La présente circulaire a pour objet de présenter les conditions et modalités de mise à jour des comptes individuels de retraite (CIR), d'exercice du droit information retraite et, le moment venu, d'instruction des demandes de départ en retraite des fonctionnaires relevant, pour leur gestion individuelle, des ministères chargés de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur.

Conformément aux dispositions de l'article R. 65 du Code des pensions civiles et militaires de retraite, chaque fonctionnaire dispose d'un CIR à partir duquel est liquidée et concédée sa pension.

Dès son recrutement, le fonctionnaire se voit attribuer un compte dont le service gestionnaire de sa carrière demande la création au service des retraites de l'État (SRE) situé à Nantes. Pour que l'ouverture du compte soit effective, le fonctionnaire doit communiquer ses données d'identification précises (numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques (NIR), nom, prénoms et date de naissance). Un contrôle de la parfaite conformité de ces données est ensuite opéré auprès de la Caisse nationale d'assurance vieillesse (Cnav) en charge du système national de gestion des identifiants (SNGI). Cette certification des données est un prérequis à l'ouverture du compte et à son alimentation.

Après création et certification du compte, l'employeur y porte, tout au long de la carrière de l'agent, les informations qui seront nécessaires pour l'exercice du droit information retraite et in fine pour le calcul de la pension, notamment :

- l'état civil de l'agent et des membres de sa famille ;

- la situation matrimoniale ;

- l'adresse ;

- le déroulement de carrière (nomination, grades et emplois successivement détenus, indices, positions statutaires occupées, quotités de temps de travail, périodes de congés, etc.) ;

- la carrière antérieure effectuée auprès d'une autre fonction publique (CNRACL) ;

- les périodes rachetées au titre des années d'études ;

- les périodes de services de non-titulaire validées ;

- le service national ;

- les périodes et modalités de réduction ou d'interruption d'activité ;

- les bonifications indiciaires, les bonifications et majorations de durées d'assurance ;

- les durées d'assurance acquises auprès d'autres régimes d'assurance vieillesse ;

- le cas échéant, les données relatives à l'invalidité.

Sont également inscrites au compte, lors de la cessation définitive d'activité, les données relatives à la fin de carrière du fonctionnaire, date de radiation de cadres et indice de référence en particulier.

Chaque fonctionnaire peut consulter son CIR sur l'espace numérique sécurisé des agents publics (Ensap), après s'y être enregistré. Le portail Ensap est accessible depuis n'importe quel ordinateur, tablette ou smartphone à l'adresse : https://ensap.gouv.fr. Pour garantir la fiabilité des données au moment de son départ en retraite, l'agent doit signaler aux services compétents, de préférence dès qu'il la constate et sans attendre sa fin de carrière, toute erreur, en suivant les indications figurant sur le site.

À partir de l'âge de 45 ans, le fonctionnaire peut effectuer lui-même les premières simulations de sa pension. Mais ces simulations deviennent beaucoup plus précises à partir de 55 ans, après que les services de gestion ont pu intégrer les diverses bonifications ou majorations dont l'agent pourrait se prévaloir ainsi que d'autres mises à jour éventuelles, sur sa situation de famille par exemple.

Jusqu'au 1er septembre 2020, il subsiste deux modalités différentes de gestion des fins de carrière selon l'affectation du fonctionnaire. Le tableau figurant en annexe indique, selon son affectation, la modalité de gestion qui le concerne.

Pour les académies ou établissements d'enseignement supérieur n'ayant pas encore adopté le processus de gestion des pensions décrit dans la présente circulaire, la demande de pension et la demande de radiation des cadres continuent de faire l'objet d'une demande unique, par voie hiérarchique, adressée au service en charge de sa gestion[1], dans les conditions précisées par voie de note de service académique ou d'instruction de l'établissement concerné.

Pour les académies et établissements d'enseignement supérieur ayant d'ores et déjà adopté le nouveau processus de gestion des retraites, tous les départs en retraite des fonctionnaires relevant de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur sont gérés selon le processus décrit ci-après.

I. Prise en charge du fonctionnaire avant 55 ans :

Il est fortement recommandé à chaque fonctionnaire de répondre à toutes les demandes de communication de pièces justificatives dont son service de gestion a besoin pour compléter les informations inscrites à son compte individuel de retraite avant son 55e anniversaire. À cette date[2], son compte est réputé avoir été entièrement complété par son service de gestion. L'agent peut en vérifier la complétude sur le site ensap.gouv.fr. Il doit y trouver toutes les données qui seront prises en compte pour le calcul de sa pension (situation familiale, carrière, bonifications et majorations diverses), y compris celles se rapportant à des services publics antérieurs à sa nomination à l'éducation nationale. Il peut par exemple vérifier que toutes ses années de carrière de fonctionnaire ont bien été répertoriées, que son taux d'activité (temps complet ou temps partiel) est conforme pour chaque période affichée, que ses services de stage ont bien été recensés. Il peut également s'assurer que son grade et son indice de rémunération sont corrects. Le cas échéant, il peut contrôler que les périodes ouvrant droit au bénéfice d'une bonification, pour services hors d'Europe par exemple, et que la nouvelle bonification indiciaire, le service national ou les services effectués dans le cadre d'un autre régime de retraite sont intégralement répertoriés dans son compte.

