Les dispositions de la présente circulaire s'inscrivent dans le cadre de l'exercice du droit syndical en application du décret n° 82-447 du 28 mai 1982 modifié.

L'arrêté du 4 novembre 2014 du ministre de la décentralisation et de la fonction publique, publié au Journal officiel n° 256 du 5 novembre 2014, est le cadre juridique et organisationnel général au sein duquel les ministres ont été invités à préciser les conditions dans lesquelles les organisations syndicales (OS) pourront utiliser les moyens informatiques du service pour communiquer avec les agents.

L'objet de ces dispositions est d'introduire pour la première fois au niveau réglementaire un cadre juridique commun dans la fonction publique d'État visant à permettre la communication des OS avec les agents au moyen des outils informatiques de l'administration, tout en préservant le libre choix des agents destinataires (possibilité de désabonnement), la confidentialité des échanges et le bon fonctionnement du réseau informatique de l'administration.

La décision ministérielle précitée en référence, fixe pour notre ministère, les conditions et les modalités de l'utilisation, par les OS, des technologies de l'information et de la communication, afin de leur permettre de diffuser leurs informations, sous forme dématérialisée. Cette communication syndicale se limite aux personnels qui exercent leur fonction dans une administration ou dans un établissement d'enseignement scolaire public de l'État.

La présente circulaire d'application a pour objectif de préciser les modalités de mise en œuvre de ces dispositions au sein des services centraux et déconcentrés du ministère en dehors des périodes électorales concernant le renouvellement des instances représentatives du personnel. Ces dispositions sont mises en œuvre d'une part dans un cadre national et d'autre part dans le cadre de chaque académie ou vice-rectorat. Elles se substituent aux dispositions de la circulaire n° 2016-074 du 13 mai 2016.

1 - Cadre national

Les messages des OS distribués vers leurs adhérents ou vers leurs abonnés ne sont pas concernés par la décision ministérielle, ni par la présente circulaire.

Les OS bénéficiaires de ce dispositif sont les OS de fonctionnaires légalement constituées qui ont pour objet la défense des intérêts professionnels des personnels du ministère de l'Éducation nationale et de la Jeunesse, qu'elles soient représentatives ou non.

Dans le cadre de ce dispositif, l'administration offre la possibilité d'une communication syndicale  sur les adresses de messageries professionnelles des agents par l'intermédiaire des serveurs de listes désignés par la direction du numérique pour l'éducation (DNE), dans le respect des dispositions prévues par la décision ministérielle précitée et selon les modalités définies par la Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil).

Les OS ont l'obligation de :

- respecter la politique de sécurité des systèmes d'information de vos services ;

- se conformer aux principes de déontologie et ne pas contrevenir aux dispositions législatives et réglementaires relatives, notamment, à la diffamation et aux injures publiques ;

- respecter les lois et règlements relatifs au droit syndical, au droit de presse et au droit d'auteur ;

- respecter les dispositions inscrites dans la décision ministérielle précitée et rappelées  dans la présente circulaire.

Les technologies de l'information et de la communication (TIC) mises à leur disposition sont les suivantes :

- une adresse de messagerie électronique aux coordonnées de chaque OS ;

- une page d'information syndicale spécifiquement réservée, accessible à l'ensemble des personnels sur le site intranet ou à défaut sur le site internet du service ;

- des listes de diffusion, pour chaque OS, dont le périmètre global des personnels abonnés à ces listes correspond au périmètre des personnels mentionnés dans ses statuts.

En cas de dissolution, fusion ou changement de nom d'une OS, l'accès à l'ensemble des technologies précité est immédiatement supprimé. Dans l'hypothèse d'une nouvelle affiliation d'une OS à une fédération, l'accès à l'ensemble des TIC pourra être mis en place, à leur demande et compte tenu de la modification de leurs statuts, selon les modalités définies par la présente circulaire.

L'usage des listes de diffusion par les OS doit être strictement réservé à leur communication et selon les limites prévues par la décision ministérielle.

Dans le cadre des dispositions de la décision ministérielle, il est rappelé que la communication syndicale doit être adressée aux personnels au moyen des listes de diffusion fournies par l'administration et non par l'intermédiaire des adresses de messagerie des établissements, dans la mesure où ces dernières ne comportent pas de lien de désabonnement.  

Un usage des listes de diffusion non conforme à la décision ministérielle peut conduire à la suspension de la messagerie électronique syndicale du ressort administratif correspondant, national ou déconcentré, pour une durée d'un mois, après mise en demeure par l'administration de l'OS à l'origine de l'inobservation. En cas de manquement réitéré à ces règles, une seconde suspension de la messagerie électronique syndicale du ressort administratif correspondant, national ou déconcentré, peut être décidée par l'administration pour une durée de trois mois, après nouvelle mise en demeure de l'OS à l'origine d'une seconde inobservation. L'administration doit communiquer les considérations de fait et de droit qui ont motivé sa décision de suspension.

