Bénéficiant des dernières avancées technologiques de l'Information et de la Communication, tout en optimisant les processus et la traçabilité des opérations financières et budgétaires, MF² ouvre ainsi une nouvelle ère pour la fonction financière, dépassant ainsi largement le simple remplacement d'applications informatiques.

Le programme MF² : modernisation de la fonction financière en établissement

Qu'est-ce que MF² ?

MF² a pour objectif premier le remplacement sur l'ensemble du territoire national, des deux applications informatiques ministérielles, techniquement et réglementairement obsolètes, par deux PGI (Progiciel de Gestion Intégré), dont l'hébergement sera assuré, de façon centralisée, par le ministère, et accessible à partir d'une connexion web.

L'actuel GFC (Gestion Financière et Comptable de l'Établissement) sera remplacé par le progiciel OP@LE (Outil de Pilotage et d'administration financiers en EPLE) et le progiciel OPÉR@ (Outil de Pilotage et de rémunération en EPLE) remplacera les systèmes d'information actuels de gestion de la paie pour l'ensemble des acteurs de la paie en académie (EPLE, GRETA, CFA ...), dont GOSPEL.

Ces deux applications informatiques ministérielles - GFC et GOSPEL -, sont utilisées aujourd'hui quotidiennement, par le personnel administratif en charge, dans les établissements, de la gestion budgétaire et comptable (adjoints gestionnaires, agents comptables, personnels de gestion ...) mais également celle de la paie.

Pourquoi GFC et GOSPEL doivent être aujourd'hui remplacés ?

Si ces deux applications sont utilisées quotidiennement depuis de nombreuses années au sein des établissements, elles sont néanmoins arrivées aujourd'hui aux limites de leurs capacités (langages informatiques dépassés pour GFC, fin de maintenance applicative et difficultés techniques pour GOSPEL...) et ne peuvent intégrer les adaptations nécessaires afin de répondre aux exigences liées aux nouvelles évolutions réglementaires dans le domaine financier (prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu au 1er janvier 2019 et nouvelle norme déclarative, la déclaration sociale nominative « DSN » dans le domaine de la paye, dématérialisation et intégration de plusieurs normes comptables en matière budgétaire et comptable).

Cette situation a ainsi conduit le ministère de l'Éducation Nationale et de la Jeunesse à initier, dès 2015, le programme de Modernisation de la Fonction Financière (MF²), afin de doter, à terme, les établissements, d'outils plus modernes et adaptés à leur quotidien.

Une double gouvernance académique et nationale

La gouvernance du programme MF² associe toutes les directions concernées par le programme (La Direction des Affaires Financières du ministère de l'Éducation nationale et de la Jeunesse, en qualité d'experts métier - (Maîtrise d'Ouvrage) mais également de la Direction du Numérique pour l'Education sur les questions techniques (Maîtrise d'Œuvre).

Cette gouvernance inclut également l'échelon académique grâce à la constitution des Équipes Projets Académiques (Ep@c), directement associés à la conception des deux progiciels et à l'accompagnement des futurs utilisateurs (supports de formation, supports de communication ...).

Chaque EP@c est constituée selon un schéma intangible, composée de personnels issus de chacune des académies:

• Directeur de l'EP@c
• Un Chef-fe de projet, référent R-Conseil
• Un Responsable académique de formation
• Un Responsable de l'assistance informatique des EPLE
• Un Coordonnateur paie académique auquel il peut être substitué un agent comptable ou un gestionnaire expert de la paie, dans l'attente de la constitution d'un réseau de référents académiques de la paie en EPLE.

Quels objectifs au travers de MF² ?

Avec le programme MF², le ministère de l'Éducation nationale et de la Jeunesserenouvelle complètement la fonction financière en EPLE, au travers de trois grands principes :

• L'utilisation des bénéfices du numérique afin de faciliter le travail des utilisateurs (exemple : dématérialisation des processus, développement des services en ligne, etc.)
• L'amélioration de la sécurité des processus et du cadre technique ainsi que le renforcement de la qualité « métier » (exemple : sécurisation des échanges de données entre applications, meilleure traçabilité des opérations, etc.)
• L'alignement des EPLE sur les meilleures pratiques du secteur public en améliorant les processus (exemple : rationalisation des règles de gestion, mise en place de fonctionnalités d'expertise, etc.) et en faisant évoluer les organisations (rendre possible de nouvelles mutualisations, etc.).

Quel planning pour MF² ?

Actuellement, les deux progiciels sont en cours de réalisation, et les plannings de formation des futurs utilisateurs sont également en cours d'élaboration ou de finalisation. 

La livraison d'OPÉR@ est intervenue, fin de l'année 2018, suivie par une phase de tests et de contrôles de l’applicatif. 
En décembre 2019, 9 établissements sont entrés dans la vague pilote OPÉR@.
Depuis le 1er juin dernier, OPÉR@ est déployé dans 21 établissements supplémentaires des académies de Lille, Montpellier, Orléans-Tours, Rouen et Poitiers.
Actuellement, une trentaine d’établissements mutualisateurs et GRETA réalisent donc leur paye sous OPÉR@, soit 20 % environ de la cible définie pour janvier 2022. 

En janvier prochain, sont prévues la mise en place de la Déclaration Sociale Nominative et la bascule de 41 établissements supplémentaires sur OPÉR@, portant le périmètre total à 71 établissements dans 15 académies, représentant 75 000 payes, soit 50 % du périmètre ciblé au terme du déploiement.

La solution OP@LE désormais livrée dans sa totalité, fait actuellement l’objet de tests techniques et fonctionnels. La préparation de la phase pilote est en cours avec notamment le démarrage des formations des pilotes qui ont débuté à la mi-septembre.

