, en disponibilité sur leur demande, en congé de fin d'activité.
Il vous appartient de statuer sans délai sur les réclamations pouvant être présentées.
Je vous demande de bien vouloir m'adresser, dès que vous les aurez arrêtées, un exemplaire des listes électorales.
J'appelle spécialement votre attention sur les personnels de direction qui ne relèvent pas de l'autorité d'un recteur d'académie (personnels détachés, en fonction dans les collectivités d'outre-mer, à l'étranger, au siège des grands établissements publics nationaux ou à l'administration centrale). Ces personnels seront inscrits sur la liste électorale du rectorat de l'académie de Paris en vue des élections à la commission administrative paritaire nationale.
Les intéressés seront informés des conditions dans lesquelles ils seront appelés à voter par M. le recteur de l'académie de Paris qui leur fera parvenir en outre, le matériel de vote.
Les personnels de direction en fonction dans la principauté d'Andorre seront inscrits sur les listes électorales du rectorat de l'académie de Montpellier en vue des élections à la commission administrative paritaire nationale.

Les modèles de bulletins de vote seront déposés par les organisations syndicales au plus tard à la date prévue au calendrier joint en annexe I.
Conformément à l'article 17 du décret n° 82-451 du 28 mai 1982 modifié il est fait mention, sur le bulletin de vote, de l'appartenance éventuelle de l'organisation syndicale, à la date du dépôt des listes, à une union de syndicats à caractère national.
L'administration procède à l'impression des moyens de vote. Les maquettes vous seront transmises, en temps utiles, aux fins de reproduction.
J'attire votre attention sur le fait que les élections à la commission administrative paritaire nationale et aux commissions administratives paritaires académiques doivent se dérouler le même jour. Toutes mesures utiles devront être prises pour qu'aucune confusion entre les deux séries d'opérations électorales ne puisse se produire. C'est à cette fin que les bulletins de vote seront de couleurs différentes : couleur blanche pour la C.A.P.N., couleur bleue pour les CAPA.
L'appellation de la liste et l'ordre des noms figurant sur les bulletins doivent être identiques à ceux figurant sur la liste déposée.
Aucune déclaration d'ordre professionnel ne doit figurer sur les bulletins, qui ne doivent porter que le nom, prénom, grade et affectation des intéressés.
Les bulletins de vote sont transmis aux responsables des sections de vote à la date fixée au calendrier ci-joint en annexe I.

Conformément aux dispositions de la note de service du 7 juillet 1987, titre I-E, les organisations syndicales déposeront, sous pli fermé, au bureau DE B2-3, au plus tard à la date de dépôt des listes de candidats, un exemplaire de leur profession de foi concernant la commission nationale. Elles remettront également sous pli fermé, 30 exemplaires de cette même profession de foi qui vous seront adressés par mes services à titre de modèle. Le bureau DE B2-3 procédera le mercredi 22 octobre 2008, à 10 heures, à l'ouverture des plis contenant les professions de foi, pour les élections à la CAPN, en présence des délégués des listes concernées.
Les professions de foi concernant les commissions académiques seront déposées, sous pli fermé, aux rectorats au plus tard à la date de dépôt des listes de candidats. Le lendemain, les rectorats procéderont à l'ouverture des plis contenant les professions de foi en présence des délégués des listes concernées.
Les professions de foi seront imprimées sur une seule feuille (recto verso) de format 14,85 x 21 cm. Chaque liste de candidats ne peut être assortie que d'une seule profession de foi.
Chaque organisation syndicale ayant présenté une liste de candidats pourra obtenir, le jour de l'ouverture des plis, un exemplaire de la profession de foi des autres organisations. Les exemplaires seront fournis par les organisations syndicales.
À l'issue de ces opérations, les organisations syndicales feront parvenir à chaque recteur d'académie, en nombre suffisant, et avant la date de transmission du matériel de vote fixée au calendrier, les professions de foi concernant la commission administrative paritaire nationale et les commissions administratives paritaires académiques.
Les professions de foi ainsi transmises devront, bien entendu, être identiques au modèle déposé sous pli fermé.
Le nombre de professions de foi nécessaire sera indiqué de manière estimative par les recteurs d'académie. Ce nombre est en effet fonction du nombre d'électeurs dans chaque académie.
Les professions de foi pour la C.A.P.N. pourront être consultées sur le site du ministère de l'éducation nationale http://www.education.gouv.fr, rubrique personnels d'encadrement.
À cet effet, elles seront transmises par support informatique de type messagerie, disquette ou cédérom, au format PDF, ou, à défaut, au format Word. L'adresse électronique à laquelle ces documents doivent être transmis sera communiquée ultérieurement aux organisations syndicales, sur leur demande, par le bureau DE B2-3.
Les professions de foi, consultables sur le site du ministère de l'éducation nationale, devront être rigoureusement identiques aux professions de foi transmises sur support papier.