Les listes de diffusion mises à disposition des OS, sans les données nominatives des personnels, sont élaborées par l'administration à partir des données extraites des systèmes d'information pour l'éducation des ressources humaines (SIERH) ministériels. Leur segmentation est établie en fonction de critères choisis par les OS, parmi les suivants : affectation des personnels comprenant le code de l'académie, l'UAI et le type d'établissement, le corps-grade et pour les personnels non titulaires, la mention ANT avec le nom de la commission consultative paritaire. Le nombre d'abonnés correspondant à chaque liste de diffusion sera communiqué à l'OS concernée. Aucun critère se référant à la fonction ou à la discipline ne pourra, en conséquence, être sélectionné.

Les OS engagent leur responsabilité au regard de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés dès lors qu'elles mettent en œuvre des traitements spécifiques de données ne relevant pas du cadre prévu par l'arrêté du 4 novembre 2014 et par la décision ministérielle du 11 juillet 2019.

Le volume de l'ensemble des listes de diffusion demandé par  les OS et la fédération à laquelle elles sont affiliées ou par chaque OS non affiliée à une fédération, ne doit pas dépasser les capacités du système mis à leur disposition sur le plan national ou sur le plan académique. L'arrêté précité du 4 novembre 2014 précise dans son article 5 que la communication d'origine syndicale sur le réseau informatique du service doit être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique et ne pas entraver l'accomplissement du service.

L'effort capacitaire du ministère, en vue de la diffusion des messages, comprenant pour ce dispositif l'investissement en équipement informatique et en ressources humaines, est calibré en fonction des paramètres suivants :

- le nombre de personnels affectés dans les services déconcentrés et en administration centrale ;

- le nombre maximum de cinq messages réceptionnés par agent, par OS et par mois, prévu par la décision ministérielle ;

- le nombre d'OS bénéficiaires du présent dispositif ;

- la structure des données du fichier général des personnels.

C'est ainsi que la totalité des listes de diffusion par fédération ou par OS non affiliée ne devra pas dépasser un nombre d'abonnés fixé par l'annexe 1 - Description des modalités de mise en œuvre sur le plan national.

Il est demandé aux OS de choisir les listes de diffusion qu'elles souhaitent utiliser parmi celles qui leur sont proposées par l'administration, dans un délai de trois mois à compter de l'entrée en vigueur de la décision ministérielle. Hors l'hypothèse d'une réforme statutaire concernant un ou plusieurs corps,  il ne sera pas possible de supprimer ou de remplacer les listes créées par le pôle messagerie, jusqu'au prochain renouvellement des instances représentatives du personnel.

Une fois les listes de diffusion créées, elles sont activées et peuvent être utilisées par les OS. Le respect de la disposition concernant la limite maximum d'une réception de cinq messages par mois et par OS incombe aux OS qui devront répondre directement, en cas de plainte sur ce point, aux sollicitations des personnels.

Les listes de diffusion mises à disposition des OS font l'objet d'une mise à jour hebdomadaire. La liste des contractuels de droit privé et des personnels des groupements d'établissements pour la formation continue (Greta) est insérée au dispositif et mise à jour au moins une fois par an.

Le volume de chaque message ne doit pas dépasser 100 kilooctets, après traitement par les différents relais de messagerie. Dans le cas d'un dépassement du volume accordé, un courriel sera expédié à l'émetteur pour lui signaler la non diffusion de son message, pour ce motif.

Les droits des personnels doivent être préservés respectant ainsi leur libre choix de se rendre destinataires ou non de la communication d'une ou de plusieurs OS. Chaque message des OS comprend un lien permettant le désabonnement automatique. Celui-ci est effectif pour la liste de diffusion consultée. Pour un désabonnement total par rapport à une OS, cette opération est à renouveler pour chacune des listes nationales et locales de l'organisation en cause. L'anonymat des agents ayant procédé au désabonnement d'une liste est garanti. Dans l'hypothèse d'un changement d'académie, les désabonnements effectués précédemment ne sont pas enregistrés : les agents souhaitant à nouveau se désabonner doivent renouveler la procédure. Dans le cadre des modalités nouvelles de diffusion des messages d'origine syndicale, les désabonnements effectués avant la mise en place de ce nouveau dispositif ne sont pas pris en compte. 

Dans l'hypothèse d'une demande de réabonnement à l'initiative de l'agent, celui-ci aura la possibilité de gérer son abonnement à chaque liste en utilisant le dispositif prévu par l'administration. Le réabonnement prend effet à la prochaine mise à jour hebdomadaire des listes de diffusion.

