La présente instruction a pour objet de préciser la procédure d’analyse des dossiers de demande d’habilitation des organismes de formation afin d’organiser les sessions conduisant à la délivrance du brevet d’aptitude aux fonctions d’animateur (Bafa) et de directeur (BAFD) en accueils collectifs de mineurs.

Comme le prévoit l’arrêté du 15 juillet 2015 relatif aux brevets d’aptitude aux fonctions d’animateur et de directeur en accueils collectifs de mineurs, l’habilitation pour l’ensemble du territoire national est accordée à l’organisme de formation qui en fait la demande par le ministre chargé de la jeunesse. L’habilitation régionale est accordée par le recteur de région académique ou, en Guyane et à Saint-Pierre-et-Miquelon, par le préfet.

1. Réception des dossiers de demandes d’habilitation et examen de leur recevabilité

Toute structure candidate à l’habilitation en qualité d’organisme de formation conduisant à la délivrance du Bafa et du BAFD doit déposer un dossier comportant les pièces suivantes :

• le dossier de demande d’habilitation (publié sur www.jeunes.gouv.fr (annexe I)) ;
• le projet éducatif ;
• le bilan et le compte de résultat approuvés de l’organisme, pour l’exercice écoulé ;
• le budget prévisionnel de la première année pour laquelle l’habilitation est demandée et le document analytique concernant le secteur de la formation des brevets d’aptitude aux fonctions d’animateur et, le cas échéant, de directeur ;
• l’attestation de non-sous-traitance ;
• le cas échéant, l’arrêté d’agrément en qualité d’association de jeunesse et d’éducation populaire.

La date limite de dépôt des dossiers est réglementairement fixée au 15 septembre minuit de l’année qui précède le premier jour de la période pour laquelle l’habilitation est demandée, le cachet de la poste faisant foi.

Si le dossier est complet, vous accuserez réception de celui-ci conformément aux dispositions du Code des relations entre le public et l’administration, notamment ses articles L. 112-3 et R. 112-5.

Si le dossier est incomplet, vous indiquerez au demandeur, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, les pièces manquantes et fixerez un délai pour la réception de ces pièces (délai de sept jours minimum recommandé).

Afin de garantir l’équité dans le traitement des demandes, les dossiers déposés après le 15 septembre 2023 ou ceux qui ne comportent pas toutes les pièces susmentionnées et qui n’ont pas été complétés dans le délai fixé par votre service doivent impérativement être déclarés irrecevables. Vous notifierez à l’organisme de formation concerné l’irrecevabilité de sa demande par lettre recommandée avec demande d’avis de réception et l’informerez des délais et voies de recours.

J’appelle votre attention sur le fait que, conformément aux dispositions du décret n° 2014-1307 du 23 octobre 2014 relatif aux exceptions à l’application du délai de deux mois de naissance des décisions implicites d’acceptation sur le fondement du II de l’article 21 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations, le silence gardé par l’administration pendant un délai de six mois sur une demande d’habilitation vaut acceptation. Cette règle est également prévue à l’article 3 de l’arrêté du 15 juillet 2015 précité.

Il vous appartient d’informer l’ensemble des organismes de votre région de l’ouverture de cette campagne, notamment ceux dont la période d’habilitation arrive à échéance.

Pour les organismes souhaitant obtenir le renouvellement de cette dernière, vous veillerez à ce que les tableaux figurant dans le chapitre « Renouvellement » en fin du dossier soient renseignés.

2. Instruction des demandes d’habilitation au niveau régional

2.1 Procédure d’instruction et analyse des dossiers

Les organismes de formation peuvent demander une habilitation limitée à la région dans laquelle ils exercent leur activité et où ils possèdent une structure administrative et pédagogique opérationnelle (article 2 de l’arrêté du 15 juillet 2015 précité). L’appréciation du respect de cette exigence est effectuée au cours de l’instruction du dossier. L’existence d’une structure administrative et pédagogique opérationnelle n’est pas une condition d’examen de la recevabilité du dossier.

Les demandes d’habilitation seront examinées au regard des dix critères définis par l’article 5 de l’arrêté du 15 juillet 2015 susmentionné et précisés dans le cahier des charges en annexe de ce même arrêté.

Pour l’ensemble des organismes, vous veillerez à ce que les justificatifs demandés au critère 2 du cahier des charges soient bien communiqués et qu’ils permettent de répondre aux exigences réglementaires en matière d’existence d’un réseau de directeurs et de formateurs de sessions.

2.2 Avis de la commission régionale de la jeunesse, des sports et de la vie associative

Les demandes d’habilitation régionale seront soumises pour avis à une formation spécialisée de la commission régionale de la jeunesse, des sports et de la vie associative (CRJSVA).