Je vous demande de veiller à ce que l'organisation matérielle des élections soit assurée avec rigueur, dans le strict respect des dispositions rappelées notamment par la note du 7 juillet 1987 - titre II - précitée. Vous voudrez bien rappeler aux responsables des sections de vote qu'ils doivent être particulièrement vigilants sur ce point.
Je rappelle que les électeurs sont répartis en sections de vote créées par arrêté ou par décision de l'autorité auprès de laquelle la commission administrative paritaire est constituée (article 13-1er alinéa du décret n° 82-451 du 28 mai 1982 modifié). Il vous appartient de prendre ces arrêtés.
Le vote a lieu uniquement par correspondance. Les votes doivent parvenir à la section de vote compétente, c'est-à-dire au rectorat, avant l'heure de clôture du scrutin, soit avant le 9 décembre 2008 à 11 heures. Les bulletins de vote et enveloppes n° 1, n° 2 et n° 3 fournis par l'administration centrale pourront seuls être utilisés.
Il est rappelé que le seul mode d'acheminement d'un vote par correspondance est la voie postale, le cachet de la poste sur l'enveloppe faisant foi. Les votes qui seraient adressés à une autre section de vote que celle dont dépend l'électeur ne pourront être pris en compte.
Les électeurs ne peuvent voter que pour une liste entière, sans radiation ni adjonction de noms et sans modification de l'ordre de présentation des candidats. Est nul tout bulletin établi en méconnaissance de l'une de ces conditions. Toutes instructions devront être données aux services du courrier afin qu'aucune des enveloppes contenant les bulletins de vote ne soit ouverte avant le dépouillement.
J'appelle votre attention sur les dispositions de l'article 21 du décret du 28 mai 1982 modifié qui fixent les modalités de répartition et d'attribution de sièges lors du dépouillement.
L'article 23 bis du décret du 28 mai 1982 modifié précise que si le quorum n'est pas atteint, c'est-à-dire si le nombre des votants est inférieur à la moitié du nombre des électeurs inscrits, il n'est pas procédé au dépouillement du premier scrutin. Un second tour est alors organisé dans un délai qui ne peut être inférieur à 6 semaines et supérieur à 10 semaines à compter de la date du premier scrutin.
Pour la commission administrative paritaire nationale, les bureaux de vote spéciaux procèderont au décompte du nombre des inscrits et du nombre des votants, et saisiront ces informations via l'application internet "Quorum " afin que le bureau de vote central constate le quorum. Si celui-ci est atteint, le bureau de vote central autorisera les bureaux de vote spéciaux, par l'envoi d'une télécopie, à procéder au dépouillement des votes.
La signature des procès-verbaux types et la proclamation des résultats seront simultanées.

Les résultats des élections à la commission administrative paritaire nationale seront saisis via l'application internet "Résultats" et les procès-verbaux types seront transmis sous enveloppe portant la mention "Élections - Ne pas ouvrir" au ministère de l'éducation nationale, direction de l'encadrement, bureau DE B2-3, 142, rue du Bac, 75007 Paris.
Une circulaire informera les rectorats des modalités techniques d'utilisation de ces applications.
Enfin, je vous demande de me faire parvenir le nom du fonctionnaire auquel vous confierez la responsabilité de ces opérations ainsi que les numéros de télécopie et de téléphone auxquels il pourra être joint.

Pour le ministre de l'éducation nationale
et par délégation,
Pour la directrice de l'encadrement,
La chef de service des personnels d'encadrement,
adjointe à la directrice
Catherine DANEYROLE

Annexe I

Calendrier des élections à la C.A.P.N. et aux CAPA des personnels de direction

Annexe II

Calendrier du second tour de scrutin (lorsqu'aucune liste n'a été déposée par les organisations représentatives au premier tour)

Annexe III

Nombre de représentants du personnel à élire à la commission administrative paritaire nationale des personnels de direction