OP@LE sera déployé, de manière restreinte, tout d'abord, en version pilote 1 au 1er Janvier 2021, auprès des 44 EPLE expérimentateurs. Sera réalisée en simultané, la préparation de la version pilote 2, durant le premier semestre 2021. S'ensuivra, à la suite de ces versions pilotes, une généralisation par vagues successives à l'ensemble des établissements : dès le second semestre 2021, avec la vague 1, jusqu'à la vague 3, au second semestre 2022.

Combien d'agents sont concernés par OP@LE et OPÉR@ ?

Cette transition de GFC (Gestion Financière et Comptable de l'Établissement) vers OP@LE impactera 35 000 agents qui participent à la fonction financière au sein des 8 000 EPLE, tandis que le déploiement d'OPÉR@ concerne les 2 500 agents environ assurant la gestion d'environ 180 000 paies mensuelles.

Le programme OPER@ : outil de Pilotage et de rémunération en établissement

Les impacts fonctionnels et métiers d'OPÉR@

OPÉR@ apportera demain :

Pour l'utilisateur

• Un accompagnement et une simplification des tâches au quotidien : suivi des données relatives à un agent (centralisation au niveau du dossier agent) et des processus automatisés
• Une facilité d'usage et de prise en main : la fin des doubles saisies, une information n'est entrée qu'une seule fois, etc...
• Une amélioration de l'ergonomie : une uniformisation des interfaces (écrans de saisie)
• Une sécurisation (gestion des habilitations) et une homogénéisation des pratiques (révision des processus de gestion en conformité avec la réglementation)
• Une montée en compétence sur le cœur de métier de la paie en EPLE et le contrôle de la paie

Sur le plan organisationnel et technique, plus qu'une simple évolution informatique, il s'agit d'une véritable transformation dans la gestion de la paie

• Une gestion par processus, traversant les services fonctionnels
• Une gestion intégrée de plusieurs fonctions avec la mise en place de la DSN et du prélèvement à la source
• Une gestion de la paye refondue et pilotée au niveau national : une mise à jour en temps réel des informations
• Une gestion post-paye outillée avec un renforcement de l'aide au pilotage opérationnel et du suivi de d'activité : mise à disposition de nouveaux outils de requêtage pour faciliter le pilotage et accompagner la montée en compétence dans le champ du contrôle interne

Le développement et le renforcement des réseaux « métier » de la paie en EPLE (du gestionnaire à l'agent comptable)

• Une professionnalisation des acteurs de la paie en EPLE (une stratégie de formation continue adaptée aux besoins exprimés, des portails d'assistance aux utilisateurs et un réseau de référents académiques, etc.) 
• La construction d'un réseau d'experts « métier » paie par l'émergence du rôle de pilote de processus paie dans chaque EPLE (chargé de l'animation et de la coordination de l'activité des gestionnaires en charge de la liquidation de la paye au sein de la structure et de la supervision de leur activité dans une perspective d'optimisation et de sécurisation du processus de paie, garant de l'expertise métier et de l'uniformité des pratiques...) et de référents académiques paie en EPLE.

Comment sera organisée la formation pour OPÉR@ ?

La formation est l'un des leviers de transformation majeur pour le déploiement d'OPÉR@.

Elle doit permettre d'accompagner tous les agents et de contribuer au renforcement de leurs compétences pour mener à bien l'objectif de constitution d'un véritable réseau d'experts « métier » paie en EPLE.

Pour la vague des académies pilotes OPÉR@, la formation des gestionnaires de paie s'effectuera par démultiplication (formation dite en cascade).

Une formation de "formateurs établissement" sera prise en charge par les équipes ministérielles de mars à avril 2019 (10 formateurs par académie). Ces formateurs établissement formeront à leur tour les gestionnaires de paie des établissements.

La stratégie de formation pour les vagues suivantes, la formation continue (aux évolutions réglementaires, etc.) et formation des nouveaux arrivants est en cours de construction, elle s'appuiera sur le retour d'expérience de la vague des académies pilotes.
Elle poursuit néanmoins les mêmes objectifs que la formation d'OP@LE mentionnés ci-après.

Programme OP@LE : outil de pilotage et d'administration financiers en établissement

Les impacts fonctionnels et métiers avec OP@LE

OP@LE amènera demain :

Pour les chefs d'établissement

• Un renforcement des capacités de pilotage
• Un accès direct aux informations financières concernant les élèves

Pour les agents comptables

• De nouvelles fonctionnalités (lettrage, recouvrement, etc.)
• Une valorisation du rôle d'expert et de conseil grâce aux nouveaux outils

Pour les adjoints gestionnaires

• Un accès direct aux informations comptables
• Une réduction des tâches à faible valeur ajoutée
• Une systématisation des engagements dans l'outil

Pour les personnels de gestion

• Une réduction des saisies au profit d'un rôle de contrôle
• Une simplification des processus

Comment est pensée la stratégie de formation à OP@LE ?

Afin de réussir la transition vers la solution OP@LE, qui transformera en profondeur les habitudes et les pratiques, le Ministère de l'Education Nationale et de la Jeunesse va former les 35 000 futurs utilisateurs d'OP@LE.

L'objectif est d'offrir aux bénéficiaires une formation de qualité et adaptée à leurs besoins.

Ce dispositif de formation repose sur les principes suivants :

• Que chaque utilisateur bénéficie d'une formation lui permettant une prise en main opérationnelle de l'application lors de son déploiement puis en mode normal de fonctionnement
• Que chaque utilisateur en EPLE quelle que soit la date de déploiement de ces applications soit formé pour prendre en main l'arrivée de OP@LE tant sur le plan outil que sur le plan organisationnel et métier