Elle devra notamment vérifier que les organismes candidats à l’habilitation ont la capacité d’organiser l’intégralité des formations sollicitées : session de formation générale et d’approfondissement ou de qualification pour le Bafa, session de formation générale et de perfectionnement pour le BAFD. L’avis rendu précisera notamment s’ils remplissent cette condition et si le nombre et la qualification des formateurs sont suffisants.

Pour rendre son avis, la CRJSVA s’appuiera sur la grille d’analyse fournie en annexe II de la présente instruction.

S’agissant des organismes dont les dossiers ont reçu un avis défavorable lors d’une précédente campagne d’habilitation, la formation spécialisée du CRJSVA s’assurera que le nouveau dossier présenté tient compte des observations précédemment émises.

L’habilitation reposant notamment sur le strict respect des dix critères définis à l’article 5 de l’arrêté du 15 juillet 2015 précité, la commission régionale vérifiera si les dossiers qui lui sont soumis respectent chacun de ces critères. Si tel n’est pas le cas, elle devra le mentionner dans son avis.

Vous veillerez à ce que les avis rendus par la formation spécialisée de la CRJSVA soient précis, motivés et portent sur l’ensemble des critères d’habilitation.

2.3 Notifications aux structures

À la fin de la procédure, vous adresserez à l’ensemble des structures qui auront déposé une demande d’habilitation un courrier de notification de la décision prise.

La notification d’une décision de refus d’habilitation, transmise par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, devra préciser les critères qui ne satisfont pas aux exigences réglementaires définies à l’article 5 de l’arrêté du 15 juillet 2015 et motiver la décision pour chacun des critères concernés.

J’appelle votre attention sur le fait que, dans le cadre du traitement d’un recours hiérarchique auprès du ministre chargé de la jeunesse et, le cas échéant, d’un recours contentieux, l’arrêté de désignation des membres de la formation spécialisée de la CRJSVA et le procès-verbal de la délibération mentionnant son avis devront être transmis à mes services accompagnés de la notification de la décision.

Toutes les décisions d’habilitation seront également adressées à la direction de la jeunesse, de l’éducation populaire et de la vie associative (Djepva) (djepva.sd2a@jeunesse-sports.gouv.fr) pour permettre la publication de l’arrêté prévu à l’article 4 de l’arrêté du 15 juillet 2015 modifié.

3. Bilans d’activité

Les organismes de formation bénéficiant d’une habilitation dans votre région doivent vous adresser chaque année un compte-rendu retraçant leur activité.

Vous trouverez en annexe III le document relatif au compte-rendu d’activité pour la période N – 1, établi conformément aux dispositions prévues à l’article 8 de l’arrêté du 15 juillet 2015 susmentionné.

Il est à adresser aux organismes habilités dans votre région et devra vous être renvoyé dûment renseigné avant le 15 septembre 2023.

Les organismes bénéficiant d’une habilitation à compétence nationale adressent directement leurs bilans annuels d’activité à la Djepva (djepva.sd2a@jeunesse-sports.gouv.fr).

Dans le cadre de la préparation de l’instruction des demandes de renouvellement d’habilitations, vous transmettrez à mes services, également avant le 15 octobre 2023, le récapitulatif des incidents ainsi que les rapports d’inspection réalisés concernant les organismes dont l’habilitation arrive à échéance.

4. Calendrier

15 septembre minuit	Date limite de dépôt des dossiers pour une habilitation à compétence nationale auprès de la Djepva à l’adresse suivante : 95, avenue de France 75650 Paris Cedex 13 et par courriel (djepva.sd2a@jeunesse-sports.gouv.fr). Date limite de dépôt des dossiers pour une habilitation à compétence régionale auprès de l’autorité territorialement compétente. Date limite de dépôt des comptes-rendus annuels d’activité auprès de l’autorité territorialement compétente.
1er octobre	Information de la Djepva du nombre de dossiers recevables : djepva.sd2a@jeunesse-sports.gouv.fr.
15 octobre	Transmission à la Djepva, notamment par courriel en format Word (djepva.sd2a@jeunesse-sports.gouv.fr) des rapports d’inspection des organismes de formation et d’un récapitulatif des incidents importants survenus lors des sessions.
Avant le 15 décembre	Notification des décisions aux organismes de formation. Transmission à la Djepva, par courriel, de la synthèse de travaux d’habilitation et des notifications adressées (djepva.sd2a@jeunesse-sports.gouv.fr).

Je vous remercie de me faire part, sous le présent timbre, des difficultés éventuelles rencontrées dans la mise en œuvre de la présente instruction.