II. Prise en charge du fonctionnaire après 55 ans :

À partir de son 55e anniversaire, l'agent est invité à vérifier régulièrement l'état de son compte sur le site de l'Ensap. C'est à cet âge que le fonctionnaire doit par ailleurs avoir connaissance de son estimation indicative globale (EIG) dans le cadre du droit information retraite. S'il constate une anomalie, il doit alors prendre l'attache du SRE qui examine la recevabilité de la demande de corrections et procède aux rectifications nécessaires sur présentation de justificatifs. Le SRE peut, en tant que de besoin, soit orienter le fonctionnaire vers le service administratif en charge de sa gestion de carrière, soit prendre lui-même l'attache de l'employeur.

La pension étant liquidée et payée sur la base des seuls éléments inscrits au CIR, il est impératif que celui-ci soit complet et fiable.

III. Prise en charge du fonctionnaire deux années avant sa retraite :

Environ deux ans avant l'âge légal de sa retraite, le fonctionnaire est invité à réaliser une nouvelle vérification des données inscrites sur son compte individuel de retraite dans les mêmes conditions que celles présentées ci-dessus en se connectant sur le site ensap.gouv.fr et en procédant lui-même à une simulation du montant de sa pension. Après quoi, il peut bénéficier d'un accompagnement personnalisé de la part du SRE pour toute question relative aux conditions et modalités de départ en lien avec :

- la vérification du droit à pension et la détermination de la date de départ possible[3]. L'attention des fonctionnaires est appelée sur le fait que la date de radiation des cadres ne correspond pas nécessairement à la date d'ouverture du droit à pension. Il leur appartient de vérifier systématiquement auprès du SRE la date effective d'ouverture du droit à pension ;

- le calcul du montant de la pension[4] notamment pour obtenir des projections personnalisées, pour des carrières présentant des éléments spécifiques nécessitant une analyse approfondie, tels que les carrières longues ou les situations de handicap.

Le SRE est alors l'unique interlocuteur du fonctionnaire pour toute question relative à sa future pension, par téléphone au 02 40 08 87 65 ou par messagerie à l'adresse : inforetraite@dgfip.finances.gouv.fr.

Pour toute question ayant trait à la fin de carrière (promotions, mutations, changements de fonction, congés de maladie, prolongation d'activité, maintien en activité ou en surnombre), les agents doivent contacter leur service gestionnaire de personnel. Si la vérification du droit à pension ou le calcul de son montant nécessitent une telle démarche préalable, le SRE en informe les agents.

IV. Dépôt de la demande de retraite

Pour bénéficier de sa pension, le fonctionnaire, qui relève du nouveau dispositif de gestion des pensions, doit présenter sa demande de retraite au minimum six mois avant la date de son départ, à l'aide du formulaire EPR 11 et par voie dématérialisée de préférence. Ce formulaire comporte deux volets que l'agent est invité à remplir :

a) Demande de départ à la retraite, en vue de la radiation des cadres, destinée à l'administration d'origine (Volet 1 de l'EPR 11) :

Il est absolument indispensable que le fonctionnaire procède à sa demande de radiation des cadres pour bénéficier de sa pension. À l'issue de la saisie de sa demande de pension en ligne (cf. ci-dessous), le fonctionnaire imprime le volet comportant sa demande de radiation, la signe et l'adresse sans délai, par la voie hiérarchique, au service de gestion de personnel de son rectorat de rattachement ou de son établissement d'enseignement supérieur d'affectation. Il fournit à cette occasion les pièces justificatives mentionnées dans le formulaire.

Le pôle de gestion dont relève le fonctionnaire, instruit la demande et procède à la saisie des données de fin de carrière directement dans le CIR. L'administration dispose d'un délai de deux mois après réception de la demande pour la signature de l'acte de radiation.

b) Demande de pension, destinée au SRE (Volet 2 de l'EPR 11) :

Depuis la mi-décembre 2018, le fonctionnaire peut effectuer sa demande de pension en ligne via l'Ensap, de manière dématérialisée, et peut suivre l'évolution de sa demande aux différentes étapes successives de traitement par le SRE.

Le départ en retraite pour invalidité s'effectue dans le cadre d'une procédure spécifique. Toute demande de pension pour invalidité est présentée par la voie hiérarchique au service académique ou d'enseignement supérieur en charge de la gestion du fonctionnaire. Après examen par l'instance médicale compétente, la demande est ensuite instruite par le service des retraites de l'éducation nationale.

[1] Service académique (rectorat, service départemental de l'éducation nationale) ou établissement d'enseignement supérieur

[2] Avant cette date, seule la carrière du fonctionnaire et des informations relatives à son état civil sont présentes dans le CIR. Ce dernier peut bien entendu prendre l'attache de son service de gestion pour signaler toute anomalie.

[3] Vérification portant notamment sur la prise en compte des services actifs, d'une carrière longue, de la qualité de parent de trois enfants, d'un handicap, pour un départ anticipé, sur les règles applicables en matière de limite d'âge ou de cumul emploi-retraite.

[4] Calcul effectué en fonction notamment de l'indice de rémunération, de la prise en compte de services auxiliaires, de la position statutaire au moment du départ, de la carrière effectuée sous l'empire d'autres régimes de retraite.