Il est à noter que la redirection volontaire de l'agent vers une adresse de messagerie privée peut occasionner d'éventuels dysfonctionnements (perte de certains messages ou  perte de la mise en page de ces derniers).

L'administration s'engage à respecter la confidentialité des échanges électroniques entre les agents et les OS, à l'exception, en cas de litige, de l'examen des journaux de diffusion.

La diffusion de messages électroniques institutionnels, académiques ou ministériels, reste prioritaire. Ainsi, la diffusion quotidienne des messages d'origine syndicale, sauf contraintes particulières liées au fonctionnement du service de messagerie, peut être réalisée en dehors des plages horaires de service, afin de ne pas altérer le fonctionnement des systèmes d'information. Les messages envoyés par les OS, aux fins de rediffusion, seront traités par ordre d'arrivée.

Une assistance technique et une formation incluant une sensibilisation aux bonnes pratiques de l'utilisation des TIC est fournie aux responsables désignés par les OS.

2 - Mise en œuvre au niveau des services déconcentrés 

Chaque organisation syndicale doit se signaler auprès de vos services pour bénéficier de l'accès aux technologies de l'information et de la communication, en vous adressant la fiche jointe en annexe 2 - Désignation des interlocuteurs référents des organisations syndicales.

La configuration d'une boîte de messagerie et l'attribution d'une adresse de messagerie électronique syndicale se conforment  aux prescriptions décrites à l'annexe 1 - Description des modalités de mise en œuvre sur le plan national.

Les interlocuteurs référents syndicaux en charge de la communication syndicale, qui vous ont préalablement déposé leur adresse de messagerie personnelle ou professionnelle (annexe 2), s'engagent à respecter les procédures informatiques sécurisées permettant d'accéder à la messagerie d'envoi et à veiller à la stricte confidentialité des informations nominatives. Cet engagement s'accompagne du respect des dispositions législatives et réglementaires en vigueur, en garantissant à l'ensemble des agents l'anonymat des autres destinataires.

En ce qui concerne les listes de diffusion, le déroulement de la procédure décrite dans l'annexe 1 peut être mis en place au niveau des services déconcentrés.

Il est recommandé de respecter les règles de fonctionnement national pour l'établissement des listes de diffusion (annexe 1).

Une adresse courriel de l'assistance technique locale devra être mise à disposition des OS pour déclarer leurs incidents de distribution.

Dans le cadre du suivi de ce dispositif, une information sera transmise au comité technique académique comme au niveau ministériel, comprenant la liste des OS bénéficiaires de l'accès aux TIC et, pour chacune d'entre elles, l'état des listes de diffusion qui leur sont attribuées.

3 - Page d'information syndicale

Au niveau national, une page de contenu, intitulée Les OS, listant les fédérations ou OS non affiliées, sera proposée sur le site education.gouv.fr. Cette page renverra vers les sites internet des OS ainsi que vers leurs formulaires de contact.

Au niveau académique, la page d'information accordée à chaque fédération ou OS non affiliée, doit être accessible à l'ensemble des personnels sur le site intranet de vos services. À défaut de site intranet ouvert à tous les personnels, cette page d'information syndicale peut être créée sur le site internet académique. Il vous appartient de prévoir, dès à présent, l'installation de ces pages d'information, sous une rubrique spécifique.

Chaque OS peut décider de mettre à jour régulièrement le contenu de sa page d'information en ajoutant, éventuellement, des liens hypertextes.

Afin que soient respectées les règles d'utilisation et les principes éditoriaux et graphiques du site sur lequel ces pages d'information sont hébergées, une formation, sous la forme que vous aurez définie, doit être proposée aux interlocuteurs référents syndicaux désignés par leur OS qui s'engageront à les respecter.

Aucune collecte de données à des fins de mesure d'audience sur les pages d'information syndicale, autre que le suivi technique pour le bon fonctionnement des serveurs, ne doit être effectuée, ni aucune identification des agents qui accèdent à celles-ci.

4 - Information à l'ensemble des personnels

Avant la mise en application de ce dispositif, le ministère diffusera une information à l'ensemble des personnels sur son objet et ses modalités de fonctionnement.

Lorsque votre dispositif académique sera prêt, il vous reviendra de compléter cette première communication en informant les personnels placés sous votre autorité et en leur rappelant leurs droits, l'objet et les modalités de fonctionnement du dispositif.

Cette information sera à renouveler lors de chaque rentrée scolaire et devra être communiquée à tout personnel intégrant les services dont vous avez la responsabilité en cours d'année scolaire.

Je vous remercie de bien vouloir mettre en place ce dispositif au sein de votre structure à compter du 1er décembre 2019 et de désigner, aux différents partenaires sociaux, le binôme (DRH - DSI) qui aura en charge son fonctionnement. La direction générale des ressources humaines (DGRH) ainsi que la DNE restent à votre disposition pour répondre à vos questions.